Meest belangrijke taken

Ik ben een fan van het ‘Getting things done’ systeem van David Allen.  Een van de kenmerken van het systeem is het gebruik van een ‘extern geheugen’. Dit externe geheugen bestaat uit meerdere delen, zoals notitie mogelijkheden en een lijst van taken. Op zo’n lijst komen alle taken te staan, gegroepeerd naar de context waar je de taken moet uitvoeren (bijvoorbeeld in je kantoor, op een computer, aan de telefoon of thuis).

Als je het systeem goed gebruikt en alle taken die je moet verrichten op je lijst zet, dan heb je al snel veel taken op je lijst staan. Maar hoe bepaal je nu welke taken je het eerst doet? Een oplossing hiervoor is om iedere dag te bepalen wat je meest belangrijke taken voor die dag zijn, deze MIT’s (most important tasks) moet je die dag vervullen. Daarnaast kun je nog allerlei andere (kleine?) klusjes doen. Maar als je de MIT’s hebt uitgevoerd dan heb je al een behoorlijke stap gezet. Een voorwaarde is natuurlijk wel dat je (conform de systematiek van Allen), de taken goed geformuleerd hebt: wat is de eerstvolgende stap?  Dit formuleren is belangrijk, het maakt een taak uitvoerbaar. Je deelt de taak in kleinere uitvoerbare stappen op. Het schrijven van een marketingplan lukt je niet op donderdagochtend, maar het verzamelen van de noodzakelijke bronnen wellicht wel. Als je die taken ook nog eens gaat uitvoeren voordat je de mail checkt dan is je dag al behoorlijk productief, als je je daarna laat afleiden door mail, msn, telefoon en collega’s, dan kan dat niet zoveel kwaad.  Je hebt de belangrijkste taken al afgemaakt.

Maar wat nu als je dag hectisch begint? Als je binnenkomt en iedereen heeft je nodig, als je weet dat je mailbox om 9.00 uur al 25 relevante en dringende mailtjes bevat? Volgens mij zijn er een paar mogelijkheden. Of je begint vroeg op je werk (heeft ook nog als voordeel dat het minder druk op de weg is), of je werkt (wanneer dat mogelijk is) is een paar uur thuis. Zelf doe ik vaak het laatste, op het moment dat ik op mijn werk aankom heb ik al een aantal dingen af. Goed en dan zit je om 7.00 uur startklaar om te werken (Amerikanen die dit systeem hanteren beginnen overigens vaak nog veel vroeger), wat moet je dan doen? Nou, dat heb je de dag ervoor al bepaald. Voordat je stopt met werken bepaal je iedere dag de meest belangrijke taken voor de volgende dag. Het bepalen van de meest belangrijke taken kun je op kantoor doen, maar ook bijvoorbeeld onderweg in de trein. Je komt dan scherp, goed voorbereid op je werk aan. Het bepalen van de MIT’s in de auto is minder handig, je hebt namelijk je takenlijst erbij nodig. En of dat handsfree kan ..