• Werk aan een beperkt aantal projecten tegelijkertijd. Inventariseer al je projecten. Volgens Leo Babauta hebben de meeste mensen tussen de 10 en 20 projecten op hun lijstje staan (zowel werk als privéprojecten). Babauta definieert een project overigens als ‘alles waarvan de uitvoering op z’n minst een dag duurt’. Een project bestaat uit meerdere taken. Wanneer ik deze definitie op mijn eigen werkvoorraad toepas heb ik veel meer projecten en ik geloof niet dat ik zo’n uitzondering ben. Babauta adviseert om hieruit de drie meest belangrijke projecten te kiezen en alleen hier aan te werken. De andere projecten staan in de wacht, totdat je alle 3 de projecten hebt afgerond. Pas dan kies je 3 nieuwe projecten. Tenzij dat tijdsmatig niet kan omdat een project bijvoorbeeld stil ligt omdat je op anderen aan het wachten bent. Zelf werk ik nu een tijdje op deze manier, mij helpt het wel om zaken sneller af te krijgen. Het voelt ook rustiger aan, ik hoef minder tegelijkertijd.
• Begin iedere dag met het afhandelen van je 3 meest belangrijke taken, dit zijn taken die je helpen om je projecten te realiseren. Wanneer je iedere dag begint met deze taken, dan is de kans het grootst dat je de zaken die je wilt realiseren, daadwerkelijk realiseert een stuk groter. Daarnaast zul je vanzelfsprekend nog meer taken willen uitvoeren (of moeten uitvoeren), deze taken voer je uit nadat je die 3 meest belangrijke taken hebt uitgevoerd. Wanneer je je bij je dagindeling afhankelijk bent van anderen is dat misschien wat moelijker te realiseren, maar doe dat dan op de dagen waarop het wel mogelijk is, of na de lunchpauze. Zorg er in ieder geval voor dat je iedere dag aan je meest belangrijke projecten werkt.
• Werk in batches, groepeer soortgelijke taken en handel deze in één keer af. Doe dit met telefoontjes, het verwerken van email, het spreken van mensen op kantoor en je papierwerk. Zo’n batch afhandeling zorgt ervoor dat je minder opstart- en omschakeltijd nodig hebt, waardoor je meer kunt doen in dezelfde tijd.

De tips die Babauta geeft zijn in mijn ogen geen slechte tips, maar ze overstijgen het niveau van tips niet.

1) De meest voor de hand liggende: minder t.v. kijken. Niet iedereen kijkt veel t.v., maar het gemiddelde ligt in Nederland rond de 3 uur per dag.  Een uurtje minder per dag en je hebt voldoende tijd voor andere dingen.

2) Minder gamen en internetten: ook een voor de hand liggende, maar deze twee activiteiten kosten niet alleen veel tijd, de tijd glijdt ook nog eens onbewust weg.  Voordat je het weet ben je een uur verder. Een timer zetten wil wel eens helpen, het helpt je in ieder geval je bewust te worden van de verstreken tijd.

3) Reizen van en naar je werk kost behoorlijk wat tijd. ‘s Ochtends achter aansluiten in de file of wachten op een station is echt zonde van je tijd. De oplossing? Dichter bij je werk gaan wonen (of dichter bij je huis gaan werken). Lukt dat niet, ga dan bijvoorbeeld eerder of later. Lukt dat ook niet gebruik dan je tijd goed (werken, persoonlijke ontwikkeling, hobby). Geen tijd om te lezen? Een luisterboek per week is zo toch haalbaar.

4) Werk met de juiste gereedschappen, voor de meesten onder ons geen boormachine, maar planners, smartphones en laptops. Gebruik je de apparatuur en software op de juiste manier? Kan het sneller, beter? Heb je eventueel andere hulpmiddelen nodig? Systemen hoeven niet ingewikkeld te zijn: Google maar eens op hipsterPDA.

5) Neem voldoende pauzes, sport regelmatig en beweeg. Een fris en leeg hoofd zorgt ervoor dat je geconcentreerd kunt werken en je werk sneller af hebt. Zelf trap ik ook nogal eens in de val dat ik onvoldoende sport en pauzes neem, maar ik weet dat het contraproductief is.

6) Stop met multi-tasken. Slechts een paar procent van de bevolking kan multitasken. Uit onderzoek blijkt zo’n 5 %.  Waarschijnlijk hoor je tot de andere 95%. Maar zelfs al zou jij wel kunnen multi-tasken, het kost in ieder geval meer tijd omdat je moet omschakelen. Batchgewijze verwerking (het groeperen van hetzelfde soort activiteiten) scheelt je omschakeltijd.

