Entries Tagged 'quickwins' ↓

Veel persoonlijke productiviteits- en timemanagementgoeroes geven een belangrijke tip om productiever te worden . ‘Concentreer je op het wezenlijke’.  Mooie tip, maar een grote kans dat je er niet zoveel aan hebt. Het antwoord, hoe het te doen geven ze namelijk niet. Daarom 10 tips om te komen tot een messcherpe concentratie. Continue reading →

In de vorige twee posts ben ik ingegaan op het beschermen van je data door het regelmatig maken van backups. Maar ik raak ook nog wel eens andere gegevens kwijt: mijn passwords! Wanneer je wachtwoorden hebt aangemaakt op veel verschillende sites moet je bijna een boekhouding gaan voeren om je inlognamen en wachtwoorden te onthouden. Je kunt alle wachtwoorden opschrijven in een boekje of een spreadsheet. Je kunt ook werken Continue reading →

In de vorige post ben ik in gegaan op het verlies van veel van mijn gegevens. Nu is de vraag natuurlijk hoe je dat kunt voorkomen. Ik heb daar een aantal tips voor. Op de meeste werkplekken wordt data van het netwerk geautomatiseerd gebackupt. Maar hoe zit het met je mobiele data dragers? En je bestanden op je notebook en je privé computer? Continue reading →

Het voorjaar komt er nog niet echt aan, maar misschien heb je, net als ik, de eerste voorjaarskriebels op zo’n zonnige dag als vandaag. Vroeger werd het hele huis in het voorjaar schoongemaakt. Dan werd niet alleen de stofzuiger gepakt, maar alles werd gewassen, geklopt en geboend. Zo ver gaan we niet, maar hier wat tips om je werkkamer op te ruimen.

1. Maak een afspraak met jezelf. Als je alleen maar hoopt dat je er deze week tijd voor hebt, gaat het waarschijnlijk niet lukken. Zet de afspraak in je agenda en hou je er aan. Lukt het niet tijdens je gewone werkuren, blijf dan een keer wat langer.
2. Gebruik de juiste hulpmiddelen. Denk aan afvalbakken, bakken voor het sorteren, ordners. Maar pak ook je to-do lijst en je agenda erbij. Veel zaken kun je opbergen of weggooien nadat je enkele details hebt genoteerd.
3. Sorteer al je spullen. Maak stapeltjes: zaken die je moet filen, zaken die je moet teruggeven,  zaken die je moet weggooien. Vaak kun je meer weggooien dan je denkt. Als een secretaresse alles bewaart, of wanneer je de zaken ook digitaal hebt, moet je dan het papier ook nog bewaren? En zo ja, hoe lang dan? Berg vervolgens alles op de plek waar het thuis hoort. File je zaken op de juiste volgorde, werk systemen bij en vernietig wat noodzakelijk is.
4. Verwijder alle andere dingen,van je bureau, kasten en vensterbank (zoals pennen, nietmachine, perferator, gadgets, telefoon, monitor, etc).
5. Maak alles goed schoon. Poets ook goed op die plekken waar de schoonmaakster niet komt (dus op die plekken waar altijd papier ligt, boven op je kast, de vensterbank). Schrik niet vande kleur van het schoonmaakwater! Het schoonmaken geeft ook het gevoel van een nieuwe start. In de Allerhande van deze maand (je weet wel dat gratis blaadje van ‘s-lands grootste kruidenier) staan nog een aantal schoonmaaktips.
6. Vervang alle zaken die kapot zijn of lastig om mee te werken. Die perforator waar het papier in blijft hangen kost alleen maar tijd!
7. Zet alles weer op de plaats terug. Maar alleen de zaken die je dagelijks gebruikt horen op je bureau te staan. Hoewel, een heel  leeg bureau geeft ook wel een kick.
8. Gooi je afval weg. Laat het niet een paar dagen op je kamer staan. Zorg dus voor voldoende afvalbakken en zakken.

