Het 80/20 principe geeft aan dat sommige elementen (klanten, taken) meer opleveren dan andere.  Het is daarom belangrijk om te bepalen welke elementen voor jou meer opleveren.

De 80/20 regel kun je ook toepassen op je eigen werk: je succes wordt bepaald door een aantal taken (ongeveer 20% van je taken) goed uit te voeren. De andere taken zijn minder belangrijk voor je resultaat.

Om te bepalen wat nu je belangrijkste taken zijn is het nodig om al je taken inzichtelijk te hebben. Hou een dagelijks tijdsoverzicht gedurende een week bij: waar besteed je al je tijd aan? Probeer dit wel in een ‘normale’ week te doen, anders zegt het overzicht niet zoveel. Noteer gedurende een week alle taken die je uitvoert en de start- en stoptijdstippen. Zo krijg je een overzicht van je tijdsbesteding. Voeg, als je veel verschillende, kleine taken hebt, deze samen in een paar categorieën. Bepaal vervolgens of deze categorieën een bijdrage leveren aan je werk, aan je ontspanning, aan je gezondheid en aan je persoonlijke ontwikkeling. Omdat je nooit alle taken kunt uitvoeren die je wilt uitvoeren moet je keuzes maken. Kies de 20% die je het meeste resultaat opleveren en focus je op deze taken. Als je tijd over hebt kun je je op andere taken richten.

De 80/20 regel kun je ook op andere gebieden toepassen. Wanneer je bijvoorbeeld een zelfstandige bent, of verantwoordelijk bent voor de werkprocessen binnen je afdeling dan kun je kijken of je de (werk)processen kunt optimaliseren. Je kijk dan naar welke taken het meeste resultaat opleveren. Deze taken hebben de hoogste prioriteit. De andere taken moet je minder energie aan besteden. Soms moet je ze wel uitvoeren omdat het nu eenmaal tot je werk behoort of omdat anderen dat van je verwachten.

Wat zijn de twee taken die jou het meest opleveren? En welke twee taken leveren je het minste op? Hoe kun je je processen verbeteren?

In Teuxdeux geeft aan wat je op een bepaalde dag wilt doen. Taken die nog niet af zijn schuiven automatisch door naar de volgende dag. Teuxdeux is niet flexibel. Het is niet mogelijk om andere lijsten aan te maken. Ook hier kun je geen labels en deadlines aan taken toevoegen. En ook wederkerende taken zijn niet op te nemen. Het is daarom ook niet te gebruiken als master takenlijst. Het is overigens de bedoeling van de makers om een sinpel en  intuïtief werkend programma te leveren en aan die doelstelling voldoen ze,

Een nadeel in de eerste versie van Teuxdeux was de onmogelijkheid om taken te verschuiven, nadat je ze hebt ingepland. De enige oplossing was aangeven dat je de taak hebt afgemaakt (’doorstrepen’) en opnieuw inplannen. Dit is inmiddels opgelost. Taken zijn nu te verschuiven. Ook Teuxdeux is webbased en heeft hierdoor het grote nadeel dat het niet te gebruiken is wanneer je geen internetverbinding hebt. Maar misschien is dit voor jou geen nadeel, omdat je altijd internet hebt.

Teuxdeux heeft ook een aantal voordelen. Het grootste voordeel is wel dat taken die je niet afrond automatisch op je lijst van de volgende dag komen te staan. Deze taken hoef je dus niet te verplaatsen. Ook is het mogelijk om op datum te plannen. Een ander voordeel is de vormgeving. Teuxdeux ziet er mooi uit, bovendien ziet het er uit alsof je op papier werkt. Het heeft dezelfde look-and-feel als papier. Taken streep je door, er wordt gebruik gemaakt van een een zeer goed leesbaar lettertype. Waarom zou je dan geen papier gebruiken? Op papier wordt het vaak een kliederzootje met al die doorgestreepte en verschoven taken. In Teuxdeux blijft het netjes en overzichtelijk.

