Heb je even een minuutje voor me?

Heb je even een minuutje voor je? Ik heb even een korte vraag. Een veel voorkomende vraag en ach je wilt niet al te oncollegiaal zijn, dus dat minuutje en de minuutjes daarna maak je wel even vrij. Dit soort onderbrekingen zijn grote tijdrovers. Als je hier op in gaat ben je over het algemeen meer tijd kwijt dan een minuutje. Klok het maar eens. Iemand die een echt korte vraag heeft (heb je zin in koffie, heb je de klant al gebeld) stelt de vraag meestal zonder intro.

Hoe voorkom je nu dat er veel ‘minuutjes’ van je gestolen worden? Zorg er allereerst voor dat je duidelijk maakt dat je niet te storen bent. Doe de deur dicht als het kan. Hang een kaartje niet storen aan de deur, zet een koptelefoon op en schakel je telefoon door. Kortom maak het zo onaantrekkelijk en moeilijk mogelijk om je te storen. Vraag je collega’s ook om je niet te storen. Maak duidelijk dat je aan een lastige klus zit te werken, die veel concentratie vraagt. 

In steeds meer bedrijven worden afspraken gemaakt over rustige werkuren. In deze uren mag je elkaar niet storen: niet bij elkaar binnen lopen, elkaar niet bellen en geen mail sturen, Bij en organisatieadviesbureau dat deze werkwijze hanteert, is er iedere ochtend zo’n uur. Voor de dan aanwezige consultants de manier om aan rapporten te werken en om aan de eigen administratie te werken.

Wat nu als je toch gestoord wordt, als iemand dat minuutje al begonnen is? Hou het dan zo kort mogelijk. Soms is er iets wat echt dringend is en tijd vraagt. Maak die inschatting zo snel mogelijk. Wanneer iemand tijd van je gebruikt voor iets dat niet dringend en belangrijk is: werk hem of haar dan zo snel mogelijk de deur uit. Sta op, loop mee naar de deur en wees niet te geïnteresseerd, blijf oppervlakkig vriendelijk en zeg dat het nu niet uitkomt. Dit laatste is voor sommige mensen het moeilijkste deel. Nee zeggen is niet altijd makkelijk, zeker niet wanneer je wordt gestoord door een invloedrijke senior.

En als je werk hebt, dat bestaat uit ‘storingen’ van bezoek (in- en extern) en telefoon? Probeer dan blokken te creëren waarin je ongestoord kan werken. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat jij op maandag van 8.00 uur tot 10:00 uur aan klussen werkt waarbij je niet gestoord kan worden en je collega op dinsdag. Je team is dan toch bereikbaar en het werk komt af.