Ik denk dat iedereen wel eens in de situatie zit dat je snel een tekst of een deel van een tekst moet schrijven, maar dat het je niet lukt. Je bent snel afgeleid en hebt geen concentratie. Het duurt dus even voordat die tekst er staat. En eigenlijk weet je het wel: gewoon beginnen en dan komt die tekst er. Maar het snel beginnen is dan net het probleem…Eigenlijk zou je een eigen coach, baas of begeleider moeten hebben, die je het steuntje in de rug geeft dat je nodig hebt. Zo’n steuntje in de rug is er: de website ‘write or die’.  Op de website geef je aan hoeveel woorden je wilt schrijven in elke tijd. Bijvoorbeeld 250 woorden in 25 minuten. Verder stel je de ‘waakfactor’  en de ‘irritatiefactor’ in. Hiermee geef je aan hoe snel de ‘waarschuwingen’ moeten starten en hoe vervelend deze waarschuwingen moeten zijn.

Wanneer je niet snel genoeg werkt begint je scherm te knipperen en begint er een irritant muziekje te spelen. Mij helpt het om snel ruwe teksten te schrijven, die ik daarna kan verbeteren. De uitdaging voor mij is om binnen de gestelde tijd een fatsoenlijke tekst te maken.

Het programma is vooral geschikt voor teksten die je niet vanuit informatie maakt, dus teksten die vanuit je hoofd op je scherm moeten komen. Wanneer je informatie moet nalezen en de informatie daaruit moet herformuleren dan begint het scherm al weer te knipperen.

Behalve de website is er ook een programmaatje dat je kunt kopen voor €10,-  (gemaakt in Adobe air, dus werkzaam in allerlei besturingssystemen).

Write or die kun je hier vinden.

People get out of balance

Bewijs jij je waarde doordat je snel je email beantwoord of door de kwaliteit van je werk?

Google’s research directeur Peter Norvig geeft in een interview aan dat kwaliteit van zijn werk belangrijker is dan snel reageren. Wanneer je veranderd in een automatische mailbeantwoorder, dan zou zijn werk nooit stoppen omdat de mail nooit stopt. Dit zou volgens Norvig ten koste gaan van zijn priveleven.

Ik denk dat Norvig daarmee de spijker op zijn kop slaat. Het is belangrijker om kwalitatief goed werk af te leveren, dan alleen maar snelle responses te geven op alles wat in je mailbox komt. Sommige vragen in mailtjes hebben beslissingstijd nodig. Als je je gedwongen voelt om direct antwoord te geven, kan dat consequenties hebben voor de kwaliteit van je antwoord.

Misschien is het wel slim om snel antwoord te geven op mailtjes waar snel antwoord wordt verwacht. Het antwoord kan natuurlijk ook zijn: “Ik moet er nog even over nadenken, binnen een week krijg je een antwoord van me”.  Snel gereageerd en voldoende tijd voor een kwalitatief goed antwoord.

Zoals ik in de vorige post al heb aangegeven heb ik pas geleden het boek ‘ Slaap je slim’ van Guus Pijpers gelezen. Zoals ik al heb geschreven vond ik het geen denderend boek. Maar een tip vond ik geweldig. Om te voorkomen dat je teveel informatie krijgt is het slim om te bepalen welke informatie je nodig hebt.

In zo’n informatieprofiel geef je aan hoe je met informatie omgaat (en om wilt gaan) en over welke topics je informatie wilt zoeken en hebben.

Guus Pijpers zegt hier zelf over: ‘Net zoals je een persoon kunt beschrijven als vriendelijk, extravert, of resultaatgericht, zo kun je ook iemands informatieprofiel weergeven. Zo’n profiel bestaat ook uit gewoontes die iemand gebruikt bij het omgaan met informatie’.  Pijpers gaat daarbij veel verder dan ik zelf ga: hij is van mening dat je ook het profiel moet kennen van de mensen in je directe (werk)omgeving.

Voor alsnog heb ik voldoende aan de inhoud van het door mij samengestelde informatieprofiel. In mijn informatieprofiel heb ik beschreven over welke onderwerpen ik informatie wil zoeken, lezen en verwerken. Verder staat erin welke sites ik wil bekijken en over welke informatie  ik boeken wil lezen. Nu is de kunst om me aan dat profiel te houden…..