7) Automatiseer veel voorkomende taken. Schrijf routines uit, werk ze zo uit dat de taken door anderen zijn uit te voeren.

Zorg dat het aantal berichten in je mailbox afneemt. Zeg nieuwsbrieven die je nooit leest af, zorg ervoor dat je niet teveel CC-tjes krijgt, spreek met collega’s af dat mails zo kort mogelijk zijn. Train je in het afhandelen van je mail.

9) Het gebruik van social media is niet alleen leuk, maar ook handig en soms noodzakelijk. Actief Twitteren, Hyven en op LinkedIn speuren kost veel tijd. Blok dagelijks een bepaalde periode waarin je actief bezig bent met deze media, gebruik het verder niet.

10) Plan je dag op een manier die past bij je energie niveau. Ben je iemand die iedere dag op z’n best is om 10:00 uur ‘s ochtends, gebruik dat tijdstip dan om je belangrijkste en meest intensieve taken uit te voeren. Het is zonde om op dat moment koffie te drinken met een collega.

En de tijd die je dan overhebt? Terras! Sport! Ontwikkeling! Relaties!

In de psychologie is vrij veel onderzoek naar schema’s gedaan.  Een schema lijkt sterk op een routine en bestaat uit een aantal stappen.  Zo’n schema wordt gestart met een ‘trigger’ iets dat het schema start, bijvoorbeeld het geluid van de wekker bij het opstaan.

Waarom werkt zo’n routine nu zo goed? Een routine is iets waar je niet bij na hoeft te denken. Dat maakt het uitvoeren ervan gemakkelijk. Laat ik voor het gemak mijn ochtendroutine er eens bij pakken. Opstaan, naar de toilet gaan, boterhammen smeren en thee zetten en ondertussen de afwasmachine uitpakken, vervolgens ontbijten, douchen en aankleden. Een aantal taken die ik, als ik een beetje snel ben in zo’n 35 a 40 minuten kan realiseren. Dat lukt alleen omdat het een aangeleerde volgorde is waar  ik niet meer over na hoef te denken. Soms gaat het fout, als ik een belangrijke afspraak heb waarbij ik op mijn kleding moet letten en daarover sta te twijfelen (=nadenken) dan kan ik die routine niet meer op de automatische piloot uitvoeren. De oplossing is dan om die beslissing uit de routine te halen (in dit geval kleding de dag ervoor kiezen) en dan kan ik gewoon mijn routine handhaven.

Zo’n opsta en aankleed routine is bij de meeste mensen een voorbeeld van een onbewuste routine, de routine is gegroeid. Pas op het moment dat zo’n routine niet meer werkt ga je de routine heroverwegen.  Wanneer je bijvoorbeeld vroeger moet opstaan en minder tijd wil gebruiken tussen het moment van opstaan en de deur uitgaan.

Er zijn ook routines die je je bewust  hebt aangeleerd, dit begint al in je studie. Het werken met een stappenplan is een voorbeeld van zo’n routine. In het begin moet je erbij nadenken en heb je er hulpmiddelen bij nodig, later gaat datzelfde werk op de automatische piloot. Wanneer je bij een andere organisatie komt te werken moet je vaak nieuwe routines aanlerenen. In het begin gaat dat vaak bewust, later op de automaische piloot.

Dit werken op de automatische piloot kun je jezelf  aanleren door bewust gebruik te maken van routines. Deze kunnen er dus voor zorgen datt je slimmer kunt werken en leven. Het maken van zo’n routine beging eigenlijk met het maken van een stroomschema: welke taken moet je in welke volgorde uitvoeren. Wanneer je dit helder hebt heb je dus een lijst met stappen  die je na elkaar moet zetten.  Met zo’n lijstje is het nog geen routine geworden. Om het een routine te laten worden moet je de stappen vaak zetten. Op een gegeven moment heb je je lijstje niet meer nodig en kun je de stappen zonder na te denken zetten.  Na verloop van tijd is het zetten van de eerste stap, het uitvoeren van de eerste deeltaak van je lijstje al voldoende om de rest van het schema in werkking te zetten.

Het uitschrijven van zo’n stoomschema is ook erg handig om werk op anderen over te dragen. Omdat je je meestal niet zo bewust bent van de taken die je uitvoerd en de volgorde waarin dat gebeurd is het vaak moeilijk om werk op anderen over te dragen.  Het op papier uitwerken van zo’n routine helpt je dan om  het werk over te dragen.

