Routines saai? Nee, handig!

Bijna iedereen heeft routines. Van de meeste ben je je niet bewust, die heb je afgelopen jaren aangeleerd. Soms is dat aanleren bewust gegaan, andere routines heb je je onbewust eigen gemaakt. Een voorbeeld van zo’n aangeleerde routine is de volgorde waarin je ‘s ochtends – misschien nog slaapdronken-  opstaat en de dingen doet die je moet doen totdat je aan het werk gaat. Heel vaak zit hier een vaste volgorde in. Mensen die erg gehecht zijn aan hun routines vinden het ook niet fijn wanneer ze zo’n routine niet kunnen uitvoeren; dat voelt niet lekker.

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.