Programmeurs hergebruiken delen programmacode. Blokjes code met een bepaalde functie worden in meerdere programma’s gebruikt. Dit kan ook op andere vakgebieden: je kunt bijvoorbeeld blokken tekst hergebruiken. Ook je sheets zijn vaak in meerdere presentaties te gebruiken. Om overzicht te houden kun je een een grote set maken met alle sheets over een bepaald onderwerp, of voor een bepaalde groep. Ook het maken van checklists en protocollen is een goede manier van hergebruiken,  je hoeft dan maar een keer na te denken en kan die denkkracht iedere keer opnieuw gebruiken.

Dit zijn drie voorbeelden van slim je werk organiseren. Maak gebruik van het DRY-principe: don’t repeat yourself. Probeer alle werkzaamheden waarbij je jezelf moet herhalen tot een minimum te beperken. Dit kun je doen door te standaardiseren en te automatiseren.

Een ander voordeel is dat je goed aan de kwaliteit van je materiaal kunt werken (het is gemakkelijk om af en toe een onderdeel te verbeteren) en vervolgens je kwaliteit te handhaven. Een voorwaarde is dan wel om je werk zo op te slaan dat het goed toegankelijk is. Als je veel tijd kwijt bent met zoeken is je tijd voordeel zo weer verdwenen.

Wanneer je bijvoorbeeld vrij veel vragen krijgt op een gebied waarop je deskundig bent dan kun je een informatiepakketje maken, waarin een FAQ zit en een aantal documenten die de vrager behulpzaam kunnen zijn. Wanneer je hier ook nog een standaardmail bij maakt, scheelt je dat veel tijd. In die standaardmail kun je aangeven dat de vragensteller voor specifieke vragen die niet door de informatie beantwoord kunnen worden altijd bij je terug kan komen. Nog een stapje verder gaat het maken van een website of een wiki waarmee je de informatie toegankelijk maakt. Je hoeft de vragensteller dan alleen nog maar te verwijzen naar de site. Je kunt het adres van deze site ook opnemen in de ‘signature’ van je email. Een keer investeren in zo’n informatieset levert je daarna veel tijdwinst op.

Wanneer je gmail gebruikt is het mogelijk om dit proces nog verder te automatiseren. In gmail kun je gebruik maken van zogenaamde ‘canned responses’, van te voren klaar gezette berichten. Om dit mogelijk te maken moet je deze mogelijkheid wel inschakelen. Dit doe je door in gmail rechtsboven op instellingen te klikken en vervolgens voor lab te kiezen. Je krijgt dan een overzicht van allerlei aanpassingen van je gmail. Een van de mogelijkheden is standaardantwoorden. Kies deze mogelijkheid.

Vervolgens kun je je standaard antwoord klaarmaken. Onder de onderwerpregel heb je nu de mogelijkheid om een bericht als standaardantwoord op te slaan. Wanneer je vervolgens een filter maakt (bijvoorbeeld voor een bepaald emailadres of voor bepaalde sleutelwoorden), kun je de juiste persoon de juiste antwoorden sturen.

In mij volgende post zal ik nog enkele andere mogelijkheden aangeven om je werk her te gebruiken.

• Werk aan een beperkt aantal projecten tegelijkertijd. Inventariseer al je projecten. Volgens Leo Babauta hebben de meeste mensen tussen de 10 en 20 projecten op hun lijstje staan (zowel werk als privéprojecten). Babauta definieert een project overigens als ‘alles waarvan de uitvoering op z’n minst een dag duurt’. Een project bestaat uit meerdere taken. Wanneer ik deze definitie op mijn eigen werkvoorraad toepas heb ik veel meer projecten en ik geloof niet dat ik zo’n uitzondering ben. Babauta adviseert om hieruit de drie meest belangrijke projecten te kiezen en alleen hier aan te werken. De andere projecten staan in de wacht, totdat je alle 3 de projecten hebt afgerond. Pas dan kies je 3 nieuwe projecten. Tenzij dat tijdsmatig niet kan omdat een project bijvoorbeeld stil ligt omdat je op anderen aan het wachten bent. Zelf werk ik nu een tijdje op deze manier, mij helpt het wel om zaken sneller af te krijgen. Het voelt ook rustiger aan, ik hoef minder tegelijkertijd.
• Begin iedere dag met het afhandelen van je 3 meest belangrijke taken, dit zijn taken die je helpen om je projecten te realiseren. Wanneer je iedere dag begint met deze taken, dan is de kans het grootst dat je de zaken die je wilt realiseren, daadwerkelijk realiseert een stuk groter. Daarnaast zul je vanzelfsprekend nog meer taken willen uitvoeren (of moeten uitvoeren), deze taken voer je uit nadat je die 3 meest belangrijke taken hebt uitgevoerd. Wanneer je je bij je dagindeling afhankelijk bent van anderen is dat misschien wat moelijker te realiseren, maar doe dat dan op de dagen waarop het wel mogelijk is, of na de lunchpauze. Zorg er in ieder geval voor dat je iedere dag aan je meest belangrijke projecten werkt.
• Werk in batches, groepeer soortgelijke taken en handel deze in één keer af. Doe dit met telefoontjes, het verwerken van email, het spreken van mensen op kantoor en je papierwerk. Zo’n batch afhandeling zorgt ervoor dat je minder opstart- en omschakeltijd nodig hebt, waardoor je meer kunt doen in dezelfde tijd.

