Slim hergebruiken van je werk

Een van de meest slimme manieren om tijd en energie te besparen en werk van een goede kwaliteit te leveren is het hergebruiken van je werk. Om dit te kunnen doen is een ding erg belangrijk:je moet je werk goed vastleggen, zodat het materiaal goed en snel toegankelijk is en je er zonder veel zoeken bij kunt komen.

Wanneer je bijvoorbeeld vrij veel vragen krijgt op een gebied waarop je deskundig bent dan kun je een informatiepakketje maken, waarin een FAQ zit en een aantal documenten die de vrager behulpzaam kunnen zijn. Wanneer je hier ook nog een standaardmail bij maakt, scheelt je dat veel tijd. In die standaardmail kun je aangeven dat de vragensteller voor specifieke vragen die niet door de informatie beantwoord kunnen worden altijd bij je terug kan komen. Nog een stapje verder gaat het maken van een website of een wiki waarmee je de informatie toegankelijk maakt. Je hoeft de vragensteller dan alleen nog maar te verwijzen naar de site. Je kunt het adres van deze site ook opnemen in de ‘signature’ van je email. Een keer investeren in zo’n informatieset levert je daarna veel tijdwinst op.

Wanneer je gmail gebruikt is het mogelijk om dit proces nog verder te automatiseren. In gmail kun je gebruik maken van zogenaamde ‘canned responses’, van te voren klaar gezette berichten. Om dit mogelijk te maken moet je deze mogelijkheid wel inschakelen. Dit doe je door in gmail rechtsboven op instellingen te klikken en vervolgens voor lab te kiezen. Je krijgt dan een overzicht van allerlei aanpassingen van je gmail. Een van de mogelijkheden is standaardantwoorden. Kies deze mogelijkheid.

Vervolgens kun je je standaard antwoord klaarmaken. Onder de onderwerpregel heb je nu de mogelijkheid om een bericht als standaardantwoord op te slaan. Wanneer je vervolgens een filter maakt (bijvoorbeeld voor een bepaald emailadres of voor bepaalde sleutelwoorden), kun je de juiste persoon de juiste antwoorden sturen.

In mij volgende post zal ik nog enkele andere mogelijkheden aangeven om je werk her te gebruiken.