Erg goed van de makers van Teuxdeux is ook de snelheid waarmee er gereageerd is op verzoeken van gebruikers. De meeste kritiekpunten op de eerste versie zijn nu niet meer van toespassing. De makers geven wel aan niet aan alle verzoeken te willen voldoen: het programma moet simpel blijven.

Forcedo is gemaakt om je taken binnen een bepaalde tijd af te krijgen. In forcedo kun je je eigen lijsten samenstellen. Ik heb ervoor gekozen om met 8 lijsten te werken, maandag tot en met zondag en een lijst met ‘toekomst taken’. Forcedo is flexibel, je zou het ook kunnen gebruiken om te werken met GTD (Getting things done). Een nieuwe taak is eenvoudig aan een lijst toe te voegen. Iedere taak is ook eenvoudig te verplaatsen naar een andere lijst. Een taak voorzie je van de tijd die je denkt nodig te hebben om de taak af te maken. Als je de taak gaat uitvoeren start je de taak (of beter gezegd je start automatisch een timer). De bedoeling is om je taak binnen de gestelde tijd af te krijgen. Voor mij werkt dit plezierig, ik wil de taak dan ook binnen die tijd afkrijgen. Bovendien krijg ik hierdoor beter inzicht in de benodigde tijd: klopt die tijd die ik voor die taak plan eigenlijk wel?

In de tijd dat ik dit programma heb gebruikt heb ik het echt gewaardeerd. Het is flexibel en ik hou ervan om te proberen de taak binnen de gestelde tijd af te maken. Het programma heeft ook een paar nadelen: allereerst is het webbased. Op het moment dat ik dit schrijf zit ik in een vakantiehuisje met een slechte internetverbinding, die continu uitvalt: ik kan het programma dus niet gebruiken. Het tweede nadeel vind ik dat het minder geschikt is om als master takenlijst te gebruiken. Binnen een aangemaakte lijst zijn geen labels toe te voegen, geen deadlines, geen wederkerende taken, etc. Je hebt dus een aparte takenlijst nodig. In ieder geval heb ik een aparte takenlijst nodig. Doordat ik veel verschillende rollen heb, heb ik ook veel (verschillende) taken. Hiervoor heb ik een verzamellijst nodig, waar over het algemeen meer dan 100 taken op staan. Het programma is dus zeer goed te gebruiken wanneer je je weekplanning maakt of wanneer je niet teveel taken hebt.

1. Je hebt niet altijd een goede  internetverbinding: hoewel mobiel internet steeds beter, sneller en goedkoper wordt, heeft niet iedereen op elk moment een snelle internet verbinding. Als je zonder internetverbinding zit kun je meestal niet bij je gegevens. De meeste sites hebben geen offline mogelijkheden. Ik reis regelmatig met de trein en heb onderweg nog wel eens last van het weg vallen van de verbinding.
2. Lang niet alle mobiele internet apparaten hebben prettige schermen, vaak te klein en niet altijd goed leesbaar. Overzicht krijgen over je takenlijst is niet gemakkelijk. Ook gaat snel bladeren in een papieren agenda sneller dan in een digitale agenda. En snel aantekeningen maken lukt nog minder goed.
3. Mensen kunnen al niet goed multitasken, mobiele telefoons kunnen dit nog minder goed. Moet je eerst iemand op de luidspreker zetten om in je agenda te kunnen zoeken (als je telefoon dit al tegelijkertijd kan doen). Heb je nog hulpmiddelen nodig om zaken op te schrijven of moet je later je agenda nog controleren.
4. Het werkt lekkerder op papier. Het doorstrepen van taken geeft een lekker gevoel, om de een of andere reden geeft het een fijner gevoel dan digitaal een klikje te geven. Het uitwerken van taken op papier helpt je beter te denken  en wat surfend op internet blijk ik daar niet de enige in te zijn.
5. Je kunt heel goed een eigen stijl hanteren in je hulpmiddelen. Wil je een dure stijlvolle vulpen? Het kan. Wil je een paarse leren map omdat die bij je bril kleurt, die zijn te  vinden.  Kies je voor een plastic mapje, het kan. Wil je laten zien hoe duurzaam je bent? Ook daar zijn mooie accessoires te vinden.
6. Papieren systemen kunnen altijd in het zicht liggen. Hoeveel schermen je ook open hebt, een blik opzij en je kunt weer in een oogopslag zien wat je moet doen en wanneer je dat kunt doen.
7. De belangrijkste aspecten van mijn werk zijn denken, lezen, schrijven en praten. Voor het denken en plannen wil ik liever geen PC gebruiken, werkend met een PC ben ik meestal veel sneller afgeleid. Ik gebruik mijn papieren systeem alleen om mijn werkvoorraad en notities bij te houden.  En mijn planning te maken, zowel de lange termijn planning (wat wil ik dit jaar en de volgende jaren), als de korte termijn planning (wat doe ik morgen en volgende week). Bij het uitwerken van deze zaken gebruik ik wel graag een pc, dat vergroot mijn productiviteit.
8. Top-of- mind-awareness:  mooie marketingterm voor het  in gedachten hebben van het product of dienst. Digitale systemen kun je makkelijk negeren, niet inloggen is niet in het zicht. Mijn agenda, takenlijst en notitieboek zie ik minimaal een aantal keren per dag. Al is het alleen maar wanneer ik mijn tas open en dicht doe. Negeren is een stuk lastiger.

