Wanneer je bijvoorbeeld vrij veel vragen krijgt op een gebied waarop je deskundig bent dan kun je een informatiepakketje maken, waarin een FAQ zit en een aantal documenten die de vrager behulpzaam kunnen zijn. Wanneer je hier ook nog een standaardmail bij maakt, scheelt je dat veel tijd. In die standaardmail kun je aangeven dat de vragensteller voor specifieke vragen die niet door de informatie beantwoord kunnen worden altijd bij je terug kan komen. Nog een stapje verder gaat het maken van een website of een wiki waarmee je de informatie toegankelijk maakt. Je hoeft de vragensteller dan alleen nog maar te verwijzen naar de site. Je kunt het adres van deze site ook opnemen in de ‘signature’ van je email. Een keer investeren in zo’n informatieset levert je daarna veel tijdwinst op.

Wanneer je gmail gebruikt is het mogelijk om dit proces nog verder te automatiseren. In gmail kun je gebruik maken van zogenaamde ‘canned responses’, van te voren klaar gezette berichten. Om dit mogelijk te maken moet je deze mogelijkheid wel inschakelen. Dit doe je door in gmail rechtsboven op instellingen te klikken en vervolgens voor lab te kiezen. Je krijgt dan een overzicht van allerlei aanpassingen van je gmail. Een van de mogelijkheden is standaardantwoorden. Kies deze mogelijkheid.

Vervolgens kun je je standaard antwoord klaarmaken. Onder de onderwerpregel heb je nu de mogelijkheid om een bericht als standaardantwoord op te slaan. Wanneer je vervolgens een filter maakt (bijvoorbeeld voor een bepaald emailadres of voor bepaalde sleutelwoorden), kun je de juiste persoon de juiste antwoorden sturen.

In mij volgende post zal ik nog enkele andere mogelijkheden aangeven om je werk her te gebruiken.

Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

Voor mij is mindmappen het voorbeeld van slim organiseren.  Het visualiseren van informatie maakt het mogelijk om sneller te werken. Tot voor kort gebruikte ik hiervoor Freemind, een open source programma, dat alle ‘basis dingen’ doet. Ja, er bestaan betere programma’s, zoals Imindmap van Tony Buzan, een van de grondleggers van de mindmapping techniek en Mindmanager van Mindjet. Vooral dit laatste pakket heeft allerlei toeters en bellen, maar daar betaal je dan ook ruim 300 euro voor. Je kunt met dit programma bijvoorbeeld je mindmap direct converteren in een projectplanning.

Vorige week wees iemand mij op het programma Freeplane. Freeplane is gebaseerd op Freemind en gemaakt door mensen die ook betrokken waren bij de ontwikkeling van Freemind, maar die ontevreden waren over de ontwikkelingssnelheid en technische ontwikkelingen.

Ik heb nu een tijdje met het programma gewerkt en ben er erg tevreden over. Het loopt veel soepeler. Daarnaast zijn er enkele functies toegevoegd (bijvoorbeeld instelbare functietoetsen) en veel functies sterk verbeterd (bijvoorbeeld filterfuncties).

Je kunt Freeplane hier downloaden.

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.

In Teuxdeux geeft aan wat je op een bepaalde dag wilt doen. Taken die nog niet af zijn schuiven automatisch door naar de volgende dag. Teuxdeux is niet flexibel. Het is niet mogelijk om andere lijsten aan te maken. Ook hier kun je geen labels en deadlines aan taken toevoegen. En ook wederkerende taken zijn niet op te nemen. Het is daarom ook niet te gebruiken als master takenlijst. Het is overigens de bedoeling van de makers om een sinpel en  intuïtief werkend programma te leveren en aan die doelstelling voldoen ze,

Een nadeel in de eerste versie van Teuxdeux was de onmogelijkheid om taken te verschuiven, nadat je ze hebt ingepland. De enige oplossing was aangeven dat je de taak hebt afgemaakt (‘doorstrepen’) en opnieuw inplannen. Dit is inmiddels opgelost. Taken zijn nu te verschuiven. Ook Teuxdeux is webbased en heeft hierdoor het grote nadeel dat het niet te gebruiken is wanneer je geen internetverbinding hebt. Maar misschien is dit voor jou geen nadeel, omdat je altijd internet hebt.

Teuxdeux heeft ook een aantal voordelen. Het grootste voordeel is wel dat taken die je niet afrond automatisch op je lijst van de volgende dag komen te staan. Deze taken hoef je dus niet te verplaatsen. Ook is het mogelijk om op datum te plannen. Een ander voordeel is de vormgeving. Teuxdeux ziet er mooi uit, bovendien ziet het er uit alsof je op papier werkt. Het heeft dezelfde look-and-feel als papier. Taken streep je door, er wordt gebruik gemaakt van een een zeer goed leesbaar lettertype. Waarom zou je dan geen papier gebruiken? Op papier wordt het vaak een kliederzootje met al die doorgestreepte en verschoven taken. In Teuxdeux blijft het netjes en overzichtelijk.

