Babauta’s  blog is zeer populair, hij (en een aantal gastauteurs) schrijven artikelen over simpelheid, gezondheid & fitness, geluk en motivatie & inspiratie.  Zenhabits gaat over het vinden van simpelheid in de chaos van ons dagelijks leven. Het versimpelen leidt tot een hogere productiviteit, een grotere gezondheid en meer geluk.

Het boek valt me tegen. Eigenlijk is het niet meer dan een verzameling berichten van zijn blog. Veel van het materiaal heeft ook nog een erg open deuren karakter.  In hoofdstuk 16 (‘Rustig aan’) is bijvoorbeeld een paragraaf opgenomen over langzaam rijden. Nu is het niet onverstandig om rustig te rijden (langzaam is misschien wat onveiliger), maar dat er dan bij de tips staat dat je dan rechts moet blijven rijden is wel overbodig.

De kern van het boek is eenvoudig: ruim alle rommel op, in alle facetten van je leven en hou het opgeruimd. Dit doe in feite door twee dingen: Stel vast wat essentieel is.  Vervolg elimineer je alles wat niet essentieel is.  Doet dit voor alle facetten. Babauta beschrijft inderdaad alle facetten waarin je rommel kunt creëren: je werk, je huis, je computer en je lichaam. Wanneer je weinig rommel hebt kun je gemakkelijk je focus houden, wanneer je je focus kunt vasthouden kun je de dingen realiseren, die je wilt realiseren.

Om die focus te krijgen moet je rekening houden met zes principes:

• Stel grenzen;
• Bepaal wat de essentie is;
• Vereenvoudig;
• Focus;
• Leer nieuw gewoonten aan;
• Begin klein.

Het boek bestaat voor uit opsommingen en tips. Deze hebben weinig diepgang. Voor de lezers van zijn blog is alles herkenbaar,

Als je boek wilt lezen waar wat meer diepgang in zit, dan moet je dit boek dus niet lezen. Wil je snel veel tips hebben over het versimpelen van je leven en het krijgen en houden van meer focus dan is dit boek een goede start. Maar deze informatie is ook gratis te krijgen via het blog.

Hier is een testje te vinden om uit te zoeken of je multi-tasker bent. Op dezelfde pagina kun je ook klikken op ‘test your focus’. Een simpel testje om te kijken of je je focus kunt blijven vasthouden.

In Teuxdeux geeft aan wat je op een bepaalde dag wilt doen. Taken die nog niet af zijn schuiven automatisch door naar de volgende dag. Teuxdeux is niet flexibel. Het is niet mogelijk om andere lijsten aan te maken. Ook hier kun je geen labels en deadlines aan taken toevoegen. En ook wederkerende taken zijn niet op te nemen. Het is daarom ook niet te gebruiken als master takenlijst. Het is overigens de bedoeling van de makers om een sinpel en  intuïtief werkend programma te leveren en aan die doelstelling voldoen ze,

Een nadeel in de eerste versie van Teuxdeux was de onmogelijkheid om taken te verschuiven, nadat je ze hebt ingepland. De enige oplossing was aangeven dat je de taak hebt afgemaakt (‘doorstrepen’) en opnieuw inplannen. Dit is inmiddels opgelost. Taken zijn nu te verschuiven. Ook Teuxdeux is webbased en heeft hierdoor het grote nadeel dat het niet te gebruiken is wanneer je geen internetverbinding hebt. Maar misschien is dit voor jou geen nadeel, omdat je altijd internet hebt.

Teuxdeux heeft ook een aantal voordelen. Het grootste voordeel is wel dat taken die je niet afrond automatisch op je lijst van de volgende dag komen te staan. Deze taken hoef je dus niet te verplaatsen. Ook is het mogelijk om op datum te plannen. Een ander voordeel is de vormgeving. Teuxdeux ziet er mooi uit, bovendien ziet het er uit alsof je op papier werkt. Het heeft dezelfde look-and-feel als papier. Taken streep je door, er wordt gebruik gemaakt van een een zeer goed leesbaar lettertype. Waarom zou je dan geen papier gebruiken? Op papier wordt het vaak een kliederzootje met al die doorgestreepte en verschoven taken. In Teuxdeux blijft het netjes en overzichtelijk.

Erg goed van de makers van Teuxdeux is ook de snelheid waarmee er gereageerd is op verzoeken van gebruikers. De meeste kritiekpunten op de eerste versie zijn nu niet meer van toespassing. De makers geven wel aan niet aan alle verzoeken te willen voldoen: het programma moet simpel blijven.

