Slim organiseren volgens Douglas Merrill (topman bij Google)

hulpmiddelen bij slimmer werken

Ok, dit weblog gaat dus over het verbeteren van je eigen productiviteit. En waarom zou die dan moeten verbeteren? Dat is vrij simpel: omdat je dan veel plezieriger werkt, je afspraken beter kunt nakomen, meer vrije tijd over houdt. Omdat je dan betere resultaten behaald, waarover je manager dan weer tevreden is, dat leidt dan weer tot…

Kortom redenen genoeg om eens over je eigen productiviteit na te denken. Ben je wel zo productief als je zelf denkt? Lever je de kwaliteit die je zou willen leveren? Heb je je werk op tijd af en kun je dan lekker naar huis gaan om de dingen te doen die je die dag nog wilt doen. Bij veel mensen is de persoonlijke productiviteit nog wel te verbeteren. In dit weblog wordt daar de komende tijd aandacht aan geschonken. We beginnen bij het begin, het hier en nu.

Kernwoord bij het hier en nu is ‘focus’.   Blijf gefocust op wat je aan het doen bent, doe geen 26 dingen tegelijk maar werk aan wat je aan het doen bent. Mulitasken is geen productieve manier van werken. Leef en werk in het hier en nu. In een interview met Mens Health gaf Google topman Douglas Merrill het volgende aan “The whole point of organization for me is to clear my head in order to be in the moment,” he explains. “The less stuff that’s rattling around in my brain, the more I can focus on whatever I’m doing.” Merrill is vergeetachtig, deels doof en dyslectisch. Traditionele hulpmiddelen als notitieboeken en archivering van materiaal gebruikt hij beperkt. Toch is hij zeer georganiseerd.Hoe doet hij dat?

Hij gebruikt een aantal regels: 1.Leeg je hoofd: uit onderzoek blijkt dat je maar een beperkt aantal items kunt onthouden (vaak wordt hierbij zeven items genoemd). 2. Gebruik geen archiefkasten om alles op te bergen en gebruik geen standaard systemen, opruimen binnen deze systemen lukt vaak maar tijdelijk en het wordt snel weer een troep. Organiseren betekent niet voor iedereen hetzelfde, gebruik je eigen persoon lijke tools. Merrill noemt deze tools “scaffolds” .

Het gaat er om, om die tools te kiezen die bij je passen, bij je werksituatie en bij het werk dat je moet verrichten. Merill gebruikt uiteraard Google tools, zoals calendar, Notebook, reader, documents/spreadsheets en gmail. Deze tools zijn allemaal gratis en redelijk gebruiksvriendelijk. Een voorwaarde is wel dat je over goede online faciliteiten moet beschikken. En dat je je documenten ook online mag zetten. Voor anderen is het systemen waar ze bij zweren een simpel notitieboek. Het maakt niet zoveel uit wat je gebruik. Kies een systeem dat bij je past (en gebruik het consequent).

Het gebruik van online systemen is overigens nog zo gek nog niet. Laptops kunnen gestolen worden en usb-sticks kun je makkelijk kwijtraken, de online informatie, zoals bij Google wordt gebackupt en daar kun je dus altijd over beschikken, Diefstal of niet je kunt zo weer verder. Ik kan me voorstellen dat sommige mensen huiverig zijn om hun info zo aan ‘derden’ te geven. Google heeft fatsoenlijke privacy regels. 3. Herdefinieer organiseren als zoeken. Merill gebruikt de ‘tag cloud’. Maak je eigen persoonlijke database (of beter geen database, maar een groot bestand), waarin je met tags kunt zoeken. Je haalt de info dan aan de hand van de tags terug, wanneer je de info nodig hebt. Je maakt dan (nieuwe) zoekstructuren voor (nieuwe) vragen. “Hoeveel makkelijker is het om je zelf te organiseren, wanneer je niet aan de wereld denkt in termen van een ladekast, maar in de wereld van zoekstructuren’.

Merill dumpt alles wat hij tegenkomt in zijn ‘tag clouds’ . Hij maakt zich niet druk of ik het wel of niet gebruik. Het maakt niet uit hoe je het organiseert, als je je zelf vragen stelt vind je het gezochte makkelijk terug. 4 Maak gebruik van andere mensen en hun ideeën. zorg dat je de goede mensen om je heen hebt, kies goede mensen in je team of project, die in allerlei vormen aanvullend zijn. Mensen die andere vaardigheden hebben dan die jij hebt. Merill heeft natuurlijk makkelijk te spreken als manager in een grote organisatie, maar ook op kleine schaal kan het zinvol zijn om hier over na te denken. Kies de goede mensen in projecten, let er op bij de keuze van een nieuwe collega, etc.