Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.

Early rising

In een vorige post heb ik beschreven dat het voordelen kan hebben om vroeg op te staan. Maar hoe wordt je nu een ‘early riser’. Toen ik vorige week om 6:30 uur in de trein zat kon ik mezelf een antwoord geven: een belangrijke afspraak erg vroeg plannen. Je kunt dan niet anders dan de wekker op half

zes te zetten. Maar de ochtenden dat je geen belangrijke bespreking hebt dan?

De clue is om direct je bed uit te gaan nadat je de wekker hebt gehoord, niet nog even blijven liggen dommelen. Dommelen lijkt erg aantrekkelijk, maar dat kwartiertje extra slaap dat je daardoor krijgt is niet zo goed van kwaliteit. Het is meer een halfslaap. Wanneer je dat kwartiertje slaap nog nodig hebt heb je niet voldoende geslapen.

Daarmee kom ik op het volgende punt: vroeg opstaan betekent ook op tijd naar bed gaan. Op dit punt gaat het bij mij meestal mis. Maar wil je om bijvoorbeeld half zes opstaan dan moet je (afhankelijk van je slaapbehoefte) toch wel rond tien uur – half elf gaan slapen. Mij lukt dat zelden. Ik ga graag nog even lezen of wat internetten en voordat ik het weet is het twaalf uur geweest. Erg veel doe ik dan niet meer.

Steve Pavlina, bekend om zijn publicaties over zelfontwikkeling geeft aan dat vroeg opstaan makkelijk te leren is. Maar je moet wel de juiste strategie hanteren. Er zijn eigenlijk twee manieren om te bepalen wanneer en hoe lang je moet slapen. De eerste: op een vast tijdstip naar bed gaan en op een vast tijdstip opstaan. Dit model gaat ervan uit dat je behoefte aan slaap iedere dag gelijk is. En dat is niet zo, de ene dag ben je vermoeider dan een andere dag. Het tweede model gaat ervan uit dat je lichaam aangeeft wanneer je uitgerust bent en dat je dus opstaat wanneer je uit jezelf wakker wordt. Uit ervaringen blijkt dat je op deze manier 10 tot 15 uur per week meer slaapt, dan wanneer je de wekker zet. Je kunt je afvragen of je lichaam dan het optimale aantal uren slaap aangeeft, of het maximale aantal. Pavlina geeft aan dat er een derde strategie is die beter werkt: op een vast tijdstip opstaan (7 dagen per week op hetzelfde tijdstip) en naar bed gaan wanneer je slaap hebt. Dit laatste tijdstip kan dus erg variëren. Wanneer je de avond ervoor te laat naar bed bent gegaan en te weinig hebt geslapen dan compenseert zich dat de dag erna wel: je bent dan de dag daarna vermoeider en gaat automatisch eerder naar bed.

Ok, de tijden zijn nu duidelijk. Nu het lastigste deel, het opstaan zelf, De kunst is om niet na te denken, maar direct naast je bed te gaan staan. Op het moment dat je opgestaan bent is het grootste leed geleden. Wanneer je gaat nadenken ga je afwegen waarom het aantrekkelijker is om te blijven liggen, waarom het beter is om nog even te slapen. Het nadenken moet je uitschakelen. Het vergt zelfdiscipline. In een volgende post ga ik hier op verder.

In de Pomodorotechniek wordt uitgegaan van een werk van 25 minuten, korte pauzes van 3 tot 5 minuten en een langere pauze van 15 tot 25 minuten. Maar is dat eigenlijk wel de ideale tijd?

Eigenlijk is er geen ideale werk- en pauzetijd aan te geven die voor iedereen gelijk is. De tijd die je werkt en pauzeert moet bij je passen.

Nu ik wat langer werk met de Pomodorotechniek kom ik er achter dat de ideale werktijd voor mij rond de 35 minuten ligt. Die tijd is overigens wel afhankelijk van hoe ik me voel en van mijn taken waar ik op dat moment mee bezig ben. Wanneer je je slecht kunt concentreren en pas begint met de Pomodorotechniek en/ of het werken met een timer, dan is 15 minuten voor jou misschien een hele goede prestatie. Voor werk waarbij de intensiteit niet zo hoog ligt is misschien een uur werk gevolgd door een korte pauze van een paar minuten zelfs wel haalbaar.