De tips die Babauta geeft zijn in mijn ogen geen slechte tips, maar ze overstijgen het niveau van tips niet.

1) De meest voor de hand liggende: minder t.v. kijken. Niet iedereen kijkt veel t.v., maar het gemiddelde ligt in Nederland rond de 3 uur per dag.  Een uurtje minder per dag en je hebt voldoende tijd voor andere dingen.

2) Minder gamen en internetten: ook een voor de hand liggende, maar deze twee activiteiten kosten niet alleen veel tijd, de tijd glijdt ook nog eens onbewust weg.  Voordat je het weet ben je een uur verder. Een timer zetten wil wel eens helpen, het helpt je in ieder geval je bewust te worden van de verstreken tijd.

3) Reizen van en naar je werk kost behoorlijk wat tijd. ‘s Ochtends achter aansluiten in de file of wachten op een station is echt zonde van je tijd. De oplossing? Dichter bij je werk gaan wonen (of dichter bij je huis gaan werken). Lukt dat niet, ga dan bijvoorbeeld eerder of later. Lukt dat ook niet gebruik dan je tijd goed (werken, persoonlijke ontwikkeling, hobby). Geen tijd om te lezen? Een luisterboek per week is zo toch haalbaar.

4) Werk met de juiste gereedschappen, voor de meesten onder ons geen boormachine, maar planners, smartphones en laptops. Gebruik je de apparatuur en software op de juiste manier? Kan het sneller, beter? Heb je eventueel andere hulpmiddelen nodig? Systemen hoeven niet ingewikkeld te zijn: Google maar eens op hipsterPDA.

5) Neem voldoende pauzes, sport regelmatig en beweeg. Een fris en leeg hoofd zorgt ervoor dat je geconcentreerd kunt werken en je werk sneller af hebt. Zelf trap ik ook nogal eens in de val dat ik onvoldoende sport en pauzes neem, maar ik weet dat het contraproductief is.

6) Stop met multi-tasken. Slechts een paar procent van de bevolking kan multitasken. Uit onderzoek blijkt zo’n 5 %.  Waarschijnlijk hoor je tot de andere 95%. Maar zelfs al zou jij wel kunnen multi-tasken, het kost in ieder geval meer tijd omdat je moet omschakelen. Batchgewijze verwerking (het groeperen van hetzelfde soort activiteiten) scheelt je omschakeltijd.

7) Automatiseer veel voorkomende taken. Schrijf routines uit, werk ze zo uit dat de taken door anderen zijn uit te voeren.

Zorg dat het aantal berichten in je mailbox afneemt. Zeg nieuwsbrieven die je nooit leest af, zorg ervoor dat je niet teveel CC-tjes krijgt, spreek met collega’s af dat mails zo kort mogelijk zijn. Train je in het afhandelen van je mail.

9) Het gebruik van social media is niet alleen leuk, maar ook handig en soms noodzakelijk. Actief Twitteren, Hyven en op LinkedIn speuren kost veel tijd. Blok dagelijks een bepaalde periode waarin je actief bezig bent met deze media, gebruik het verder niet.

10) Plan je dag op een manier die past bij je energie niveau. Ben je iemand die iedere dag op z’n best is om 10:00 uur ‘s ochtends, gebruik dat tijdstip dan om je belangrijkste en meest intensieve taken uit te voeren. Het is zonde om op dat moment koffie te drinken met een collega.

En de tijd die je dan overhebt? Terras! Sport! Ontwikkeling! Relaties!

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.