Op appstorm.net vind je veel informatie over dropbox. Niet alleen over de synchronisatie, maar ook over de verschillende mogelijkheden om dropbox te gebruiken.

Ik denk dat iedereen wel eens in de situatie zit dat je snel een tekst of een deel van een tekst moet schrijven, maar dat het je niet lukt. Je bent snel afgeleid en hebt geen concentratie. Het duurt dus even voordat die tekst er staat. En eigenlijk weet je het wel: gewoon beginnen en dan komt die tekst er. Maar het snel beginnen is dan net het probleem…Eigenlijk zou je een eigen coach, baas of begeleider moeten hebben, die je het steuntje in de rug geeft dat je nodig hebt. Zo’n steuntje in de rug is er: de website ‘write or die’.  Op de website geef je aan hoeveel woorden je wilt schrijven in elke tijd. Bijvoorbeeld 250 woorden in 25 minuten. Verder stel je de ‘waakfactor’  en de ‘irritatiefactor’ in. Hiermee geef je aan hoe snel de ‘waarschuwingen’ moeten starten en hoe vervelend deze waarschuwingen moeten zijn.

Wanneer je niet snel genoeg werkt begint je scherm te knipperen en begint er een irritant muziekje te spelen. Mij helpt het om snel ruwe teksten te schrijven, die ik daarna kan verbeteren. De uitdaging voor mij is om binnen de gestelde tijd een fatsoenlijke tekst te maken.

Het programma is vooral geschikt voor teksten die je niet vanuit informatie maakt, dus teksten die vanuit je hoofd op je scherm moeten komen. Wanneer je informatie moet nalezen en de informatie daaruit moet herformuleren dan begint het scherm al weer te knipperen.

Behalve de website is er ook een programmaatje dat je kunt kopen voor €10,-  (gemaakt in Adobe air, dus werkzaam in allerlei besturingssystemen).

Write or die kun je hier vinden.

Voor diegenen die worstelen met hun inbox en wel in zijn voor een spelletje is er nu oBoxer. Oboxer helpt je om je gmail box leeg te maken.  De bedoeling is om zoveel mogelijk punten te scoren met de verwerking van je mail. Je kunt punten scoren door mail te archiveren en door antwoord te geven.

Je kunt de tool gebruiken in Firefox en Chrome. Het sluit niet helemaal aan bij de ideeen van Merlin Mann, maar als je graag wat competitie hebt kan het je helpen om mail te verwerken.

Je kunt je hier registreren en de extensies downloaden.

Morning coffee opent de sites die je op bepaalde dagen geopend wil hebben automatisch, tegelijkertijd. Je kunt eenvoudig sites aan Morning coffee toevoegen. Je kunt instellen wanneer welke site geopend moet zijn: elke dag, elke weekdag, in het weekend, alleen op maandag, etc. Het rondje surfen aan het begin of einde van de dag wordt zo wel gemakkelijk.

Als je de add-on geinstalleerd heb dan zie je een icoontje (een koffiekopje) in je address bar. Door op het driehoekje naast het icoontje te klikken kun je sites toevoegen en verwijderen, of de frequentie veranderen

Wanneer je bijvoorbeeld vrij veel vragen krijgt op een gebied waarop je deskundig bent dan kun je een informatiepakketje maken, waarin een FAQ zit en een aantal documenten die de vrager behulpzaam kunnen zijn. Wanneer je hier ook nog een standaardmail bij maakt, scheelt je dat veel tijd. In die standaardmail kun je aangeven dat de vragensteller voor specifieke vragen die niet door de informatie beantwoord kunnen worden altijd bij je terug kan komen. Nog een stapje verder gaat het maken van een website of een wiki waarmee je de informatie toegankelijk maakt. Je hoeft de vragensteller dan alleen nog maar te verwijzen naar de site. Je kunt het adres van deze site ook opnemen in de ‘signature’ van je email. Een keer investeren in zo’n informatieset levert je daarna veel tijdwinst op.

