Entries Tagged 'tools' ↓

Een van de moeilijke aspecten van het werken (en leven) tegenwoordig is om overzicht te houden op alle dingen waarmee je bezig bent. In het verleden gebruikten veel mensen hiervoor een filofax of een variant hierop, maar wanneer je bijna hele dagen online bent is het slim om te werken met een digitaal personal dashboard, waarin je alle aspecten uit je leven kunt overzien, dus niet alleen je werk. Je kunt verschillende programma’s gebruiken om zo’n dashboard te maken, je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van Netvibes, Pageflakes, iGoogle. Een voordeel is dat je alle tools dan bij de hand hebt. Een nadeel is dat je eigenlijk geen visueel overzicht hebt van de zaken waarmee je bezig bent. Veel geschikter voor het maken van zo’n personal dashboard is een eenvoudige mindmap.

Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

Wanneer ik ideeën uitwerk of veel informatie moet verwerken maak ik graag gebruik van een mindmap.En hoewel je mindmaps prima met een vel papier en wat stiften kunt maken, geef ik er de voorkeur aan om mindmaps te maken met hiervoor ontwikkelde software. Niet alleen is het gemakkelijk om je mindmap aan te passen (bijvoorbeeld een onderwerp onder een andere knoop plaatsen), ook kun je je mindmap gemakkelijk exporteren naar een grafisch bestand (en zo in bijvoorbeeld een tekstbestand of een powerpointpresentatie plaatsen), een webpagina of een pdf-bestand, zodat je de mindmap gemakkelijk kunt delen met anderen. Continue reading →

Bijna iedereen heeft routines. Van de meeste ben je je niet bewust, die heb je afgelopen jaren aangeleerd. Soms is dat aanleren bewust gegaan, andere routines heb je je onbewust eigen gemaakt. Een voorbeeld van zo’n aangeleerde routine is de volgorde waarin je ’s ochtends – misschien nog slaapdronken-  opstaat en de dingen doet die je moet doen totdat je aan het werk gaat. Heel vaak zit hier een vaste volgorde in. Mensen die erg gehecht zijn Continue reading →

In de vorige post heb ik Forcedo behandeld, in deze behandel ik Teuxdeux. Teuxdeux bestaat nog niet zo lang en is een simpel, mooi en goed werkend programma. In eerste instantie miste ik nog een paar opties. Maar inmiddels is het programma aangepast en voldoet het in ieder geval aan mijn wensen.

In Teuxdeux geeft aan wat je op een bepaalde dag wilt doen. Taken die nog niet af zijn schuiven automatisch door naar Continue reading →

Ik heb de afgelopen tijd twee programma’s getest die je kunt gebruiken om je taken te beheren en te plannen, namelijk Forcedo en Teuxdeux. Beide programma’s zijn in mijn ogen minder geschikt om als mastertakenlijst te gebruiken, maar wel zeer geschikt om je week te plannen. In deze post behandel ik Forcedo,  in de volgende Teuxdeux.

Forcedo is Continue reading →

Er zijn ontzettend veel programma’s en websites die je helpen om productiever te zijn, denk aan Remember the Milk, Teuxdeux, Forcedo, Toodledo. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Toch geef ik uiteindelijk de voorkeur aan papier en een mooie pen. Uiteindelijk maakt het niet uit of je een papieren of een digitaal systeem hebt: het is niet de bedoeling om je leven in een productiviteitssysteem te stoppen, maar een systeem moet je helpen om het leven dat je wil leven makkelijker te maken. Het is dus handig om een systeem te kiezen wat bij je past. Maar toch, 8 redenen waarom ik de voorkeur geef aan een papieren systeem: Continue reading →

In de vorige post over de pomodoro techniek heb ik al aangekondigd dat ik meer in zal gaan op de manier van werken met deze techniek.

Het proces dat onder de Pomodoro techniek ligt bestaat uit een aantal fasen (planning, trackin, recording, processing, visualizing) waarmee je . ’s Ochtends (0f de avond ervoor) plan je wat je wilt gaan doen. Gedurende de hele dag registreer je wat je hebt gedaan, hoeveel pomodoro’s je hebt gewerkt en hoe vaak je bent afgeleid. Aan het einde van de dag maak je hier een overzichtelijk staatje van en analyseer je je dag. Waar zijn nog verbeteringen door te voeren? Continue reading →

Het is begin december de winkels liggen weer vol met agenda’s. Toch gek dat er nog steeds zoveel agenda’s te koop worden aangeboden, terwijl je je afspraken steeds makkelijker digitaal kunt bijhouden. Zou die markt, net als de markt voor briefpost, ook inzakken? Of willen veel mensen nog steeds liever een ‘boekje’? Continue reading →

De vergadering is afgelopen, maar je whiteboard staat nog vol met aantekeningen. Je hebt een themadag gehad en je hebt een paar flipover vellen vol met aantekeningen. Die moeten dus uitgewerkt worden.. Een vervelende klus na een creatieve en productieve dag. Een klus waar je waarschijnlijk geen zin in hebt en die tijd kost.

Tenminste dat was een tijd geleden zo. Nu zijn er handige programma’s waarmee eenvoudig een foto kunt maken met je mobiele telefoon en deze opslaan en in andere programma’s gebruiken. Twee diensten; Evernote en Qipit kunnen deze afbeeldingen opslaan, verzenden en zelfs de  tekst doorzoeken. Continue reading →

Mijn moeder verzuchtte vroeger al vaak dat ik mijn hoofd zou vergeten als dat niet vast zou zitten. Ik was een dromerig kind, was vaak in gedachten en las best veel. Dingen niet vergeten was soms een moeilijke opgave. Regelmatig kwam ik met halve sport uitrustingen thuis, vergat afspraken en wist niet meer waar ik voorwerpen had neergelegd. Nu heb ik soms nog momenten waarop ik wat warhoofdig ben en waarop ik mijn uiterste best moet doen om niets te vergeten en om een beetje normaal te functioneren. Hieronder Continue reading →