18 Minuten plannen per dag

Een kennis van mij komt iedere dag  rond een uur of acht op zijn werk en heeft maar vage ideeën van wat hij die dag wil doen. Hij zet zijn computer aan en gaat eens bedenken wat hij die dag allemaal gaat doen. Hij begint maar eens met het checken van zijn mail en bekijkt vervolgens wat websites op zijn vakgebied. Een uur later gaat hij naar een vergadering die een groot deel van de ochtend duurt. Na de vergadering gaat hij weer terug naar zijn werkkamer, beantwoordt wat mail, schrijft een stukje aan een rapport en lost wat problemen en vragen op.. Na de lunch ziet de rest van zijn werkdag er ongeveer hetzelfde uit als de ochtend. Echt tevreden was hij niet over z’n werkdag, maar ja,zo ging het nu eenmaal. De dagen vlogen voorbij, zonder dat hij mooie werkprestaties leverde.

Wanneer ik een training geef over slimmer organiseren, dan stel ik vaak de volgende vraag: ‘Hoeveel van jullie te veel tijd en niet veel dingen om te doen’. Ik heb nog niet meegemaakt dat er mensen hun hand opstaken. Diegenen voor wie dit wel geldt, zitten ook niet in dit soort

Veel mensen starten hun dag, zonder te weten wat ze zullen gaan doen. Hoe we onze tijd besteden is een strategische beslissing. Het bepaald wat je gaat bereiken en wat niet. Het is daarom een goed idee om een to-do lijst en een to-do-not lijst te hanteren (waarop dingen staan die je niet gaat doen, omdat we vaak dingen doen die we beter niet kunnen doen).

Het is niet makkelijk om te focussen. Hoe mooi je to-do lijst ook is, het gaat om het uitvoeren van de taken. Hoe kun je je nu focussen, terwijl er zoveel afleidingsmogelijkheden zijn?  Hoe kun je je focussen op een paar belangrijke taken, terwijl er zoveel andere zaken zijn die ook belangrijk zijn en die eigenlijk ook een keer moeten worden gedaan.

We hebben een methode nodig die simpel is, makkelijk is aan te leren en die niet veel tijd kost. Hoe die methode heet? RITUEEL.  Het managen van onze tijd zou een ritueel moeten worden, geen lijst met vage bedoelingen, het moet een proces worden dat,  hoe dan ook, door gaat.

Dit is te doen met een simpele werkwijze, die bestaat uit drie stappen en die je niet meer dan 18 minuten per dag kost. En vergeet niet: iedere minuut planning scheelt je drie keer zoveel tijd in de uitvoering!

Stap 1 (5 minuten) Plan je dag: Voordat je computer aanzet (of liever nog de dag ervoor), ga je zitten om je dag te plannen. Of je dit nu doet met pen of papier, of digitaal (bijvoorbeeld met Forcedo.com) maakt niet zo veel uit. Bepaal wat je dag succesvol maakt. Wat is realistisch om vandaag te doen? Welke zaken helpen om je doelen te bereiken? Het bereiken van welke zaken geeft je een goed gevoel?  Noteer deze zaken.

Nu komt het meest belangrijke. Pak je agenda en plan de taken die je wil uitvoeren: plaats de taken op een tijd die uitkomt, het zijn afspraken met jezelf. Neem een afspraak met jezelf net zo serieus, als een afspraak met anderen. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat hoe concreter je de taken maakt, dus met precieze uitkomsten, tijden, etc, hoe groter de kans is dat je de afspraken met jezelf nakomt. En dus je taken afmaakt. Hou rekening met wat je op een dag kunt doen, overschat dit niet.

Als je iets wil doen, besluit dan wanneer en waar je het gaat doen. Haal het anders van je lijst af. Het is vrij onzinnig om dingen die je toch nooit doet op je lijst te laten staan.

Stap 2 (1 minuut ieder uur) Opnieuw focussen: Zet een timer, stel je telefoon of je computer zo in dat je ieder uur een seintje krijgt. Wanneer het signaal gaat ontspan je dan wat. Kijk naar je to-do-lijst en vraag jezelf af hoe productief je het laatste uur bent geweest. Kijk naar je agenda en je takenlijst en besluit wat je het komende uur gaat doen. Stuur je dag, uur voor uur. Manage je tijd, laat de tijd jou niet managen.

Stap 3 (5 minuten Review): Sluit je computer af en review je dag. Wat werkte? Lukte het om de focussen? Waardoor liet je je afleiden? Wat heb je vandaag geleerd dat je helpt om morgen productiever te zijn?

De kracht van rituelen zit in de voorspelbaarheid. Je doet de zelfde dingen op dezelfde manier, iedere keer opnieuw. De uitkomsten van een ritueel zijn ook voorspelbaar. Wanneer je ervoor kiest om gefocust, slim en constant te werken en jezelf aan de taak te herinneren, dan blijf je ook gefocust. Zo simpel is dat.

Het simpele ritueel dat ik hierboven heb beschreven zal je niet helpen aan een wereldrecord op de marathon of er voor zorgen dat je volgend jaar €100.000 meer verdiend, maar het zorgt er wel voor dat je met kleine stapjes aan je doelen kunt werken. Het helpt je om ’s-avonds met een goed gevoel je werkplek te verlaten, in de wetenschap dat je zaken gerealiseerd hebt. En dat is toch waarom het draait?