De afgelopen tijd ben ik twee handige programma’s tegengekomen die je helpen om beter door te werken. Soms heb ik wat externe sturing nodig en wanneer ik thuis aan het werk ben is het soms moeilijk om gedisciplineerd te blijven werken. Misschien ken je het wel: eerst even een kopje koffie zetten, dan de was maar eens aanzetten en je mail bekijken. Voordat je het weet ben je een half uur verder en ben je nog niet aan het projectplan begonnen wat je morgen af moet hebben.  Als je chef en je collega’s er niet zijn om je aan het werk te houden heb je misschien wat aan de programma’s ”nowdothis’ en ‘boss’ .

Nowdothis is een internetapplicatie waarmee je kunt proberen om het multitasken te voorkomen. Het werkt erg simpel, je gaat naar www.nowdothis.com , klikt op edit en je voert de taken die je moet uitvoeren (in de goede volgorde) in.

Iedere keer als je een taak hebt uitgevoerd klik je op ‘done’ en gaat naar de volgende taak. Als je je lijstje af hebt krijgt je de opwekkende mededeling ‘helemaal klaar’  en je bent klaar voor de dag.

Simpeler kan bijna niet. Een groot voordeel van het programma is de cleane uitvoering. Er zijn geen afleidende zaken op het scherm te zien.

Een andere tool die je kan helpen om je werk op tijd af te krijgen is ‘Instant Boss’. Dit programma helpt je om een langere tijd door te werken en op tijd pauzes te nemen. Ook dit is geen ingewikkeld programma. Download het op en http://appsapps.info/instantboss.php pak het programma uit. Wanneer je het programma uitvoert zie je het volgende scherm:

In dit scherm kun je de werk en pauze cycli instellen.  Onderaan je beeldscherm krijg je te zien hoe lang je nog moet werken tot je volgende pauze. Zit je lekker in je werk dan kun je zonder problemen, nog even doorgaan, dat is makkelijk in te stellen

Zomerrust

Veel mensen hebben in de zomerperiode wat meer tijd. Bijna iedereen heeft een of meerdere weken vakantie. En als jij niet weg bent, dan zijn je collega’s het wel. Ook op de weg is het wat rustiger. Dat betekent dat je wat meer tijd over hebt. Die tijd kun je op meerdere manieren besteden: lekker op het terras (of op het strand) of iets productiever. Soms kun je dit ook erg goed combineren, onder een boom kun je prima lezen! Maar hoe zorg je er nu voor dat de tijd niet gewoon door je vingers glipt? Hoe voorkom je dat je in september denkt: ”ik heb een aardige zomer gehad, maar ik had er wat meer uit kunnen halen”. Stel je zelf doelen!!! Je kunt denken aan de volgende zaken: Continue reading →

Heb je even een minuutje voor je? Ik heb even een korte vraag. Een veel voorkomende vraag en ach je wilt niet al te oncollegiaal zijn, dus dat minuutje en de minuutjes daarna maak je wel even vrij. Dit soort onderbrekingen zijn grote tijdrovers. Als je hier op in gaat ben je over het algemeen meer tijd kwijt dan een minuutje. Klok het maar eens. Iemand die een echt korte vraag heeft (heb je zin in koffie, heb je de klant al gebeld) stelt de vraag meestal zonder intro.

Hoe voorkom je nu dat er veel ‘minuutjes’ van je gestolen worden? Zorg er allereerst voor dat je duidelijk maakt dat je niet te storen bent. Doe de deur dicht als het kan. Hang een kaartje niet storen aan de deur, zet een koptelefoon op en schakel je telefoon door. Kortom maak het zo onaantrekkelijk en moeilijk mogelijk om je te storen. Vraag je collega’s ook om je niet te storen. Maak duidelijk dat je aan een lastige klus zit te werken, die veel concentratie vraagt.  Continue reading →