Zelf heb ik een tijdje geleden ook een paar routines uitgewerkt, voor een aantal activiteiten die regelmatig terugkomen, waarin veel  subtaken zitten die niet al te complex zijn.  Ik pak mijn lijstje erbij en werk de taken een voor een af. Dit zorgt ervoor dat ik sneller kan werken en minder vergeet.

In de Pomodorotechniek wordt uitgegaan van een werk van 25 minuten, korte pauzes van 3 tot 5 minuten en een langere pauze van 15 tot 25 minuten. Maar is dat eigenlijk wel de ideale tijd?

Eigenlijk is er geen ideale werk- en pauzetijd aan te geven die voor iedereen gelijk is. De tijd die je werkt en pauzeert moet bij je passen.

Nu ik wat langer werk met de Pomodorotechniek kom ik er achter dat de ideale werktijd voor mij rond de 35 minuten ligt. Die tijd is overigens wel afhankelijk van hoe ik me voel en van mijn taken waar ik op dat moment mee bezig ben. Wanneer je je slecht kunt concentreren en pas begint met de Pomodorotechniek en/ of het werken met een timer, dan is 15 minuten voor jou misschien een hele goede prestatie. Voor werk waarbij de intensiteit niet zo hoog ligt is misschien een uur werk gevolgd door een korte pauze van een paar minuten zelfs wel haalbaar.

Het is in ieder geval goed om regelmatig pauzes te nemen. Veel mensen werken lang achter de pc en dat zorgt er voor dat je te lang in dezelfde houding zit te werken. Dit hoeft niet direct te leiden tot RSI klachten (tegenwoordig heten die klachten CANS), maar kan wel leiden tot een tijdelijke stijfheid.

De lengte van de pauze verschilt per persoon en per werksoort. Het is goed om te beseffen waarvoor de pauze dient die je neemt. Is het een pauze om je hoofd even leeg te maken, om te eten of om wat te ontspannen? De duur van je pauze is afhankelijk van het doel. Wanneer je met intensieve lees- en schrijftaken bezig bent dat kan een korte pauze je helpen om de werkspanning even te verminderen, daarna kun je weer verder. Als een pauze bedoeld is om te herstellen (een eindje te lopen of een powernap) dan zal die wat langer duren. Het is slim om een korte pauze niet te lang te laten duren, dan duurt het weer langer voordat je ‘in je werk zit’.

De kunst kunde is om een werkritme voor jezelf te vinden, waarin je lekker werkt en een optimaal resultaat kunt halen. Dit betekent voor mij dat ik ‘s ochtends wat langer werk voordat ik een korte pauze neem (meestal 35 minuten) en ‘s middags wat korter (meestal 25 minuten). De pauzes zijn even lang: 5 minuten voor een korte pauze en 25-30 minuten voor een lange pauze.

Het 80/20 principe geeft aan dat sommige elementen (klanten, taken) meer opleveren dan andere.  Het is daarom belangrijk om te bepalen welke elementen voor jou meer opleveren.

De 80/20 regel kun je ook toepassen op je eigen werk: je succes wordt bepaald door een aantal taken (ongeveer 20% van je taken) goed uit te voeren. De andere taken zijn minder belangrijk voor je resultaat.

Om te bepalen wat nu je belangrijkste taken zijn is het nodig om al je taken inzichtelijk te hebben. Hou een dagelijks tijdsoverzicht gedurende een week bij: waar besteed je al je tijd aan? Probeer dit wel in een ‘normale’ week te doen, anders zegt het overzicht niet zoveel. Noteer gedurende een week alle taken die je uitvoert en de start- en stoptijdstippen. Zo krijg je een overzicht van je tijdsbesteding. Voeg, als je veel verschillende, kleine taken hebt, deze samen in een paar categorieën. Bepaal vervolgens of deze categorieën een bijdrage leveren aan je werk, aan je ontspanning, aan je gezondheid en aan je persoonlijke ontwikkeling. Omdat je nooit alle taken kunt uitvoeren die je wilt uitvoeren moet je keuzes maken. Kies de 20% die je het meeste resultaat opleveren en focus je op deze taken. Als je tijd over hebt kun je je op andere taken richten.

De 80/20 regel kun je ook op andere gebieden toepassen. Wanneer je bijvoorbeeld een zelfstandige bent, of verantwoordelijk bent voor de werkprocessen binnen je afdeling dan kun je kijken of je de (werk)processen kunt optimaliseren. Je kijk dan naar welke taken het meeste resultaat opleveren. Deze taken hebben de hoogste prioriteit. De andere taken moet je minder energie aan besteden. Soms moet je ze wel uitvoeren omdat het nu eenmaal tot je werk behoort of omdat anderen dat van je verwachten.