Het is in ieder geval goed om regelmatig pauzes te nemen. Veel mensen werken lang achter de pc en dat zorgt er voor dat je te lang in dezelfde houding zit te werken. Dit hoeft niet direct te leiden tot RSI klachten (tegenwoordig heten die klachten CANS), maar kan wel leiden tot een tijdelijke stijfheid.

De lengte van de pauze verschilt per persoon en per werksoort. Het is goed om te beseffen waarvoor de pauze dient die je neemt. Is het een pauze om je hoofd even leeg te maken, om te eten of om wat te ontspannen? De duur van je pauze is afhankelijk van het doel. Wanneer je met intensieve lees- en schrijftaken bezig bent dat kan een korte pauze je helpen om de werkspanning even te verminderen, daarna kun je weer verder. Als een pauze bedoeld is om te herstellen (een eindje te lopen of een powernap) dan zal die wat langer duren. Het is slim om een korte pauze niet te lang te laten duren, dan duurt het weer langer voordat je ‘in je werk zit’.

De kunst kunde is om een werkritme voor jezelf te vinden, waarin je lekker werkt en een optimaal resultaat kunt halen. Dit betekent voor mij dat ik ’s ochtends wat langer werk voordat ik een korte pauze neem (meestal 35 minuten) en ’s middags wat korter (meestal 25 minuten). De pauzes zijn even lang: 5 minuten voor een korte pauze en 25-30 minuten voor een lange pauze.

1. Je hebt niet altijd een goede  internetverbinding: hoewel mobiel internet steeds beter, sneller en goedkoper wordt, heeft niet iedereen op elk moment een snelle internet verbinding. Als je zonder internetverbinding zit kun je meestal niet bij je gegevens. De meeste sites hebben geen offline mogelijkheden. Ik reis regelmatig met de trein en heb onderweg nog wel eens last van het weg vallen van de verbinding.
2. Lang niet alle mobiele internet apparaten hebben prettige schermen, vaak te klein en niet altijd goed leesbaar. Overzicht krijgen over je takenlijst is niet gemakkelijk. Ook gaat snel bladeren in een papieren agenda sneller dan in een digitale agenda. En snel aantekeningen maken lukt nog minder goed.
3. Mensen kunnen al niet goed multitasken, mobiele telefoons kunnen dit nog minder goed. Moet je eerst iemand op de luidspreker zetten om in je agenda te kunnen zoeken (als je telefoon dit al tegelijkertijd kan doen). Heb je nog hulpmiddelen nodig om zaken op te schrijven of moet je later je agenda nog controleren.
4. Het werkt lekkerder op papier. Het doorstrepen van taken geeft een lekker gevoel, om de een of andere reden geeft het een fijner gevoel dan digitaal een klikje te geven. Het uitwerken van taken op papier helpt je beter te denken  en wat surfend op internet blijk ik daar niet de enige in te zijn.
5. Je kunt heel goed een eigen stijl hanteren in je hulpmiddelen. Wil je een dure stijlvolle vulpen? Het kan. Wil je een paarse leren map omdat die bij je bril kleurt, die zijn te  vinden.  Kies je voor een plastic mapje, het kan. Wil je laten zien hoe duurzaam je bent? Ook daar zijn mooie accessoires te vinden.
6. Papieren systemen kunnen altijd in het zicht liggen. Hoeveel schermen je ook open hebt, een blik opzij en je kunt weer in een oogopslag zien wat je moet doen en wanneer je dat kunt doen.
7. De belangrijkste aspecten van mijn werk zijn denken, lezen, schrijven en praten. Voor het denken en plannen wil ik liever geen PC gebruiken, werkend met een PC ben ik meestal veel sneller afgeleid. Ik gebruik mijn papieren systeem alleen om mijn werkvoorraad en notities bij te houden.  En mijn planning te maken, zowel de lange termijn planning (wat wil ik dit jaar en de volgende jaren), als de korte termijn planning (wat doe ik morgen en volgende week). Bij het uitwerken van deze zaken gebruik ik wel graag een pc, dat vergroot mijn productiviteit.
8. Top-of- mind-awareness:  mooie marketingterm voor het  in gedachten hebben van het product of dienst. Digitale systemen kun je makkelijk negeren, niet inloggen is niet in het zicht. Mijn agenda, takenlijst en notitieboek zie ik minimaal een aantal keren per dag. Al is het alleen maar wanneer ik mijn tas open en dicht doe. Negeren is een stuk lastiger.

De techniek helpt mij om mijn werk af te krijgen, dus veel werk te verzetten, maar de techniek helpt me ook om te pauzeren, dus minder hard te werken. En zorgt er voor dat ik niet te hard of te langzaam werk. Mijn energieniveau blijft hoger over de hele dag heen.

Heb ik dan niets te wensen? Jawel op dit moment lukt het me nog niet om voldoende tijd vrij te maken om elke dag in blokken te werken. Wanneer ik thuis werk gaat het prima, ik laat me dan niet afleiden, maar op mijn andere werkplek lukt het nog niet om me niet af te laten leiden, daar zijn ook veel meer verstoringen en heb ik veel afspraken, waar soms maar een beperkte ruimte tussen zit. Om me minder te laten afleiden werk ik steeds vaker met een koptelefoon op of zoek een lege ruimte.

Dit staat wel wat haaks op bereikbaarheid; ik probeer daar een midden in te vinden. Ook merk ik dat ik bij echt intensieve taken niet teveel blokken op een dag kan handelen,  vier blokken is het wel zo’n beetje en dan ook nog wat verspreid over de dag. Tussendoor ga ik dan wat sporten. Dat zijn dus 400 minuten waarin ik intensief werk, 6 uur en 40 minuten dus.

Wanneer je werk hebt waar veel solistisch schrijf, lees en denkwerk aan vastzit, is dit een ideale methode om structuur in je werken aan te brengen. Wanneer je veel afspraken en telefoontjes krijgt is de methode minder geschikt. Uiteraard wel voor die momenten waarop je met schrijf en leestaken bezig bent.

Het proces dat onder de Pomodoro techniek ligt bestaat uit een aantal fasen (planning, trackin, recording, processing, visualizing) waarmee je . ’s Ochtends (0f de avond ervoor) plan je wat je wilt gaan doen. Gedurende de hele dag registreer je wat je hebt gedaan, hoeveel pomodoro’s je hebt gewerkt en hoe vaak je bent afgeleid. Aan het einde van de dag maak je hier een overzichtelijk staatje van en analyseer je je dag. Waar zijn nog verbeteringen door te voeren?

De kern van de techniek is het werken met een timer, de pomodoro. De pomodoro staat ook voor een eenheid: de eenheid van een aantal minuten ongestoord achter elkaar doorwerken. De traditionele pomodoro duurt 30 minuten, 25 minuten gevolgd door een korte pauze van 5 minuten (en niet langer). Na vier pomodoro’s neem je een break van 15 tot 30 minuten. Daarna begin je een nieuwe sessie. Een heel blok duurt dus 2 uur en 25 minuten.

Je start dus met een ingevuld planningsformulier, zet de timer en gaat aan de slag. De bedoeling is dat je 25 minuten aangesloten werkt aan de eerste taak. Je dus niet af laat leiden door mail, telefoon en andere zaken. De timer stel je zo op dat je hem goed kunt zien, dit bevordert het gevoel van tijdurgentie. In principe telt een onderbroken pomodoro niet mee.

Ik zondig zelf tegen deze regel. Een aantal keren per week werk in de trein. De treinreis duurt 45 minuten, niet genoeg voor twee eenheden dus. Maar als ik goed door werk noteer ik in totaal drie eenheden (voor de heen en terugreis samen dus). In de trein kan ik trouwens opvallend goed werken, ik wordt ondanks allerlei geluiden maar beperkt afgeleid en met een zacht muziekje op wordt ik helemaal niet afgeleid. Ik ben ’s avonds daardoor al een paar keer te laat geweest met uitstappen.

Wanneer de timer een signaal geeft, stop je met werken en neemt de pauze van een paar minuten. De pauze zorgt ervoor dat je even afstand kunt nemen van je taak. Omdat je afstand wilt nemen van je taak is het niet goed om iets te doen wat mentaal inspannend is. ontspan dus wat, droom weeg, loop wat even heen en weer en drink wat. Thuis kan ik in vijf minuten van mijn werkkamer op zolder naar beneden gaan, het espressoapparaat op laten warmen en een kop koffie maken (het is niet het snelste apparaat). Na maximaal 5 minuten ga je weer aan de slag. Timer instellen en starten maar. Wanneer je echt onderbroken wordt, dan start je gewoon opnieuw. Die pomodoro (eenheid) telt niet mee.