Erg goed van de makers van Teuxdeux is ook de snelheid waarmee er gereageerd is op verzoeken van gebruikers. De meeste kritiekpunten op de eerste versie zijn nu niet meer van toespassing. De makers geven wel aan niet aan alle verzoeken te willen voldoen: het programma moet simpel blijven.

Forcedo is gemaakt om je taken binnen een bepaalde tijd af te krijgen. In forcedo kun je je eigen lijsten samenstellen. Ik heb ervoor gekozen om met 8 lijsten te werken, maandag tot en met zondag en een lijst met ‘toekomst taken’. Forcedo is flexibel, je zou het ook kunnen gebruiken om te werken met GTD (Getting things done). Een nieuwe taak is eenvoudig aan een lijst toe te voegen. Iedere taak is ook eenvoudig te verplaatsen naar een andere lijst. Een taak voorzie je van de tijd die je denkt nodig te hebben om de taak af te maken. Als je de taak gaat uitvoeren start je de taak (of beter gezegd je start automatisch een timer). De bedoeling is om je taak binnen de gestelde tijd af te krijgen. Voor mij werkt dit plezierig, ik wil de taak dan ook binnen die tijd afkrijgen. Bovendien krijg ik hierdoor beter inzicht in de benodigde tijd: klopt die tijd die ik voor die taak plan eigenlijk wel?

In de tijd dat ik dit programma heb gebruikt heb ik het echt gewaardeerd. Het is flexibel en ik hou ervan om te proberen de taak binnen de gestelde tijd af te maken. Het programma heeft ook een paar nadelen: allereerst is het webbased. Op het moment dat ik dit schrijf zit ik in een vakantiehuisje met een slechte internetverbinding, die continu uitvalt: ik kan het programma dus niet gebruiken. Het tweede nadeel vind ik dat het minder geschikt is om als master takenlijst te gebruiken. Binnen een aangemaakte lijst zijn geen labels toe te voegen, geen deadlines, geen wederkerende taken, etc. Je hebt dus een aparte takenlijst nodig. In ieder geval heb ik een aparte takenlijst nodig. Doordat ik veel verschillende rollen heb, heb ik ook veel (verschillende) taken. Hiervoor heb ik een verzamellijst nodig, waar over het algemeen meer dan 100 taken op staan. Het programma is dus zeer goed te gebruiken wanneer je je weekplanning maakt of wanneer je niet teveel taken hebt.

1. Je hebt niet altijd een goede  internetverbinding: hoewel mobiel internet steeds beter, sneller en goedkoper wordt, heeft niet iedereen op elk moment een snelle internet verbinding. Als je zonder internetverbinding zit kun je meestal niet bij je gegevens. De meeste sites hebben geen offline mogelijkheden. Ik reis regelmatig met de trein en heb onderweg nog wel eens last van het weg vallen van de verbinding.
2. Lang niet alle mobiele internet apparaten hebben prettige schermen, vaak te klein en niet altijd goed leesbaar. Overzicht krijgen over je takenlijst is niet gemakkelijk. Ook gaat snel bladeren in een papieren agenda sneller dan in een digitale agenda. En snel aantekeningen maken lukt nog minder goed.
3. Mensen kunnen al niet goed multitasken, mobiele telefoons kunnen dit nog minder goed. Moet je eerst iemand op de luidspreker zetten om in je agenda te kunnen zoeken (als je telefoon dit al tegelijkertijd kan doen). Heb je nog hulpmiddelen nodig om zaken op te schrijven of moet je later je agenda nog controleren.
4. Het werkt lekkerder op papier. Het doorstrepen van taken geeft een lekker gevoel, om de een of andere reden geeft het een fijner gevoel dan digitaal een klikje te geven. Het uitwerken van taken op papier helpt je beter te denken  en wat surfend op internet blijk ik daar niet de enige in te zijn.
5. Je kunt heel goed een eigen stijl hanteren in je hulpmiddelen. Wil je een dure stijlvolle vulpen? Het kan. Wil je een paarse leren map omdat die bij je bril kleurt, die zijn te  vinden.  Kies je voor een plastic mapje, het kan. Wil je laten zien hoe duurzaam je bent? Ook daar zijn mooie accessoires te vinden.
6. Papieren systemen kunnen altijd in het zicht liggen. Hoeveel schermen je ook open hebt, een blik opzij en je kunt weer in een oogopslag zien wat je moet doen en wanneer je dat kunt doen.
7. De belangrijkste aspecten van mijn werk zijn denken, lezen, schrijven en praten. Voor het denken en plannen wil ik liever geen PC gebruiken, werkend met een PC ben ik meestal veel sneller afgeleid. Ik gebruik mijn papieren systeem alleen om mijn werkvoorraad en notities bij te houden.  En mijn planning te maken, zowel de lange termijn planning (wat wil ik dit jaar en de volgende jaren), als de korte termijn planning (wat doe ik morgen en volgende week). Bij het uitwerken van deze zaken gebruik ik wel graag een pc, dat vergroot mijn productiviteit.
8. Top-of- mind-awareness:  mooie marketingterm voor het  in gedachten hebben van het product of dienst. Digitale systemen kun je makkelijk negeren, niet inloggen is niet in het zicht. Mijn agenda, takenlijst en notitieboek zie ik minimaal een aantal keren per dag. Al is het alleen maar wanneer ik mijn tas open en dicht doe. Negeren is een stuk lastiger.