Voor iedereen met goede voornemens: begin klein! Een marathon lopen kan uitdagend zijn, maar een goede 10 km is net zo leuk. Wanneer je doelen realiseert geeft dat een kick. Ik denk dat het leuker is om dit jaar 30 keer een kick te krijgen dan 1 keer bij een groot doel. Wanneer je toch voor dat grote doel gaat: stel tussendoelen, hierdoor lukt het om gemotiveerd te blijven om dat grote doel te realiseren.

Dit jaar heb ik in ieder geval doel dat ik ga realiseren: het afmaken van mijn masterthesis… Afgelopen jaar heb ik erg weinig gesport: dit jaar wil ik daarom weer minimaal 5 uur per week sporten. Aan het einde van het jaar heb ik dan dus 260 uur gesport.

De techniek helpt mij om mijn werk af te krijgen, dus veel werk te verzetten, maar de techniek helpt me ook om te pauzeren, dus minder hard te werken. En zorgt er voor dat ik niet te hard of te langzaam werk. Mijn energieniveau blijft hoger over de hele dag heen.

Heb ik dan niets te wensen? Jawel op dit moment lukt het me nog niet om voldoende tijd vrij te maken om elke dag in blokken te werken. Wanneer ik thuis werk gaat het prima, ik laat me dan niet afleiden, maar op mijn andere werkplek lukt het nog niet om me niet af te laten leiden, daar zijn ook veel meer verstoringen en heb ik veel afspraken, waar soms maar een beperkte ruimte tussen zit. Om me minder te laten afleiden werk ik steeds vaker met een koptelefoon op of zoek een lege ruimte.

Dit staat wel wat haaks op bereikbaarheid; ik probeer daar een midden in te vinden. Ook merk ik dat ik bij echt intensieve taken niet teveel blokken op een dag kan handelen,  vier blokken is het wel zo’n beetje en dan ook nog wat verspreid over de dag. Tussendoor ga ik dan wat sporten. Dat zijn dus 400 minuten waarin ik intensief werk, 6 uur en 40 minuten dus.

Wanneer je werk hebt waar veel solistisch schrijf, lees en denkwerk aan vastzit, is dit een ideale methode om structuur in je werken aan te brengen. Wanneer je veel afspraken en telefoontjes krijgt is de methode minder geschikt. Uiteraard wel voor die momenten waarop je met schrijf en leestaken bezig bent.

Het proces dat onder de Pomodoro techniek ligt bestaat uit een aantal fasen (planning, trackin, recording, processing, visualizing) waarmee je . ’s Ochtends (0f de avond ervoor) plan je wat je wilt gaan doen. Gedurende de hele dag registreer je wat je hebt gedaan, hoeveel pomodoro’s je hebt gewerkt en hoe vaak je bent afgeleid. Aan het einde van de dag maak je hier een overzichtelijk staatje van en analyseer je je dag. Waar zijn nog verbeteringen door te voeren?

