Entries Tagged 'systeem' ↓

Een van de meest slimme manieren om tijd en energie te besparen en werk van een goede kwaliteit te leveren is het hergebruiken van je werk. Om dit te kunnen doen is een ding erg belangrijk:je moet je werk goed vastleggen, zodat het materiaal goed en snel toegankelijk is en je er zonder veel zoeken bij kunt komen. Continue reading →

Een van de moeilijke aspecten van het werken (en leven) tegenwoordig is om overzicht te houden op alle dingen waarmee je bezig bent. In het verleden gebruikten veel mensen hiervoor een filofax of een variant hierop, maar wanneer je bijna hele dagen online bent is het slim om te werken met een digitaal personal dashboard, waarin je alle aspecten uit je leven kunt overzien, dus niet alleen je werk. Je kunt verschillende programma’s gebruiken om zo’n dashboard te maken, je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van Netvibes, Pageflakes, iGoogle. Een voordeel is dat je alle tools dan bij de hand hebt. Een nadeel is dat je eigenlijk geen visueel overzicht hebt van de zaken waarmee je bezig bent. Veel geschikter voor het maken van zo’n personal dashboard is een eenvoudige mindmap.

Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

Bijna iedereen heeft routines. Van de meeste ben je je niet bewust, die heb je afgelopen jaren aangeleerd. Soms is dat aanleren bewust gegaan, andere routines heb je je onbewust eigen gemaakt. Een voorbeeld van zo’n aangeleerde routine is de volgorde waarin je ‘s ochtends – misschien nog slaapdronken-  opstaat en de dingen doet die je moet doen totdat je aan het werk gaat. Heel vaak zit hier een vaste volgorde in. Mensen die erg gehecht zijn Continue reading →

Early rising

In een vorige post heb ik beschreven dat het voordelen kan hebben om vroeg op te staan. Maar hoe wordt je nu een ‘early riser’. Toen ik vorige week om 6:30 uur in de trein zat kon ik mezelf een antwoord geven: een belangrijke afspraak erg vroeg plannen. Je kunt dan niet anders dan de wekker op half

zes te zetten. Maar de ochtenden dat je geen belangrijke bespreking hebt dan? Continue reading →

Een tijdje geleden heb ik geschreven over de Pomodorotechniek. Een kenmerk van deze techniek is dat je goed geconcentreerd werkt gedurende een periode, daarna een korte pauze neemt en weer aan het werk gaat. Na vier periodes gewerkt te hebben neem je een langere pauze. Als je zo werkt, dan heb je een goede afwisseling van werk en pauzes. Maar hoe lang moet je nu eigenlijk werken voordat je een pauze neemt en hoe lang moet zo’n pauze nu eigenlijk duren? Continue reading →

Er zijn ontzettend veel programma’s en websites die je helpen om productiever te zijn, denk aan Remember the Milk, Teuxdeux, Forcedo, Toodledo. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Toch geef ik uiteindelijk de voorkeur aan papier en een mooie pen. Uiteindelijk maakt het niet uit of je een papieren of een digitaal systeem hebt: het is niet de bedoeling om je leven in een productiviteitssysteem te stoppen, maar een systeem moet je helpen om het leven dat je wil leven makkelijker te maken. Het is dus handig om een systeem te kiezen wat bij je past. Maar toch, 8 redenen waarom ik de voorkeur geef aan een papieren systeem: Continue reading →

Wat heeft de pomodorotechniek mij gebracht?  Ik ben in  ieder geval veel gelijkmatiger gaan werken. Ik maak keurig de 25 minuten vol, pauzeer wat en ga weer aan de slag. Het brengt structuur. De methode zorgt ervoor dat ik minder piekt en gelijkmatiger werk. De korte pauzes tussendoor motiveren mij. Van de langere pauze geniet ik. Ik pauzeer eigenlijk meer Continue reading →

In de vorige post over de pomodoro techniek heb ik al aangekondigd dat ik meer in zal gaan op de manier van werken met deze techniek.

Het proces dat onder de Pomodoro techniek ligt bestaat uit een aantal fasen (planning, trackin, recording, processing, visualizing) waarmee je . ‘s Ochtends (0f de avond ervoor) plan je wat je wilt gaan doen. Gedurende de hele dag registreer je wat je hebt gedaan, hoeveel pomodoro’s je hebt gewerkt en hoe vaak je bent afgeleid. Aan het einde van de dag maak je hier een overzichtelijk staatje van en analyseer je je dag. Waar zijn nog verbeteringen door te voeren? Continue reading →

Een tijdje geleden ontdekte ik bij toeval een techniek die goed kan helpen bij een probleem dat ik niet alleen heb, maar veel anderen ook. Namelijk het constant productief werken. Ik wisselde perioden met een grote productiviteit af, met perioden waarin ik nauwelijks productief was. Een van de oorzaken hiervan was het niet goed omgaan met mijn energie. Op sommige momenten werkte ik zo hard, dat ik op andere momenten niet de energie had om goed door te werken. Ook vond ik het soms lastig om gedisciplineerd te werken. Gewoon te doen wat ik moest doen en me niet af te laten leiden.

Heb ik een toverdrank gevonden? Continue reading →

Tijd valt niet te managen.Een dag duurt zolang die duurt. Het enige wat valt te managen ben jezelf.

Je kunt sturen hoe je gebruik maakt van je tijd. Die zelfsturing levert meer of minder productieve momenten op. Veel mensen worstelen met deze zelfsturing. En wisselen productieve momenten af met zeer inproductieve momenten. Diegenen die hier last van hebben proberen systemen te ontwikkelen waarmee het makkelijker wordt om jezelf te sturen. Continue reading →