Het proces dat onder de Pomodoro techniek ligt bestaat uit een aantal fasen (planning, trackin, recording, processing, visualizing) waarmee je . ‘s Ochtends (0f de avond ervoor) plan je wat je wilt gaan doen. Gedurende de hele dag registreer je wat je hebt gedaan, hoeveel pomodoro’s je hebt gewerkt en hoe vaak je bent afgeleid. Aan het einde van de dag maak je hier een overzichtelijk staatje van en analyseer je je dag. Waar zijn nog verbeteringen door te voeren?

De kern van de techniek is het werken met een timer, de pomodoro. De pomodoro staat ook voor een eenheid: de eenheid van een aantal minuten ongestoord achter elkaar doorwerken. De traditionele pomodoro duurt 30 minuten, 25 minuten gevolgd door een korte pauze van 5 minuten (en niet langer). Na vier pomodoro’s neem je een break van 15 tot 30 minuten. Daarna begin je een nieuwe sessie. Een heel blok duurt dus 2 uur en 25 minuten.

Je start dus met een ingevuld planningsformulier, zet de timer en gaat aan de slag. De bedoeling is dat je 25 minuten aangesloten werkt aan de eerste taak. Je dus niet af laat leiden door mail, telefoon en andere zaken. De timer stel je zo op dat je hem goed kunt zien, dit bevordert het gevoel van tijdurgentie. In principe telt een onderbroken pomodoro niet mee.

Ik zondig zelf tegen deze regel. Een aantal keren per week werk in de trein. De treinreis duurt 45 minuten, niet genoeg voor twee eenheden dus. Maar als ik goed door werk noteer ik in totaal drie eenheden (voor de heen en terugreis samen dus). In de trein kan ik trouwens opvallend goed werken, ik wordt ondanks allerlei geluiden maar beperkt afgeleid en met een zacht muziekje op wordt ik helemaal niet afgeleid. Ik ben ‘s avonds daardoor al een paar keer te laat geweest met uitstappen.

Wanneer de timer een signaal geeft, stop je met werken en neemt de pauze van een paar minuten. De pauze zorgt ervoor dat je even afstand kunt nemen van je taak. Omdat je afstand wilt nemen van je taak is het niet goed om iets te doen wat mentaal inspannend is. ontspan dus wat, droom weeg, loop wat even heen en weer en drink wat. Thuis kan ik in vijf minuten van mijn werkkamer op zolder naar beneden gaan, het espressoapparaat op laten warmen en een kop koffie maken (het is niet het snelste apparaat). Na maximaal 5 minuten ga je weer aan de slag. Timer instellen en starten maar. Wanneer je echt onderbroken wordt, dan start je gewoon opnieuw. Die pomodoro (eenheid) telt niet mee.

In de langere pauze kun je een aantal dingen doen. Het is slim om de pauzes in ieder geval te gebruiken om even wat te eten en te drinken. Maar je kunt ook wat gaan lezen, een wandeling maken, wat telefoontjes plegen, je mail afhandelen, etc. Zelf kies ik er vaak voor om echt te pauzeren, dus wat te eten, wat te lezen, of een wandelingetje te maken. Dit verfrist en zorgt ervoor dat ik fullspeed verder kan gaan.

Het is begin december de winkels liggen weer vol met agenda’s. Toch gek dat er nog steeds zoveel agenda’s te koop worden aangeboden, terwijl je je afspraken steeds makkelijker digitaal kunt bijhouden. Zou die markt, net als de markt voor briefpost, ook inzakken? Of willen veel mensen nog steeds liever een ‘boekje’?