De kern van de techniek is het werken met een timer, de pomodoro. De pomodoro staat ook voor een eenheid: de eenheid van een aantal minuten ongestoord achter elkaar doorwerken. De traditionele pomodoro duurt 30 minuten, 25 minuten gevolgd door een korte pauze van 5 minuten (en niet langer). Na vier pomodoro’s neem je een break van 15 tot 30 minuten. Daarna begin je een nieuwe sessie. Een heel blok duurt dus 2 uur en 25 minuten.

Je start dus met een ingevuld planningsformulier, zet de timer en gaat aan de slag. De bedoeling is dat je 25 minuten aangesloten werkt aan de eerste taak. Je dus niet af laat leiden door mail, telefoon en andere zaken. De timer stel je zo op dat je hem goed kunt zien, dit bevordert het gevoel van tijdurgentie. In principe telt een onderbroken pomodoro niet mee.

Ik zondig zelf tegen deze regel. Een aantal keren per week werk in de trein. De treinreis duurt 45 minuten, niet genoeg voor twee eenheden dus. Maar als ik goed door werk noteer ik in totaal drie eenheden (voor de heen en terugreis samen dus). In de trein kan ik trouwens opvallend goed werken, ik wordt ondanks allerlei geluiden maar beperkt afgeleid en met een zacht muziekje op wordt ik helemaal niet afgeleid. Ik ben ’s avonds daardoor al een paar keer te laat geweest met uitstappen.

Wanneer de timer een signaal geeft, stop je met werken en neemt de pauze van een paar minuten. De pauze zorgt ervoor dat je even afstand kunt nemen van je taak. Omdat je afstand wilt nemen van je taak is het niet goed om iets te doen wat mentaal inspannend is. ontspan dus wat, droom weeg, loop wat even heen en weer en drink wat. Thuis kan ik in vijf minuten van mijn werkkamer op zolder naar beneden gaan, het espressoapparaat op laten warmen en een kop koffie maken (het is niet het snelste apparaat). Na maximaal 5 minuten ga je weer aan de slag. Timer instellen en starten maar. Wanneer je echt onderbroken wordt, dan start je gewoon opnieuw. Die pomodoro (eenheid) telt niet mee.

In de langere pauze kun je een aantal dingen doen. Het is slim om de pauzes in ieder geval te gebruiken om even wat te eten en te drinken. Maar je kunt ook wat gaan lezen, een wandeling maken, wat telefoontjes plegen, je mail afhandelen, etc. Zelf kies ik er vaak voor om echt te pauzeren, dus wat te eten, wat te lezen, of een wandelingetje te maken. Dit verfrist en zorgt ervoor dat ik fullspeed verder kan gaan.

Heb ik een toverdrank gevonden? Zoiets als in Asterix en Obelix? Nee, het gaat hier om een simpele techniek.

De pomodoro tecniek is ontwikkelde door Francesco Cirillo, hij heeft deze methode ontwikkeld in zijn studietijd omdat hij niet erg productief was. Cirillo had vooral last van afleidingen en storingen en vond zichzelf weinig geconcentreerd en gemotiveerd. Hij maakte een weddenschap met zichzelf. Hij vroeg zich af of hij 10 minuten echt kon studeren. Om dit te controleren gebruikte hij een kookwekker in de vorm van een tomaat, een pomodoro. Het lukte hem in het begin niet om de 10 minuten vol te maken, maar na verloop van tijd lukte het wel. Cirillo merkte dat de kookwekker een sterk motiverend hulpmiddel was en is hier een systeem omheen gaan bouwen.

De pomodorotechiek is gebaseerd op het werken met deadlines. Iedereen kent het gevoel dat het moeten halen van een deadline (die je ook daadwerkelijk wil halen) je energie geeft en focus. Veel mensen stellen daarom zaken uit en moeten keihard werken om die deadline te halen. Een verstoring in deze fase kun je niet hebben. Als je dat gevoel nu eens zou kunnen overzetten naar reguliere dagelijkse taken. Wel de energie, maar niet de stress. Wel de focus, maar niet de angst voor een verstoring, waardoor je je deadline niet haalt.

De pomodoro techniek streeft nogal wat doelen na. Als deze allemaal gerealiseerd kunnen worden is het een ideale techniek om te realiseren wat je wil realiseren. Als doelen worden (hier wat vrij vertaald) genoemd:

• verbeteren van de focus en concentratie door het verminderen van interrupties;
• het beheersen van het gevoel dat de tijd je door de vingers glijdt.
• verhogen van je bewustzijn bij het nemen van beslissingen over je tijdsbesteding;
• het ondersteunt je in het realiseren van je doelen;
• versterken en constant houden van je motivatie;
• verbeteren van je werk- en studieprocessen;
• verbeteren van je zelfbeoordelingsproces (over je productiviteit), zowel voor de kwaliteit als de kwantiteit;
• het verbeteren van je vasthoudendheid in lastige en complexe situaties.

De techniek is gebaseerd op drie aannames:

1. Een andere beleving van tijd: niet langer gericht op worden (toekomst), maar op zijn (heden), dit verminderd je angst en vergroot je persoonlijke effectiviteit;
2. Beter gebruik van je hersenen zorgt ervoor dat je helderder kunt denken, een groter bewustzijn hebt en meer gefocust kunt zijn.
3. Makkelijk te gebruiken hulpmiddelen, die complexiteit reduceren, deze hulpmiddelen maken het mogelijk om de zaken te realiseren die je wilt realiseren. In de basis is het een ‘papieren systeem’.

In een volgende post zal ik toelichten hoe je het systeem kunt gebruiken.

Na ongeveer twee zeken ziek te zijn geweest, ben ik weer begonnenmet werken: met een grote werkachterstand en een beperkte hoeveelheid energie. Ik heb na zitten denken hoe ik de achterstand zo snel mogelijk weg zou kunnen werken. Ik heb het als volgt aangepakt:

1) Ik heb eerst de meest belangrijke taken voorbereid die geen uitstel kunnen verdragen. In mijn geval waren dat een gastles en een les aan eerstejaarsstudenten. Dit zorgt ervoor dat de eerste druk weg is en je redelijk relaxt aan de afspraken in kunt gaan.

2) Mail wegwerken: tussendoor heb ik mijn mail een aantal keren controleren, de achterstand viel dus mee. Maar toch, genoeg te doen. Bij het wegwerken van de mail ben ik met de nieuwste mail begonnen. Als er dringende zaken zijn, die al wat ouder zijn is er een grote kans dat iemand een reminder heeft gestuurd. Niet dringende zaken waren blijkbaar twee weken geleden niet dringend en nu ook nog niet. Ik heb in batches gewerkt, dit werkt het snelste bij de afhandeling van de mail. Zaken die niet direct af te handelen zijn (bijvoorbeeld omdat het omvangrijke taken zijn) heb ik in een achterstandmap gedaan. De rest van de mail heb ik direct afgehandeld. Materiaal dat ik nodig heb voor een vergadering heb ik direct geprint en in mijn ticklerfile gedaan. Het verwerken van de achterstandsmap heb in mijn agenda gepland.

3) Op basis van de mail en de ingekomen snailmail heb ik mijn agenda zo goed mogelijk bijgewerkt. Dit zorgde voor overzicht. Ik heb ervoor gewaakt om mijn agenda direct vol te plannen, juist omdat ik nog niet fit ben, kan ik een al te drukke agenda niet gebruiken. Niet belangrijke afspraken heb ik gecanceled, zodat ik zoveel mogelijk tijd heb om de essentiele zaken goed af te handelen. Andere afspraken heb ik opnieuw ingepland en laten inplannen.

4) Op de rustige momenten heb ik aan mijn achterstanden gewerkt. Iedere dag heb ik ongeveer anderhalf uur aan de achterstanden gewerkt, ook in de weekenden. Dit zorgede ervoor dat ik 14 dagen na mijn ziekte periode weer bij was en wat wellicht nog belangrijker is, ik heb op een rustige, constructieve manier kunnen werken..