Babauta’s  blog is zeer populair, hij (en een aantal gastauteurs) schrijven artikelen over simpelheid, gezondheid & fitness, geluk en motivatie & inspiratie.  Zenhabits gaat over het vinden van simpelheid in de chaos van ons dagelijks leven. Het versimpelen leidt tot een hogere productiviteit, een grotere gezondheid en meer geluk.

Het boek valt me tegen. Eigenlijk is het niet meer dan een verzameling berichten van zijn blog. Veel van het materiaal heeft ook nog een erg open deuren karakter.  In hoofdstuk 16 (‘Rustig aan’) is bijvoorbeeld een paragraaf opgenomen over langzaam rijden. Nu is het niet onverstandig om rustig te rijden (langzaam is misschien wat onveiliger), maar dat er dan bij de tips staat dat je dan rechts moet blijven rijden is wel overbodig.

De kern van het boek is eenvoudig: ruim alle rommel op, in alle facetten van je leven en hou het opgeruimd. Dit doe in feite door twee dingen: Stel vast wat essentieel is.  Vervolg elimineer je alles wat niet essentieel is.  Doet dit voor alle facetten. Babauta beschrijft inderdaad alle facetten waarin je rommel kunt creëren: je werk, je huis, je computer en je lichaam. Wanneer je weinig rommel hebt kun je gemakkelijk je focus houden, wanneer je je focus kunt vasthouden kun je de dingen realiseren, die je wilt realiseren.

Om die focus te krijgen moet je rekening houden met zes principes:

• Stel grenzen;
• Bepaal wat de essentie is;
• Vereenvoudig;
• Focus;
• Leer nieuw gewoonten aan;
• Begin klein.

Het boek bestaat voor uit opsommingen en tips. Deze hebben weinig diepgang. Voor de lezers van zijn blog is alles herkenbaar,

Als je boek wilt lezen waar wat meer diepgang in zit, dan moet je dit boek dus niet lezen. Wil je snel veel tips hebben over het versimpelen van je leven en het krijgen en houden van meer focus dan is dit boek een goede start. Maar deze informatie is ook gratis te krijgen via het blog.

Hier is een testje te vinden om uit te zoeken of je multi-tasker bent. Op dezelfde pagina kun je ook klikken op ‘test your focus’. Een simpel testje om te kijken of je je focus kunt blijven vasthouden.

De psychologen hebben in hun onderzoek 200 personen in een autosimulator laten reageren op het verkeer terwijl ze ondertussen opdrachten kregen via een oortje. Deze taken waren vrij simpel. Van de 200 proefpersonen lukte het slechts vijf personen om de taken goed uit te voeren zonder hun reactievermogen in het verkeer te verminderen.

Deze uitslag verbaast me niet in de psychologie worden dit soort onderzoeken vaker uitgevoerd, uit al die onderzoeken komt eigenlijk het zelfde resultaat: multitasken is voor bijna alle mensen erg moeilijk.

Eigenlijk is het simpel: je hebt maar een beperkte cognitieve capaciteit. Als je meerdere taken uitvoert dan moet je die capaciteit verdelen. Wanneer je niet al te moeilijke taken uitvoert is multitasken niet zo’n probleem, de beschikbare capaciteit kun je dan verdelen. Maar wanneer je moeilijkere taken tegelijkertijd moet uitvoeren dan lukt het multitasken bij de meeste mensen niet.  Haal je maar eens de situatie voor ogen waarin je een auto bestuurt (of een fiets of een scooter) en waarin plotseling er iets in het verkeer gebeurt,  het gesprek dat je aan het voeren bent stokt plotseling. Je hoort even niet wat er op de radio wordt gezegd en hebt geen aandacht voor de omgeving.  Wanneer de situatie weer onder controle is, kun je je aandacht weer op andere zaken richten.

Conclusie: we weten allemaal al erg lang dat multitasken niet werkt. Multitasken, tegelijketijd werken aan meerdere taken is dus geen vorm van slim organiseren.

Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

Voor mij is mindmappen het voorbeeld van slim organiseren.  Het visualiseren van informatie maakt het mogelijk om sneller te werken. Tot voor kort gebruikte ik hiervoor Freemind, een open source programma, dat alle ‘basis dingen’ doet. Ja, er bestaan betere programma’s, zoals Imindmap van Tony Buzan, een van de grondleggers van de mindmapping techniek en Mindmanager van Mindjet. Vooral dit laatste pakket heeft allerlei toeters en bellen, maar daar betaal je dan ook ruim 300 euro voor. Je kunt met dit programma bijvoorbeeld je mindmap direct converteren in een projectplanning.

Vorige week wees iemand mij op het programma Freeplane. Freeplane is gebaseerd op Freemind en gemaakt door mensen die ook betrokken waren bij de ontwikkeling van Freemind, maar die ontevreden waren over de ontwikkelingssnelheid en technische ontwikkelingen.

Ik heb nu een tijdje met het programma gewerkt en ben er erg tevreden over. Het loopt veel soepeler. Daarnaast zijn er enkele functies toegevoegd (bijvoorbeeld instelbare functietoetsen) en veel functies sterk verbeterd (bijvoorbeeld filterfuncties).

Je kunt Freeplane hier downloaden.

En natuurlijk is er ook al een parodie op gemaakt:

1) De meest voor de hand liggende: minder t.v. kijken. Niet iedereen kijkt veel t.v., maar het gemiddelde ligt in Nederland rond de 3 uur per dag.  Een uurtje minder per dag en je hebt voldoende tijd voor andere dingen.

2) Minder gamen en internetten: ook een voor de hand liggende, maar deze twee activiteiten kosten niet alleen veel tijd, de tijd glijdt ook nog eens onbewust weg.  Voordat je het weet ben je een uur verder. Een timer zetten wil wel eens helpen, het helpt je in ieder geval je bewust te worden van de verstreken tijd.

3) Reizen van en naar je werk kost behoorlijk wat tijd. ’s Ochtends achter aansluiten in de file of wachten op een station is echt zonde van je tijd. De oplossing? Dichter bij je werk gaan wonen (of dichter bij je huis gaan werken). Lukt dat niet, ga dan bijvoorbeeld eerder of later. Lukt dat ook niet gebruik dan je tijd goed (werken, persoonlijke ontwikkeling, hobby). Geen tijd om te lezen? Een luisterboek per week is zo toch haalbaar.

4) Werk met de juiste gereedschappen, voor de meesten onder ons geen boormachine, maar planners, smartphones en laptops. Gebruik je de apparatuur en software op de juiste manier? Kan het sneller, beter? Heb je eventueel andere hulpmiddelen nodig? Systemen hoeven niet ingewikkeld te zijn: Google maar eens op hipsterPDA.

5) Neem voldoende pauzes, sport regelmatig en beweeg. Een fris en leeg hoofd zorgt ervoor dat je geconcentreerd kunt werken en je werk sneller af hebt. Zelf trap ik ook nogal eens in de val dat ik onvoldoende sport en pauzes neem, maar ik weet dat het contraproductief is.

6) Stop met multi-tasken. Slechts een paar procent van de bevolking kan multitasken. Uit onderzoek blijkt zo’n 5 %.  Waarschijnlijk hoor je tot de andere 95%. Maar zelfs al zou jij wel kunnen multi-tasken, het kost in ieder geval meer tijd omdat je moet omschakelen. Batchgewijze verwerking (het groeperen van hetzelfde soort activiteiten) scheelt je omschakeltijd.

7) Automatiseer veel voorkomende taken. Schrijf routines uit, werk ze zo uit dat de taken door anderen zijn uit te voeren.

Zorg dat het aantal berichten in je mailbox afneemt. Zeg nieuwsbrieven die je nooit leest af, zorg ervoor dat je niet teveel CC-tjes krijgt, spreek met collega’s af dat mails zo kort mogelijk zijn. Train je in het afhandelen van je mail.

9) Het gebruik van social media is niet alleen leuk, maar ook handig en soms noodzakelijk. Actief Twitteren, Hyven en op LinkedIn speuren kost veel tijd. Blok dagelijks een bepaalde periode waarin je actief bezig bent met deze media, gebruik het verder niet.

10) Plan je dag op een manier die past bij je energie niveau. Ben je iemand die iedere dag op z’n best is om 10:00 uur ’s ochtends, gebruik dat tijdstip dan om je belangrijkste en meest intensieve taken uit te voeren. Het is zonde om op dat moment koffie te drinken met een collega.