In de langere pauze kun je een aantal dingen doen. Het is slim om de pauzes in ieder geval te gebruiken om even wat te eten en te drinken. Maar je kunt ook wat gaan lezen, een wandeling maken, wat telefoontjes plegen, je mail afhandelen, etc. Zelf kies ik er vaak voor om echt te pauzeren, dus wat te eten, wat te lezen, of een wandelingetje te maken. Dit verfrist en zorgt ervoor dat ik fullspeed verder kan gaan.

Heb ik een toverdrank gevonden? Zoiets als in Asterix en Obelix? Nee, het gaat hier om een simpele techniek.

De pomodoro tecniek is ontwikkelde door Francesco Cirillo, hij heeft deze methode ontwikkeld in zijn studietijd omdat hij niet erg productief was. Cirillo had vooral last van afleidingen en storingen en vond zichzelf weinig geconcentreerd en gemotiveerd. Hij maakte een weddenschap met zichzelf. Hij vroeg zich af of hij 10 minuten echt kon studeren. Om dit te controleren gebruikte hij een kookwekker in de vorm van een tomaat, een pomodoro. Het lukte hem in het begin niet om de 10 minuten vol te maken, maar na verloop van tijd lukte het wel. Cirillo merkte dat de kookwekker een sterk motiverend hulpmiddel was en is hier een systeem omheen gaan bouwen.

De pomodorotechiek is gebaseerd op het werken met deadlines. Iedereen kent het gevoel dat het moeten halen van een deadline (die je ook daadwerkelijk wil halen) je energie geeft en focus. Veel mensen stellen daarom zaken uit en moeten keihard werken om die deadline te halen. Een verstoring in deze fase kun je niet hebben. Als je dat gevoel nu eens zou kunnen overzetten naar reguliere dagelijkse taken. Wel de energie, maar niet de stress. Wel de focus, maar niet de angst voor een verstoring, waardoor je je deadline niet haalt.

De pomodoro techniek streeft nogal wat doelen na. Als deze allemaal gerealiseerd kunnen worden is het een ideale techniek om te realiseren wat je wil realiseren. Als doelen worden (hier wat vrij vertaald) genoemd:

• verbeteren van de focus en concentratie door het verminderen van interrupties;
• het beheersen van het gevoel dat de tijd je door de vingers glijdt.
• verhogen van je bewustzijn bij het nemen van beslissingen over je tijdsbesteding;
• het ondersteunt je in het realiseren van je doelen;
• versterken en constant houden van je motivatie;
• verbeteren van je werk- en studieprocessen;
• verbeteren van je zelfbeoordelingsproces (over je productiviteit), zowel voor de kwaliteit als de kwantiteit;
• het verbeteren van je vasthoudendheid in lastige en complexe situaties.

De techniek is gebaseerd op drie aannames:

1. Een andere beleving van tijd: niet langer gericht op worden (toekomst), maar op zijn (heden), dit verminderd je angst en vergroot je persoonlijke effectiviteit;
2. Beter gebruik van je hersenen zorgt ervoor dat je helderder kunt denken, een groter bewustzijn hebt en meer gefocust kunt zijn.
3. Makkelijk te gebruiken hulpmiddelen, die complexiteit reduceren, deze hulpmiddelen maken het mogelijk om de zaken te realiseren die je wilt realiseren. In de basis is het een ‘papieren systeem’.

In een volgende post zal ik toelichten hoe je het systeem kunt gebruiken.

Je kunt sturen hoe je gebruik maakt van je tijd. Die zelfsturing levert meer of minder productieve momenten op. Veel mensen worstelen met deze zelfsturing. En wisselen productieve momenten af met zeer inproductieve momenten. Diegenen die hier last van hebben proberen systemen te ontwikkelen waarmee het makkelijker wordt om jezelf te sturen. In november 2009 gaf ik een workshop Plannen en Organiseren aan 29 Studenten.  Op een paar studenten na (ik geloof dat het er drie waren), bleken alle studenten problemen te hebben met ZELF DISCIPLINE.  En zij zijn niet de enigen, ik heb er zelf ook regelmatig last van.

De afgelopen tijd heb ik een aantal nieuwe technieken gezien die je kunnen helpen om jezelf (en daarmee je tijdgebruik) te managen. De komende posts zal ik aandacht aan twee nieuwe technieken besteden.

De eerste techniek is de ‘pomodoro techniek’.  Deze techniek helpt je om gefocust te werken aan je taken. De pomodoro techniek dankt zijn naam aan de goedkope kookwekker, in de vorm van een tomaat. Dit is de meest belangrijke gadget die je gebruikt bij deze techniek. Het is een papieren methode, die je helpt in het hier en nu te werken. Uiteraard zijn er ook digitale hulpmiddelen bedacht om deze techniek te gebruiken.
Een tweede methode die ik ga behandelen is de ‘personal kanban methode’. Een methode die is afgeleid van de kanban technieken die veel in (productie) bedrijven wordt gebruikt. Ook dit is een offline methode, die zich met name richt op het goed handelen van je werkvoorraad, dus van alle taken die je moet uitvoeren.

De personal kanban methode wordt veel door software ontwikkelaars gebruikt, die op een simpele, heldere en overzichtelijke manier hun software willen ontwikkelen. Kenmerkend voor deze methode is dat ie zich richt op:

• de werkstroom (flow). Er wordt gewerkt met chunks, kleine brokken, waarvan er niet teveel tegelijkertijd onderhanden worden genomen. Geprobeerd wordt om het werk in een keer goed te doen, zodat je niet met herstelkosten (tijd) te maken hebt;
• zichtbaarheid. Het moet in een oogopslag duidelijk worden aan welke taken er wordt gewerkt en wat de status daarvan is.  Deze status blijft ook continu zichtbaar;
• de hoeveelheid taken waaraan je tegelijkertijd werkt (WIP= work in progress) wordt zoveel mogelijk beperkt. Dit maakt het werken minder gecompliceerd en zorgt ervoor dat je sneller kunt leveren.

Beide systemen zijn dus gericht op het  goed en snel uitvoeren van je taken. Wordt vervolgd….

Het is begin december de winkels liggen weer vol met agenda’s. Toch gek dat er nog steeds zoveel agenda’s te koop worden aangeboden, terwijl je je afspraken steeds makkelijker digitaal kunt bijhouden. Zou die markt, net als de markt voor briefpost, ook inzakken? Of willen veel mensen nog steeds liever een ‘boekje’?

Het digitaal bijhouden van je afspraken heeft een groot aantal voordelen: afspraken zijn makkelijk te verzetten, herhaalde afspraken zijn gemakkelijk in te plannen en je kunt gemakkelijk op bijvoorbeeld namen zoeken.  Ook kun je agenda’s delenen  je kunt gemakkelijk een gezamenlijke afspraak plannen. Nogal wat voordelen dus.

Even googlen levert op dat er veel mensen worstelen met het antwoord op de vraag ‘digitaal of analoog’ agendabeheer. De keuzes die gemaakt worden verschillen nogal: van compleet analoog (kijk bijvoorbeeld naar diy-planner.com, waar mensen hun eigen systeem ontwikkelen), via hybride systemen (dat betekent dus dubbel bijhouden) tot helemaal digitaal (alles bijvoorbeeld via de Balackberry, Iphone of Nokia). Volledig digitaal heeft dus veel voordelen.

Maar toch …

Ik mis het overzicht, het even makkelijk kunnen bladeren, het in een oogopslag kunnen zien waar een afspraak te plannen is.  ik mis het dimdammen met een aantal mensen: ‘Kun je dan, ja maar tot half drie.  Zullen we dan maandag om drie uur. ., etc.

Gisteren werd ik gebeld of ik op een bepaald moment bij een bespreking aanwezig kon zijn. Tja en dan moet je het antwoord even schuldig blijven.. want bellen en kijken gaat lastig samen.

Ik heb mijn Moleskine agenda maar weer te voorschijn gehaald. Het afgelopen half jaar heb ik geprobeerd om volledig digitaal mijn agenda te beheren. Ik kies nu voor een hybride systeem en heb een nieuwe rode Ciak besteld. Ik kan mijn Google calendar dus weer gaan overschrijven.

]]> http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/systeem/agendas/feed/ 0