Wat zijn de twee taken die jou het meest opleveren? En welke twee taken leveren je het minste op? Hoe kun je je processen verbeteren?

Tenminste dat was een tijd geleden zo. Nu zijn er handige programma’s waarmee eenvoudig een foto kunt maken met je mobiele telefoon en deze opslaan en in andere programma’s gebruiken. Twee diensten; Evernote en Qipit kunnen deze afbeeldingen opslaan, verzenden en zelfs de  tekst doorzoeken.

Evernote is een zeer populair gratis programma (ten minste de basisversie), waarmee je een scala van informatievormen kunt opslaan, bewerken  en terugvinden. Evernote kan werken met gegevens van webpagina’s, geluidsopnamen, teksten en je kunt er gewoon notities meemaken. Ook kun je foto’sgemaakt met een digitale camere of  met een een mobiele telefoon gemakkelijk naar je account overbrengen. Je krijgt een emailadres waar naar je je foto kunt mailen.

Evernote herkent teksten en zelfs handgeschreven zaken. De aantekeningen op je whiteboard of aantekeningen die je op een kladje hebt gemaakt zijn op inhoud doorzoekbaar. Voor diverse telefoons zijn er applicaties te downloaden waarmee het proces nog eenvoudiger is, helaas nog niet voor de Nokia E71. Maar ook zonder toegepaste appliciatie is het goed te gebruiken.

Een groot voordeel van Evernote is dat het lokaal en webbased werkt. Ook zonder internet verbinding kun je je ideeen vastleggen. Wanneer je een internet verbinding hebt kun je synchroniseren. Zo kun je bijvoorbeeld gemakkelijk over materiaal op je notebook en je desktop pc beschikken.

Een andere service die je kan helpen om je aantekingen te verwerken is Qipit. Bij Qipit email je het snapshot dat je gemaakt hebt. Qipit maakt gebruik van OCR (tekstherkenning)  en mailt je een pdf bestand van de foto terug. Qipit kan de bestanden ook faxen (nederlandse nummers?).

Natuurlijk is het zo dat kwalitatief goede foto’s beter te lezen zijn. Op de Qipit site kun je zien wat er met jouwcamera mogelijk is, kijk hiervoor op deze pagina. fhankelijk van de resolutie van je camera geeft Qipit aan of dan foto’s van whiteboards, handgeschreven documenten, of geprinte documenten kunt laten verwerken.. Met een iphone kun je bijvoorbeeld geen geprinte documenten verwerken, maar wel afbeeldingen van whiteboards en handgeschreven documenten.

Dat ziet er dan zo uit:

Medisch bioloog Esther Aarts is in september 2009 gepromoveerd op een onderzoek naar de werking van de ACC. Uit dit onderzoek blijkt dat er een gebiedje (de anterieure cingulate cotex: ACC) in onze hersens actief is dat anticipeert op toekomstige situaties en gestelde doelen; die zowel positief als negatief kunnen zijn. Dit gebiedje is ook actief als je jezelf beloofd dat je bij het behalen van je taak een beloning krijgt. Deze beloning kan klein zijn, zoals een ijsje, tv kijken of een uurtje sporten.

De ACC maakt de hele dag kosten/baten analyses met informatie uit de primitievere hersengebieden en de prefrontale cortex, het hersengebied dat ….de uitkomst van deze kosten/baten analyse is bepalend voor je gedrag: werk je aan die taak of niet? Dopamine is hierbij een cruciale stof. Wanneer je jezelf een beloning beloofd, neemt de dopamineproductie toe en zul je de taak ook beter uitvoeren. Andersom werkt het helaas niet: eerst de beloning en dan pas de taak.

Wanneer ik een training geef over slimmer organiseren, dan stel ik vaak de volgende vraag: ‘Hoeveel van jullie te veel tijd en niet veel dingen om te doen’. Ik heb nog niet meegemaakt dat er mensen hun hand opstaken. Diegenen voor wie dit wel geldt, zitten ook niet in dit soort

Veel mensen starten hun dag, zonder te weten wat ze zullen gaan doen. Hoe we onze tijd besteden is een strategische beslissing. Het bepaald wat je gaat bereiken en wat niet. Het is daarom een goed idee om een to-do lijst en een to-do-not lijst te hanteren (waarop dingen staan die je niet gaat doen, omdat we vaak dingen doen die we beter niet kunnen doen).

