De 80/20 regel: stop jij je energie in de goede dingen?

De 80/20 regel (officieel de Pareto regel) is een bekende regel die oorspronkelijk gebruikt werd om de verdeling van rijkdom in onze samenleving aan te geven (80 % van de bevolking bezit 20% van de rijkdom in een land. Deze regel wordt nu veel breder toegepast: het blijkt dat bij veel bedrijven ongeveer 80% van de omzet wordt gemaakt door ongeveer 20% van de klanten. Ongeveer: de regel is meestal niet exact toe te passen. Soms is de verhouding 70/30 of 90/10. En een echte regel is het ook niet (het gaat dus niet altijd op).

Het 80/20 principe geeft aan dat sommige elementen (klanten, taken) meer opleveren dan andere.  Het is daarom belangrijk om te bepalen welke elementen voor jou meer opleveren.

De 80/20 regel kun je ook toepassen op je eigen werk: je succes wordt bepaald door een aantal taken (ongeveer 20% van je taken) goed uit te voeren. De andere taken zijn minder belangrijk voor je resultaat.

Om te bepalen wat nu je belangrijkste taken zijn is het nodig om al je taken inzichtelijk te hebben. Hou een dagelijks tijdsoverzicht gedurende een week bij: waar besteed je al je tijd aan? Probeer dit wel in een ‘normale’ week te doen, anders zegt het overzicht niet zoveel. Noteer gedurende een week alle taken die je uitvoert en de start- en stoptijdstippen. Zo krijg je een overzicht van je tijdsbesteding. Voeg, als je veel verschillende, kleine taken hebt, deze samen in een paar categorieën. Bepaal vervolgens of deze categorieën een bijdrage leveren aan je werk, aan je ontspanning, aan je gezondheid en aan je persoonlijke ontwikkeling. Omdat je nooit alle taken kunt uitvoeren die je wilt uitvoeren moet je keuzes maken. Kies de 20% die je het meeste resultaat opleveren en focus je op deze taken. Als je tijd over hebt kun je je op andere taken richten.

De 80/20 regel kun je ook op andere gebieden toepassen. Wanneer je bijvoorbeeld een zelfstandige bent, of verantwoordelijk bent voor de werkprocessen binnen je afdeling dan kun je kijken of je de (werk)processen kunt optimaliseren. Je kijk dan naar welke taken het meeste resultaat opleveren. Deze taken hebben de hoogste prioriteit. De andere taken moet je minder energie aan besteden. Soms moet je ze wel uitvoeren omdat het nu eenmaal tot je werk behoort of omdat anderen dat van je verwachten.

Wat zijn de twee taken die jou het meest opleveren? En welke twee taken leveren je het minste op? Hoe kun je je processen verbeteren?