Het digitaal bijhouden van je afspraken heeft een groot aantal voordelen: afspraken zijn makkelijk te verzetten, herhaalde afspraken zijn gemakkelijk in te plannen en je kunt gemakkelijk op bijvoorbeeld namen zoeken.  Ook kun je agenda’s delenen  je kunt gemakkelijk een gezamenlijke afspraak plannen. Nogal wat voordelen dus.

Even googlen levert op dat er veel mensen worstelen met het antwoord op de vraag ‘digitaal of analoog’ agendabeheer. De keuzes die gemaakt worden verschillen nogal: van compleet analoog (kijk bijvoorbeeld naar diy-planner.com, waar mensen hun eigen systeem ontwikkelen), via hybride systemen (dat betekent dus dubbel bijhouden) tot helemaal digitaal (alles bijvoorbeeld via de Balackberry, Iphone of Nokia). Volledig digitaal heeft dus veel voordelen.

Maar toch …

Ik mis het overzicht, het even makkelijk kunnen bladeren, het in een oogopslag kunnen zien waar een afspraak te plannen is.  ik mis het dimdammen met een aantal mensen: ‘Kun je dan, ja maar tot half drie.  Zullen we dan maandag om drie uur. ., etc.

Gisteren werd ik gebeld of ik op een bepaald moment bij een bespreking aanwezig kon zijn. Tja en dan moet je het antwoord even schuldig blijven.. want bellen en kijken gaat lastig samen.

Ik heb mijn Moleskine agenda maar weer te voorschijn gehaald. Het afgelopen half jaar heb ik geprobeerd om volledig digitaal mijn agenda te beheren. Ik kies nu voor een hybride systeem en heb een nieuwe rode Ciak besteld. Ik kan mijn Google calendar dus weer gaan overschrijven.

]]> http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/systeem/agendas/feed/ 0 http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/quickwins/je-whiteboard-of-je-flappen-overschrijven-dacht-het-niet/ http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/quickwins/je-whiteboard-of-je-flappen-overschrijven-dacht-het-niet/#comments Sat, 05 Dec 2009 23:23:49 +0000 Petra http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/?p=127 De vergadering is afgelopen, maar je whiteboard staat nog vol met aantekeningen. Je hebt een themadag gehad en je hebt een paar flipover vellen vol met aantekeningen. Die moeten dus uitgewerkt worden.. Een vervelende klus na een creatieve en productieve dag. Een klus waar je waarschijnlijk geen zin in hebt en die tijd kost.

Tenminste dat was een tijd geleden zo. Nu zijn er handige programma’s waarmee eenvoudig een foto kunt maken met je mobiele telefoon en deze opslaan en in andere programma’s gebruiken. Twee diensten; Evernote en Qipit kunnen deze afbeeldingen opslaan, verzenden en zelfs de  tekst doorzoeken.

Evernote is een zeer populair gratis programma (ten minste de basisversie), waarmee je een scala van informatievormen kunt opslaan, bewerken  en terugvinden. Evernote kan werken met gegevens van webpagina’s, geluidsopnamen, teksten en je kunt er gewoon notities meemaken. Ook kun je foto’sgemaakt met een digitale camere of  met een een mobiele telefoon gemakkelijk naar je account overbrengen. Je krijgt een emailadres waar naar je je foto kunt mailen.

Evernote herkent teksten en zelfs handgeschreven zaken. De aantekeningen op je whiteboard of aantekeningen die je op een kladje hebt gemaakt zijn op inhoud doorzoekbaar. Voor diverse telefoons zijn er applicaties te downloaden waarmee het proces nog eenvoudiger is, helaas nog niet voor de Nokia E71. Maar ook zonder toegepaste appliciatie is het goed te gebruiken.

Een groot voordeel van Evernote is dat het lokaal en webbased werkt. Ook zonder internet verbinding kun je je ideeen vastleggen. Wanneer je een internet verbinding hebt kun je synchroniseren. Zo kun je bijvoorbeeld gemakkelijk over materiaal op je notebook en je desktop pc beschikken.

Een andere service die je kan helpen om je aantekingen te verwerken is Qipit. Bij Qipit email je het snapshot dat je gemaakt hebt. Qipit maakt gebruik van OCR (tekstherkenning)  en mailt je een pdf bestand van de foto terug. Qipit kan de bestanden ook faxen (nederlandse nummers?).

Natuurlijk is het zo dat kwalitatief goede foto’s beter te lezen zijn. Op de Qipit site kun je zien wat er met jouwcamera mogelijk is, kijk hiervoor op deze pagina. fhankelijk van de resolutie van je camera geeft Qipit aan of dan foto’s van whiteboards, handgeschreven documenten, of geprinte documenten kunt laten verwerken.. Met een iphone kun je bijvoorbeeld geen geprinte documenten verwerken, maar wel afbeeldingen van whiteboards en handgeschreven documenten.

Dat ziet er dan zo uit: