Het 80/20 principe geeft aan dat sommige elementen (klanten, taken) meer opleveren dan andere.  Het is daarom belangrijk om te bepalen welke elementen voor jou meer opleveren.

De 80/20 regel kun je ook toepassen op je eigen werk: je succes wordt bepaald door een aantal taken (ongeveer 20% van je taken) goed uit te voeren. De andere taken zijn minder belangrijk voor je resultaat.

Om te bepalen wat nu je belangrijkste taken zijn is het nodig om al je taken inzichtelijk te hebben. Hou een dagelijks tijdsoverzicht gedurende een week bij: waar besteed je al je tijd aan? Probeer dit wel in een ‘normale’ week te doen, anders zegt het overzicht niet zoveel. Noteer gedurende een week alle taken die je uitvoert en de start- en stoptijdstippen. Zo krijg je een overzicht van je tijdsbesteding. Voeg, als je veel verschillende, kleine taken hebt, deze samen in een paar categorieën. Bepaal vervolgens of deze categorieën een bijdrage leveren aan je werk, aan je ontspanning, aan je gezondheid en aan je persoonlijke ontwikkeling. Omdat je nooit alle taken kunt uitvoeren die je wilt uitvoeren moet je keuzes maken. Kies de 20% die je het meeste resultaat opleveren en focus je op deze taken. Als je tijd over hebt kun je je op andere taken richten.

De 80/20 regel kun je ook op andere gebieden toepassen. Wanneer je bijvoorbeeld een zelfstandige bent, of verantwoordelijk bent voor de werkprocessen binnen je afdeling dan kun je kijken of je de (werk)processen kunt optimaliseren. Je kijk dan naar welke taken het meeste resultaat opleveren. Deze taken hebben de hoogste prioriteit. De andere taken moet je minder energie aan besteden. Soms moet je ze wel uitvoeren omdat het nu eenmaal tot je werk behoort of omdat anderen dat van je verwachten.

Wat zijn de twee taken die jou het meest opleveren? En welke twee taken leveren je het minste op? Hoe kun je je processen verbeteren?

1. Passwords: natuurlijk kun je gebruik maken van passwordmanagers zoals Keepass, Roboform en Password Safe, je kunt al je passwords in een document in Googledocs zetten, of je kunt gebruik maken van een standaardpassword (dat is niet de meest veilige oplossing), maar er is ook een handig trucje om passwords te genereren die wel uniek zijn, maar toch gemakkelijk te zijn onthouden. Je maakt dan voor iedere site of toepassing een wachtwoord aan dat gedeeltelijk standaard is en daarnaast uit een flexibel deel bestaat. Steeds vaker worden sterke wachtwoorden van 8 tot 15 karakters gevraagd voor toepassingen. Zo’n sterk wachtwoord is een combinatie van kleine letters, hoofdletters, cijfers en andere karakters. Bijvoorbeeld &78ralB . Dit vul je dan aan met een flexibel deel, bijvoorbeeld de eerste drie letters van de site of de toepassing. Het wachtwoord voor dit blog zou dan aangevuld kunnen worden met sli (je hoeft het niet te proberen, ik heb een ander wachtwoord). Het complete wachtwoord  is dan: &78ralBsli. voor gmail wordt dit wachtwoord dan: &78ralBgma.
2. Ons geheugen is geweldig, we kunnen enorm veel verschillende zaken (inclusief details) onthouden, het is alleen vervelend dat we de dingen die we moeten onthouden niet altijd op de juiste momenten kunnen oproepen. Tijdens een vergadering denk je aan de boodschappen, in de supermarkt aangekomen ben je vergeten wat je allemaal mee moet nemen. Thuis werkt dit niet veel anders. Ben je de hele avond druk bezig geweest met een presentatie en vergeet je de volgende dag je us stick mee te nemen. Wanneer je de volgende dag iets mee moet nemen, wat je echt niet moet vergeten dan zijn er een aantal beproefde technieken: leg het op de deurmat of hang het aan de deurknop. Knap wanneer je het dan toch nog weet te vergeten. Wel onmiddellijk klaarleggen wanneer je er aan denkt, anders vergeet je het alsnog.
3. Een bekend trucje om geen zaken te vergeten als je ergens anders bent: leg je fiets- of autosleutel erbij. Je kunt zonder die sleutels niet weggaan. Wanneer je sleutel pakt, neem je automatisch ook je andere zaken mee. Zo kom je niet meer zonder telefoon of portemonnee thuis.

1. Zet elk geluid uit.
2. Zorg dat je werkplek gestructureerd en georganiseerd is.
3. Stel jezelf duidelijke kortetermijn, middellangetermijn doelen en langetermijndoelen (deze moeten zoveel mogelijk op elkaar afgestemd zijn)
4. Werk met een timer. Zet deze timer een bepaalde periode, bijvoorbeeld 45 minuten, maak 5 minuten lang de losse eindjes af. Neem 10 minuten pauze waarin je wat beweegt en zet de timer opnieuw.
5. Zorg ervoor dat je geestelijk en lichamelijk fit wordt en blijft. Hoe gezonder je bent, hoe beter je je kunt concentreren. Dit gaat niet alleen op voor je lichamelijke gezondheid, maar ook voor je geestelijke gezondheid. Problemen vragen ‘denktijd’, deze tijd en energie kun je niet aan andere zaken besteden. Los problemen (als het kan, niet alles heb je onder controle), zo snel mogelijk op
6. Wordt je bewust van de mate waarin je gefocust kunt werken. Wanneer kun je super gefocust werken? Wanneer juist niet? Is dit afhankelijk van omstandigheden? Het tijdstip? Het soort taken? Breek vervolgens door je blokkades heen. Soms moet je uit de zone stappen waarin je je het lekkerst voelt. Zo bereik je nieuwe niveaus. Gebruik waar nodig ook technieken (brainstormtechnieken, creatief probleemoplossen)
7. Zet je tijdslimiet. Onlangs vertelde iemand die zich slecht kon concentreren, dat hij ergens met zijn laptop gaat zitten werken, met een volle batterij, maar zonder netsnoer. Zijn klus moet af zijn voordat de stroom op is. Voor hem werkte deze tijdslimiet perfect.
8. Hou er rekening mee, dat we het scherpst zijn en het meest gefocust kunnen werken wanneer we voldoende pauzes tussendoor nemen. Je concentratieboog is beperkt. Werk daarom iedere dag aan taken die verschillen voor wat betreft de gevraagde inspanning. Wissel makkelijke taken af met moeilijke en saaie met spannende.
9. ‘Schneiden Sie die Elefanten in Scheiben (ein ganzer ist unverdaulich)’.Verdeel grote taken in kleinere taken. Een grote taak is veel te groot om je op te focussen, bij een kleine taak gaat dit makkelijker. Bij projectmatig werken wordt er gebruik gemaakt van dit principe.
10. Blijf geduldig. Leer je concentratie te vergroten, dit is te trainen, maar kost wat tijd. In het begin zal je vaak terugvallen, later zal dat beter gaan.

Heb je nog meer tips om je beter te concentreren? Laat dan een berichtje achter,

Geen probleem, even op Emule gekeken en het programma gedownload  (ja, ja, ik weet het, het mag niet). Omdat er meer liefhebbers van het programma waren en de download redelijk omvangrijk was, duurde het downloaden een paar dagen. Die dagen heb ik hard gewerkt en veel bestanden aangemaakt.

Je raad het waarschijnlijk al: de download was besmet met een virus. Het gevolg was dat mijn pc het niet meer deed. Wat ik ook probeerde, het apparaat was niet meer aan de praat te krijgen. Ik kon nog maar een ding doen: de pc formatteren en alles weer opnieuw te installeren. Ik had de oude backup nog maar miste dus mijn meest recente bestanden. In totaal koste deze crash mij meer dan 40 uur (het werk dat verloren ben en het werk aan de pc. Kostbare tijd!

Hier kwam nog bij dat ik vlak daarna mijn usb stick, met hierop bijna 4gb aan bestanden ben kwijtgeraakt. Het beroerde hierbij was dat mijn laatste backup van deze stick eind november was gemaakt. Een deel van de bestanden die ik hierna heb gemaakt ben ik gewoon kwijtgeraakt (een ander deel gelukkig niet, omdat ik deze naar anderen of mijzelf gemaild had). Het verlies van de usbstick is om twee redenen erg vervelend. Allereerst ben ik veel gegevens kwijt, maar daar komt nog bij dat het goed mogelijk is dat deze usbstick in de handen van iemand anders is gekomen. Bestanden die privé zijn, er staan geen gegevens op waar je rode oren van krijgt, maar mijn werk, mijn ambities, mijn sportgegevens en nog veel meer dingen staan erop.

Voorkom dus dataverlies!!!!  In de volgende post ga ik op wat mogelijkheden in, om je gegevens te beveiligen.

Het voorjaar komt er nog niet echt aan, maar misschien heb je, net als ik, de eerste voorjaarskriebels op zo’n zonnige dag als vandaag. Vroeger werd het hele huis in het voorjaar schoongemaakt. Dan werd niet alleen de stofzuiger gepakt, maar alles werd gewassen, geklopt en geboend. Zo ver gaan we niet, maar hier wat tips om je werkkamer op te ruimen.

1. Maak een afspraak met jezelf. Als je alleen maar hoopt dat je er deze week tijd voor hebt, gaat het waarschijnlijk niet lukken. Zet de afspraak in je agenda en hou je er aan. Lukt het niet tijdens je gewone werkuren, blijf dan een keer wat langer.
2. Gebruik de juiste hulpmiddelen. Denk aan afvalbakken, bakken voor het sorteren, ordners. Maar pak ook je to-do lijst en je agenda erbij. Veel zaken kun je opbergen of weggooien nadat je enkele details hebt genoteerd.
3. Sorteer al je spullen. Maak stapeltjes: zaken die je moet filen, zaken die je moet teruggeven,  zaken die je moet weggooien. Vaak kun je meer weggooien dan je denkt. Als een secretaresse alles bewaart, of wanneer je de zaken ook digitaal hebt, moet je dan het papier ook nog bewaren? En zo ja, hoe lang dan? Berg vervolgens alles op de plek waar het thuis hoort. File je zaken op de juiste volgorde, werk systemen bij en vernietig wat noodzakelijk is.
4. Verwijder alle andere dingen,van je bureau, kasten en vensterbank (zoals pennen, nietmachine, perferator, gadgets, telefoon, monitor, etc).
5. Maak alles goed schoon. Poets ook goed op die plekken waar de schoonmaakster niet komt (dus op die plekken waar altijd papier ligt, boven op je kast, de vensterbank). Schrik niet vande kleur van het schoonmaakwater! Het schoonmaken geeft ook het gevoel van een nieuwe start. In de Allerhande van deze maand (je weet wel dat gratis blaadje van ‘s-lands grootste kruidenier) staan nog een aantal schoonmaaktips.
6. Vervang alle zaken die kapot zijn of lastig om mee te werken. Die perforator waar het papier in blijft hangen kost alleen maar tijd!
7. Zet alles weer op de plaats terug. Maar alleen de zaken die je dagelijks gebruikt horen op je bureau te staan. Hoewel, een heel  leeg bureau geeft ook wel een kick.
8. Gooi je afval weg. Laat het niet een paar dagen op je kamer staan. Zorg dus voor voldoende afvalbakken en zakken.

Maar is thuiswerken wel zo slim? Is het effectief? In ieder geval niet voor iedereen. Als je thuis moet werken aan de keukentafel en de rest van je gezin stoort je continu dan kun je wellicht beter naar je werk toe gaan. Hieronder volgen 7 tips om thuis effectief aan de slag te gaan.

1. Zorg ervoor dat je een goede werkplek hebt. Welke ruimte is je thuiskantoor?  Kan iedereen je daar storen? Het is belangrijk om te bepalen wat je thuiskantoor is. Als je al een werkkamer hebt, of nog een kamer over hebt is het makkelijk. Maar ook in loze hoeken (bijvoorbeeld op een grote overloop) kun je een werkplek maken. In de catalogus en op de site van Ikea staan voorbeelden om van een beperkte ruimte een werkplek te maken. Een vaste werkplek heeft de voorkeur boven het werken met je laptop aan de keukentafel. Op een vaste werkplek kun je spullen laten liggen. Je raakt niets kwijt tegen etenstijd. Oh ja, een goede werkplek is opgeruimd!
2. Ga slim om met je werkuren. Hoe je er mee omgaat is afhankelijk van je leefsituatie. Als je niet alleen woont en/of er anderen thuis zijn tijdens je thuiswerkuren is het slim om afspraken te maken over het wel of niet storen. En alhoewel je thuis vaak sneller door kunt werken moet je toch een aantal arbeidsuren maken. Begin op tijd te werken. Laat opstaan, koffiedrinken en de krant lezen zorgt ervoor dat je ‘s middags lang door moet werken. Vroeg beginnen maakt het mogelijk om vroeg te eindigen, of om bijvoorbeeld in je middagpauze te gaan sporten.
3. Maak voor familie en vrienden duidelijk dat thuis werken ook werken is en geen extra vrije dag. Visite is dus alleen welkom in de pauze of na je werk. Hou hier stevig aan vast. Als je in de verleiding komt om toch mee te gaan naar de stad of te gaan wandelen is het wellicht slim om de telefoon niet op te nemen en de deur bel gewoon te laten gaan (beide geluiden houden vrij snel op).
4. Bepaal voordat je begint wat je die dag af wil hebben. Wees daarbij realistisch. En als je het af hebt: beloon je zelf! Ga sporten, buiten een kop koffie drinken, etc. Een groot voordeel met werken op kantoor is dat je niet gestoord of beperkt gestoord wordt door collega’s, chef en  klanten. Waarschijnlijk ben je dus eerder klaar met je werk. Omdat je over het algemeen wat langer door kan werken is het slim om aan die klussen te werken die meer aandacht en concentratie vragen. De kleine regelklussen kun je morgen wel weer op kantoor doen.
5. Thuis werken en voor je kinderen zorgen gaat niet samen (tenzij die kinderen 12 zijn en de hele middag buiten spelen). Als je voor je kinderen gaat zorgen op je thuis dag prima, maar werk dan ‘s ochtends vroeg, of ‘s avonds laat.
6. Ga goed om met allerlei afleidingen. Zet je internetverbinding uit als je die niet gebruikt en maak bijvoorbeeld gebruik van boss. Werk zo’n 45 tot 50 minuten geconcentreerd door en neem dan een korte pauze. Drink wat, beweeg even, kijk even naar een leuke website en ga dan weer verder. Stop niet echt met werken, maar laat de concentratie even los!
7. Geniet van het thuis werken. Je hebt geen reistijd, kunt zelf bepalen wat je aantrekt. In je minipauze gooi je even een was in de machine. In de wintermaanden kun je sporten met daglicht, in de zomer kun je in de tuin of op het balkon lunchen. Maar dit kan alleen wanneer je voldoende discipline kunt opbrengen om je taken uit te voeren, op tijd te beginnen en op tijd te eindigen.

Werk jij met plezier thuis of ga je liever naar je kantoor?

De foto is afkomstig van Jason Brackins (Flickr)

Hoe voorkom je nu dat er veel ‘minuutjes’ van je gestolen worden? Zorg er allereerst voor dat je duidelijk maakt dat je niet te storen bent. Doe de deur dicht als het kan. Hang een kaartje niet storen aan de deur, zet een koptelefoon op en schakel je telefoon door. Kortom maak het zo onaantrekkelijk en moeilijk mogelijk om je te storen. Vraag je collega’s ook om je niet te storen. Maak duidelijk dat je aan een lastige klus zit te werken, die veel concentratie vraagt. 

In steeds meer bedrijven worden afspraken gemaakt over rustige werkuren. In deze uren mag je elkaar niet storen: niet bij elkaar binnen lopen, elkaar niet bellen en geen mail sturen, Bij en organisatieadviesbureau dat deze werkwijze hanteert, is er iedere ochtend zo’n uur. Voor de dan aanwezige consultants de manier om aan rapporten te werken en om aan de eigen administratie te werken.

Wat nu als je toch gestoord wordt, als iemand dat minuutje al begonnen is? Hou het dan zo kort mogelijk. Soms is er iets wat echt dringend is en tijd vraagt. Maak die inschatting zo snel mogelijk. Wanneer iemand tijd van je gebruikt voor iets dat niet dringend en belangrijk is: werk hem of haar dan zo snel mogelijk de deur uit. Sta op, loop mee naar de deur en wees niet te geïnteresseerd, blijf oppervlakkig vriendelijk en zeg dat het nu niet uitkomt. Dit laatste is voor sommige mensen het moeilijkste deel. Nee zeggen is niet altijd makkelijk, zeker niet wanneer je wordt gestoord door een invloedrijke senior.

En als je werk hebt, dat bestaat uit ‘storingen’ van bezoek (in- en extern) en telefoon? Probeer dan blokken te creëren waarin je ongestoord kan werken. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat jij op maandag van 8.00 uur tot 10:00 uur aan klussen werkt waarbij je niet gestoord kan worden en je collega op dinsdag. Je team is dan toch bereikbaar en het werk komt af.

]]> http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/quickwins/heb-je-even-een-minuutje-voor-me/feed/ 0