Forcedo is gemaakt om je taken binnen een bepaalde tijd af te krijgen. In forcedo kun je je eigen lijsten samenstellen. Ik heb ervoor gekozen om met 8 lijsten te werken, maandag tot en met zondag en een lijst met ‘toekomst taken’. Forcedo is flexibel, je zou het ook kunnen gebruiken om te werken met GTD (Getting things done). Een nieuwe taak is eenvoudig aan een lijst toe te voegen. Iedere taak is ook eenvoudig te verplaatsen naar een andere lijst. Een taak voorzie je van de tijd die je denkt nodig te hebben om de taak af te maken. Als je de taak gaat uitvoeren start je de taak (of beter gezegd je start automatisch een timer). De bedoeling is om je taak binnen de gestelde tijd af te krijgen. Voor mij werkt dit plezierig, ik wil de taak dan ook binnen die tijd afkrijgen. Bovendien krijg ik hierdoor beter inzicht in de benodigde tijd: klopt die tijd die ik voor die taak plan eigenlijk wel?

In de tijd dat ik dit programma heb gebruikt heb ik het echt gewaardeerd. Het is flexibel en ik hou ervan om te proberen de taak binnen de gestelde tijd af te maken. Het programma heeft ook een paar nadelen: allereerst is het webbased. Op het moment dat ik dit schrijf zit ik in een vakantiehuisje met een slechte internetverbinding, die continu uitvalt: ik kan het programma dus niet gebruiken. Het tweede nadeel vind ik dat het minder geschikt is om als master takenlijst te gebruiken. Binnen een aangemaakte lijst zijn geen labels toe te voegen, geen deadlines, geen wederkerende taken, etc. Je hebt dus een aparte takenlijst nodig. In ieder geval heb ik een aparte takenlijst nodig. Doordat ik veel verschillende rollen heb, heb ik ook veel (verschillende) taken. Hiervoor heb ik een verzamellijst nodig, waar over het algemeen meer dan 100 taken op staan. Het programma is dus zeer goed te gebruiken wanneer je je weekplanning maakt of wanneer je niet teveel taken hebt.

De techniek helpt mij om mijn werk af te krijgen, dus veel werk te verzetten, maar de techniek helpt me ook om te pauzeren, dus minder hard te werken. En zorgt er voor dat ik niet te hard of te langzaam werk. Mijn energieniveau blijft hoger over de hele dag heen.

Heb ik dan niets te wensen? Jawel op dit moment lukt het me nog niet om voldoende tijd vrij te maken om elke dag in blokken te werken. Wanneer ik thuis werk gaat het prima, ik laat me dan niet afleiden, maar op mijn andere werkplek lukt het nog niet om me niet af te laten leiden, daar zijn ook veel meer verstoringen en heb ik veel afspraken, waar soms maar een beperkte ruimte tussen zit. Om me minder te laten afleiden werk ik steeds vaker met een koptelefoon op of zoek een lege ruimte.

Dit staat wel wat haaks op bereikbaarheid; ik probeer daar een midden in te vinden. Ook merk ik dat ik bij echt intensieve taken niet teveel blokken op een dag kan handelen,  vier blokken is het wel zo’n beetje en dan ook nog wat verspreid over de dag. Tussendoor ga ik dan wat sporten. Dat zijn dus 400 minuten waarin ik intensief werk, 6 uur en 40 minuten dus.

Wanneer je werk hebt waar veel solistisch schrijf, lees en denkwerk aan vastzit, is dit een ideale methode om structuur in je werken aan te brengen. Wanneer je veel afspraken en telefoontjes krijgt is de methode minder geschikt. Uiteraard wel voor die momenten waarop je met schrijf en leestaken bezig bent.

Heb ik een toverdrank gevonden? Zoiets als in Asterix en Obelix? Nee, het gaat hier om een simpele techniek.

De pomodoro tecniek is ontwikkelde door Francesco Cirillo, hij heeft deze methode ontwikkeld in zijn studietijd omdat hij niet erg productief was. Cirillo had vooral last van afleidingen en storingen en vond zichzelf weinig geconcentreerd en gemotiveerd. Hij maakte een weddenschap met zichzelf. Hij vroeg zich af of hij 10 minuten echt kon studeren. Om dit te controleren gebruikte hij een kookwekker in de vorm van een tomaat, een pomodoro. Het lukte hem in het begin niet om de 10 minuten vol te maken, maar na verloop van tijd lukte het wel. Cirillo merkte dat de kookwekker een sterk motiverend hulpmiddel was en is hier een systeem omheen gaan bouwen.

De pomodorotechiek is gebaseerd op het werken met deadlines. Iedereen kent het gevoel dat het moeten halen van een deadline (die je ook daadwerkelijk wil halen) je energie geeft en focus. Veel mensen stellen daarom zaken uit en moeten keihard werken om die deadline te halen. Een verstoring in deze fase kun je niet hebben. Als je dat gevoel nu eens zou kunnen overzetten naar reguliere dagelijkse taken. Wel de energie, maar niet de stress. Wel de focus, maar niet de angst voor een verstoring, waardoor je je deadline niet haalt.