En de tijd die je dan overhebt? Terras! Sport! Ontwikkeling! Relaties!

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.

Het hebben van duidelijk omschreven doelen kan dus helpen om je succesvoller te maken. maar waarom nu eigenlijk? Er zijn X redenen te noemen waarom het hebben van doelen helpt om succesvol te zijn.
1) Een doel is richtinggevend. Wanneer je een doel hebt kun je je activiteiten hierop richten. Wat je doet kan je dichter bij je doel brengen of er van af. Wanneer je je activiteiten richt op je doelen zul je (soms in veel kleine stappen) je doel gaan realiseren. Vergelijk het met een reis, je kunt de auto of het vliegtuig instappen en zo maar een kant op gaan. Je kunt ook gericht gaan reizen. Van te voren nadenken over je bestemming en er dan zo efficient en effectief mogelijk naar toe gaan. De eerste optie lijkt bij reizen misschien leuker en avontuurlijker, maar de vraag is of je dan de leukste ervaringen opdoet. Misschien strand je al in Amsterdam, terwijl het ook Australie had kunnen zijn.
2) Een doel helpt je om gefocused te werken en productiever te zijn. Mensen met doelen hebben regie over de dag, de dag niet over hen. Mensen met doelen weten welke resultaten ze willen bereiken en zijn minde geneigd om tijd te verdoen aan onbelangrijke zaken. Wanneer je de gewenste resultaten weet kun je afleiding vermijden. je weet waar je je tijd en energie aan moet besteden, maar ook waaraan je die tijd en energie juist niet aan moet besteden.
3) Het geeft een goed gevoel wanneer je ’s avonds naar bed gaat met het idee dat je je tijd goed besteed hebt, aan de dingen die jij belangrijk vindt. Het geeft je rust in je hoofd wanneer je weet dat je bezig bent om je doelen ter realiseren en zo aan een beter leven aan het bouwen bent. Goal getters realiseren zich dat en zetten na het behalen van een doel een volgend doel.
4) Een doel helpt je om te groeien. Iedere keer dat je aan een nieuw doel begint dat buiten je comfort zone ligt ben je bezig met je persoonlijke groei. Om deze doelen te behalen moet je iedere keer een beetje groeien en leer je weer wat over jezelf en de wereld om je heen. Wat eerst moeilijk was, wordt makkelijker omdat je geleerd hebt..
5) Doelen helpen je op je levenskwaliteit te verhogen. Het simpele feit dat je doelen hebt die je wilt realiseren helpt je al om zoveel mogelijk uit je leven te willen halen, zoveel mogelijk van je doelen te realiseren. Het bliijkt dat mensen die doelen stellen gelukkiger zijn en meer voldaan en beter voor zichzelf zorgen (anders wordt het wel moeilijk om je doelen te realiseren. En dit zorgt er op zich al weer voor dat je succesvoller bent, je gaat dat uitstralen.
6) Je trekt mensen om je heen aan die ook positief en doelbewust in het leven staan. Wanneer je doelen hebt die je wilt realiseren, ben je aantrekkelijker voor mensen die die ook willen. Deze mensen kunnen jou weer stimuleren en verder helpen. Je wordt zoals de mensen waarmee je optrekt.

7) Doelen helpen je zelfvertrouwen en je zelfbewustheid te vergroten. Elke keer dat je je commiteert aan een doel en tijd en energie investeert in het realiseren hiervan krijg je meer vertrouwen wanneer je naar je doel toewerkt. Te vaak falen is echter niet zo goed voor jezelf vertrouwen, het is daarom belangrijk om doelen te stellen die wel moeilijk zijn, maar ook haalbaar. Mensen die geen matig moeilijk doelen stellen, komen niet buiten hun comfortzone en bouwen niet aan hun zelfvertrouwen.

Ok, ik heb nu zeven redenen genoemd waarom goalsetting belangrijk is. De kans is zeer groot dat jij niet behoort tot die 2% van de mensen behoort die hun doelen op (digitaal) papier heeft uitgewerkt. Wat let je om dat nu te doen? Wat zou je over 10 jaar bereikt willen hebben, zowel op professioneel gebied, als op andere levensgebieden? En over 3 jaar? En wat moet je dit jaar gaan doen om deze doelen te halen?