Wanneer je gmail gebruikt is het mogelijk om dit proces nog verder te automatiseren. In gmail kun je gebruik maken van zogenaamde ‘canned responses’, van te voren klaar gezette berichten. Om dit mogelijk te maken moet je deze mogelijkheid wel inschakelen. Dit doe je door in gmail rechtsboven op instellingen te klikken en vervolgens voor lab te kiezen. Je krijgt dan een overzicht van allerlei aanpassingen van je gmail. Een van de mogelijkheden is standaardantwoorden. Kies deze mogelijkheid.

Vervolgens kun je je standaard antwoord klaarmaken. Onder de onderwerpregel heb je nu de mogelijkheid om een bericht als standaardantwoord op te slaan. Wanneer je vervolgens een filter maakt (bijvoorbeeld voor een bepaald emailadres of voor bepaalde sleutelwoorden), kun je de juiste persoon de juiste antwoorden sturen.

In mij volgende post zal ik nog enkele andere mogelijkheden aangeven om je werk her te gebruiken.

Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

Voor mij is mindmappen het voorbeeld van slim organiseren.  Het visualiseren van informatie maakt het mogelijk om sneller te werken. Tot voor kort gebruikte ik hiervoor Freemind, een open source programma, dat alle ‘basis dingen’ doet. Ja, er bestaan betere programma’s, zoals Imindmap van Tony Buzan, een van de grondleggers van de mindmapping techniek en Mindmanager van Mindjet. Vooral dit laatste pakket heeft allerlei toeters en bellen, maar daar betaal je dan ook ruim 300 euro voor. Je kunt met dit programma bijvoorbeeld je mindmap direct converteren in een projectplanning.

Vorige week wees iemand mij op het programma Freeplane. Freeplane is gebaseerd op Freemind en gemaakt door mensen die ook betrokken waren bij de ontwikkeling van Freemind, maar die ontevreden waren over de ontwikkelingssnelheid en technische ontwikkelingen.

Ik heb nu een tijdje met het programma gewerkt en ben er erg tevreden over. Het loopt veel soepeler. Daarnaast zijn er enkele functies toegevoegd (bijvoorbeeld instelbare functietoetsen) en veel functies sterk verbeterd (bijvoorbeeld filterfuncties).

Je kunt Freeplane hier downloaden.

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.

In Teuxdeux geeft aan wat je op een bepaalde dag wilt doen. Taken die nog niet af zijn schuiven automatisch door naar de volgende dag. Teuxdeux is niet flexibel. Het is niet mogelijk om andere lijsten aan te maken. Ook hier kun je geen labels en deadlines aan taken toevoegen. En ook wederkerende taken zijn niet op te nemen. Het is daarom ook niet te gebruiken als master takenlijst. Het is overigens de bedoeling van de makers om een sinpel en  intuïtief werkend programma te leveren en aan die doelstelling voldoen ze,

Een nadeel in de eerste versie van Teuxdeux was de onmogelijkheid om taken te verschuiven, nadat je ze hebt ingepland. De enige oplossing was aangeven dat je de taak hebt afgemaakt (‘doorstrepen’) en opnieuw inplannen. Dit is inmiddels opgelost. Taken zijn nu te verschuiven. Ook Teuxdeux is webbased en heeft hierdoor het grote nadeel dat het niet te gebruiken is wanneer je geen internetverbinding hebt. Maar misschien is dit voor jou geen nadeel, omdat je altijd internet hebt.

Teuxdeux heeft ook een aantal voordelen. Het grootste voordeel is wel dat taken die je niet afrond automatisch op je lijst van de volgende dag komen te staan. Deze taken hoef je dus niet te verplaatsen. Ook is het mogelijk om op datum te plannen. Een ander voordeel is de vormgeving. Teuxdeux ziet er mooi uit, bovendien ziet het er uit alsof je op papier werkt. Het heeft dezelfde look-and-feel als papier. Taken streep je door, er wordt gebruik gemaakt van een een zeer goed leesbaar lettertype. Waarom zou je dan geen papier gebruiken? Op papier wordt het vaak een kliederzootje met al die doorgestreepte en verschoven taken. In Teuxdeux blijft het netjes en overzichtelijk.

Erg goed van de makers van Teuxdeux is ook de snelheid waarmee er gereageerd is op verzoeken van gebruikers. De meeste kritiekpunten op de eerste versie zijn nu niet meer van toespassing. De makers geven wel aan niet aan alle verzoeken te willen voldoen: het programma moet simpel blijven.