De pomodoro techniek streeft nogal wat doelen na. Als deze allemaal gerealiseerd kunnen worden is het een ideale techniek om te realiseren wat je wil realiseren. Als doelen worden (hier wat vrij vertaald) genoemd:

• verbeteren van de focus en concentratie door het verminderen van interrupties;
• het beheersen van het gevoel dat de tijd je door de vingers glijdt.
• verhogen van je bewustzijn bij het nemen van beslissingen over je tijdsbesteding;
• het ondersteunt je in het realiseren van je doelen;
• versterken en constant houden van je motivatie;
• verbeteren van je werk- en studieprocessen;
• verbeteren van je zelfbeoordelingsproces (over je productiviteit), zowel voor de kwaliteit als de kwantiteit;
• het verbeteren van je vasthoudendheid in lastige en complexe situaties.

De techniek is gebaseerd op drie aannames:

1. Een andere beleving van tijd: niet langer gericht op worden (toekomst), maar op zijn (heden), dit verminderd je angst en vergroot je persoonlijke effectiviteit;
2. Beter gebruik van je hersenen zorgt ervoor dat je helderder kunt denken, een groter bewustzijn hebt en meer gefocust kunt zijn.
3. Makkelijk te gebruiken hulpmiddelen, die complexiteit reduceren, deze hulpmiddelen maken het mogelijk om de zaken te realiseren die je wilt realiseren. In de basis is het een ‘papieren systeem’.

In een volgende post zal ik toelichten hoe je het systeem kunt gebruiken.

De officepod wordt verkocht als een ‘service’. Dat betekent dat je een jaarlijkse bijdrage van ongeveer $5000 moet overmaken.  Het is dus geen eenmalige aanschaf. Dat het goedkoper kan blijkt uit een post op Lifehacker.com waar iemand beschrijft hoe hij onderstaand schuurtjelaat bouwen en inricht tot thuiskantoor.

Er is overigens ook een blog gewijd aan ‘sheds’, werkruimten in schuren en schuurtjes: http://www.shedworking.co.uk/ , met een paar mooie voorbeelden.

In het boekje vergelijkt Pijpers het omgaan met (teveel) informatie met het omgaan met (teveel) voedsel. Na een paar hoofdstukken wordt deze vergelijking nogal vervelend, maar dat is wellicht een kwestie van smaak. Het boekje lijkt voor een oudere doelgroep geschreven, in het inleidende stuk schrijft Pijpers: ‘Met enige weemoed denk je terug aan vroeger. Ging alles toen langzamer, had je minder te doen?’.

Uitgangspunt van Pijpers is dat de hoeveelheid informatie op dit moment een groot probleem is. Pijpers wijt dit aan de evolutie, duizenden jaren geleden hebben we geleerd om schaarse zaken te bewaren voor slechte tijden. Dit doen we volgens Pijpers ook met informatie. En in deze tijd waarin informatie niet meer schaars is houden we aan onze verzamelgewoonten vast.

Positief aan het boekje is dat Pijpers aandacht aan het omgaan met informatie besteed. Dit is hard nodig, ons werk veranderd behoorlijk. Zo wordt er steeds meer op afstand in teams gewerkt.

Het wordt niet duidelijk voor wie de hoeveelheid informatie nu een probleem is. Pijpers onderbouwt dit niet. En het is ook strijdig met ander onderzoek. Uit onderzoek over het nemen van beslissingen blijkt dat mensen hun beslissingen vaak eerder nemen op basis van te weinig informatie in plaats van teveel informatie.

Een belangrijker kritiekpunt is de rommelige structuur van het boekje, Achtergrondinformatie en praktische tips lopen nogal door elkaar heen. Ronduit vervelend is dat Pijpers nergens bronvermeldingen gebruikt. Van een medewerker van Tias, de managementschool van de universiteit van Tilburg mag je toch wel verwachten dat hij zijn teksten onderbouwd. Uit de achterin het boekje opgenomen literatuurlijst is op te maken dat Pijpers naast populaire literatuur (‘Waarom niets onthouden en vrouwen niets vergeten’) ook gebruik maakt van wetenschappelijk onderzoek op het gebied van informatieverwerking. Maar bij het lezen van het boek is dat niet terug te vinden.

Zie bijvoorbeeld pagina 24, hier worden nogal wat cijfers genoemd. Ik vermoed dat Pijpers deze cijfers niet zelf verzint, maar ik zou graag de bronnen willen weten, om zo de waarde van de cijfers te kunnen bepalen. Je kunt je overigens afvragen wat cijfers als ‘x-mailtjes per dag’ eigenlijk zeggen. Zijn het berichten waar actie op ondernomen moet worden? En wat voor actie dan?

Een ander voorbeeld van een gebrekkige verwijzing is te vinden op pagina 49. Hier staat ‘de meeste pilers (P:’stapelaars’) geven leiding aan een heleboel filers (P: dit zijn mensen die alles archiveren), is hier onderzoek naar gedaan?

Ik kan nog wel meer voorbeelden noemen, maar ik denk dat deze voorbeelden wel duidelijk maken waar het om gaat. Moet je dit boekje kopen? Ik zou het niet doen, misschien eens lenen in de bibliotheek.