8 redenen waarom papieren productiviteitssystemen beter werken

Er zijn ontzettend veel programma’s en websites die je helpen om productiever te zijn, denk aan Remember the Milk, Teuxdeux, Forcedo, Toodledo. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Toch geef ik uiteindelijk de voorkeur aan papier en een mooie pen. Uiteindelijk maakt het niet uit of je een papieren of een digitaal systeem hebt: het is niet de bedoeling om je leven in een productiviteitssysteem te stoppen, maar een systeem moet je helpen om het leven dat je wil leven makkelijker te maken. Het is dus handig om een systeem te kiezen wat bij je past. Maar toch, 8 redenen waarom ik de voorkeur geef aan een papieren systeem:

1. Je hebt niet altijd een goede  internetverbinding: hoewel mobiel internet steeds beter, sneller en goedkoper wordt, heeft niet iedereen op elk moment een snelle internet verbinding. Als je zonder internetverbinding zit kun je meestal niet bij je gegevens. De meeste sites hebben geen offline mogelijkheden. Ik reis regelmatig met de trein en heb onderweg nog wel eens last van het weg vallen van de verbinding.
2. Lang niet alle mobiele internet apparaten hebben prettige schermen, vaak te klein en niet altijd goed leesbaar. Overzicht krijgen over je takenlijst is niet gemakkelijk. Ook gaat snel bladeren in een papieren agenda sneller dan in een digitale agenda. En snel aantekeningen maken lukt nog minder goed.
3. Mensen kunnen al niet goed multitasken, mobiele telefoons kunnen dit nog minder goed. Moet je eerst iemand op de luidspreker zetten om in je agenda te kunnen zoeken (als je telefoon dit al tegelijkertijd kan doen). Heb je nog hulpmiddelen nodig om zaken op te schrijven of moet je later je agenda nog controleren.
4. Het werkt lekkerder op papier. Het doorstrepen van taken geeft een lekker gevoel, om de een of andere reden geeft het een fijner gevoel dan digitaal een klikje te geven. Het uitwerken van taken op papier helpt je beter te denken  en wat surfend op internet blijk ik daar niet de enige in te zijn.
5. Je kunt heel goed een eigen stijl hanteren in je hulpmiddelen. Wil je een dure stijlvolle vulpen? Het kan. Wil je een paarse leren map omdat die bij je bril kleurt, die zijn te  vinden.  Kies je voor een plastic mapje, het kan. Wil je laten zien hoe duurzaam je bent? Ook daar zijn mooie accessoires te vinden.
6. Papieren systemen kunnen altijd in het zicht liggen. Hoeveel schermen je ook open hebt, een blik opzij en je kunt weer in een oogopslag zien wat je moet doen en wanneer je dat kunt doen.
7. De belangrijkste aspecten van mijn werk zijn denken, lezen, schrijven en praten. Voor het denken en plannen wil ik liever geen PC gebruiken, werkend met een PC ben ik meestal veel sneller afgeleid. Ik gebruik mijn papieren systeem alleen om mijn werkvoorraad en notities bij te houden.  En mijn planning te maken, zowel de lange termijn planning (wat wil ik dit jaar en de volgende jaren), als de korte termijn planning (wat doe ik morgen en volgende week). Bij het uitwerken van deze zaken gebruik ik wel graag een pc, dat vergroot mijn productiviteit.
8. Top-of- mind-awareness:  mooie marketingterm voor het  in gedachten hebben van het product of dienst. Digitale systemen kun je makkelijk negeren, niet inloggen is niet in het zicht. Mijn agenda, takenlijst en notitieboek zie ik minimaal een aantal keren per dag. Al is het alleen maar wanneer ik mijn tas open en dicht doe. Negeren is een stuk lastiger.