Slimmer werken met een tomaat: nieuwe timemanagement technieken

Tijd valt niet te managen.Een dag duurt zolang die duurt. Het enige wat valt te managen ben jezelf.

Je kunt sturen hoe je gebruik maakt van je tijd. Die zelfsturing levert meer of minder productieve momenten op. Veel mensen worstelen met deze zelfsturing. En wisselen productieve momenten af met zeer inproductieve momenten. Diegenen die hier last van hebben proberen systemen te ontwikkelen waarmee het makkelijker wordt om jezelf te sturen. In november 2009 gaf ik een workshop Plannen en Organiseren aan 29 Studenten.  Op een paar studenten na (ik geloof dat het er drie waren), bleken alle studenten problemen te hebben met ZELF DISCIPLINE.  En zij zijn niet de enigen, ik heb er zelf ook regelmatig last van.

De afgelopen tijd heb ik een aantal nieuwe technieken gezien die je kunnen helpen om jezelf (en daarmee je tijdgebruik) te managen. De komende posts zal ik aandacht aan twee nieuwe technieken besteden.

De eerste techniek is de ‘pomodoro techniek’.  Deze techniek helpt je om gefocust te werken aan je taken. De pomodoro techniek dankt zijn naam aan de goedkope kookwekker, in de vorm van een tomaat. Dit is de meest belangrijke gadget die je gebruikt bij deze techniek. Het is een papieren methode, die je helpt in het hier en nu te werken. Uiteraard zijn er ook digitale hulpmiddelen bedacht om deze techniek te gebruiken.
Een tweede methode die ik ga behandelen is de ‘personal kanban methode’. Een methode die is afgeleid van de kanban technieken die veel in (productie) bedrijven wordt gebruikt. Ook dit is een offline methode, die zich met name richt op het goed handelen van je werkvoorraad, dus van alle taken die je moet uitvoeren.

De personal kanban methode wordt veel door software ontwikkelaars gebruikt, die op een simpele, heldere en overzichtelijke manier hun software willen ontwikkelen. Kenmerkend voor deze methode is dat ie zich richt op:

• de werkstroom (flow). Er wordt gewerkt met chunks, kleine brokken, waarvan er niet teveel tegelijkertijd onderhanden worden genomen. Geprobeerd wordt om het werk in een keer goed te doen, zodat je niet met herstelkosten (tijd) te maken hebt;
• zichtbaarheid. Het moet in een oogopslag duidelijk worden aan welke taken er wordt gewerkt en wat de status daarvan is.  Deze status blijft ook continu zichtbaar;
• de hoeveelheid taken waaraan je tegelijkertijd werkt (WIP= work in progress) wordt zoveel mogelijk beperkt. Dit maakt het werken minder gecompliceerd en zorgt ervoor dat je sneller kunt leveren.

Beide systemen zijn dus gericht op het  goed en snel uitvoeren van je taken. Wordt vervolgd….