Het is niet makkelijk om te focussen. Hoe mooi je to-do lijst ook is, het gaat om het uitvoeren van de taken. Hoe kun je je nu focussen, terwijl er zoveel afleidingsmogelijkheden zijn?  Hoe kun je je focussen op een paar belangrijke taken, terwijl er zoveel andere zaken zijn die ook belangrijk zijn en die eigenlijk ook een keer moeten worden gedaan.

We hebben een methode nodig die simpel is, makkelijk is aan te leren en die niet veel tijd kost. Hoe die methode heet? RITUEEL.  Het managen van onze tijd zou een ritueel moeten worden, geen lijst met vage bedoelingen, het moet een proces worden dat,  hoe dan ook, door gaat.

Dit is te doen met een simpele werkwijze, die bestaat uit drie stappen en die je niet meer dan 18 minuten per dag kost. En vergeet niet: iedere minuut planning scheelt je drie keer zoveel tijd in de uitvoering!

Stap 1 (5 minuten) Plan je dag: Voordat je computer aanzet (of liever nog de dag ervoor), ga je zitten om je dag te plannen. Of je dit nu doet met pen of papier, of digitaal (bijvoorbeeld met Forcedo.com) maakt niet zo veel uit. Bepaal wat je dag succesvol maakt. Wat is realistisch om vandaag te doen? Welke zaken helpen om je doelen te bereiken? Het bereiken van welke zaken geeft je een goed gevoel?  Noteer deze zaken.

Nu komt het meest belangrijke. Pak je agenda en plan de taken die je wil uitvoeren: plaats de taken op een tijd die uitkomt, het zijn afspraken met jezelf. Neem een afspraak met jezelf net zo serieus, als een afspraak met anderen. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat hoe concreter je de taken maakt, dus met precieze uitkomsten, tijden, etc, hoe groter de kans is dat je de afspraken met jezelf nakomt. En dus je taken afmaakt. Hou rekening met wat je op een dag kunt doen, overschat dit niet.

Als je iets wil doen, besluit dan wanneer en waar je het gaat doen. Haal het anders van je lijst af. Het is vrij onzinnig om dingen die je toch nooit doet op je lijst te laten staan.

Stap 2 (1 minuut ieder uur) Opnieuw focussen: Zet een timer, stel je telefoon of je computer zo in dat je ieder uur een seintje krijgt. Wanneer het signaal gaat ontspan je dan wat. Kijk naar je to-do-lijst en vraag jezelf af hoe productief je het laatste uur bent geweest. Kijk naar je agenda en je takenlijst en besluit wat je het komende uur gaat doen. Stuur je dag, uur voor uur. Manage je tijd, laat de tijd jou niet managen.

Stap 3 (5 minuten Review): Sluit je computer af en review je dag. Wat werkte? Lukte het om de focussen? Waardoor liet je je afleiden? Wat heb je vandaag geleerd dat je helpt om morgen productiever te zijn?

De kracht van rituelen zit in de voorspelbaarheid. Je doet de zelfde dingen op dezelfde manier, iedere keer opnieuw. De uitkomsten van een ritueel zijn ook voorspelbaar. Wanneer je ervoor kiest om gefocust, slim en constant te werken en jezelf aan de taak te herinneren, dan blijf je ook gefocust. Zo simpel is dat.

Het simpele ritueel dat ik hierboven heb beschreven zal je niet helpen aan een wereldrecord op de marathon of er voor zorgen dat je volgend jaar €100.000 meer verdiend, maar het zorgt er wel voor dat je met kleine stapjes aan je doelen kunt werken. Het helpt je om ‘s-avonds met een goed gevoel je werkplek te verlaten, in de wetenschap dat je zaken gerealiseerd hebt. En dat is toch waarom het draait?

In dit proces zijn drie stadia te zien:

Op het eerste niveau van concentreren  is er nog geen sprake van concentratie. Het is de fase waarin je aan een taak begint, maar er eigenlijk nog niet klaar voor bent. Je weet dat je een klus moet klaren. Het is de fase van wat surfen op internet, je mail nog even lezen en informatie zoeken. Het gevaar is dat je in deze fase veel tijd verliest. Je bent gemakkelijk afgeleid, dus voordat je het in de gaten hebt zoek je niet een half uur naar informatie, maar ben je een paar uur verder.

Op het tweede niveau van concentratie lukt het al beter om je te concentreren. Je bent meer bezig met de taken die je moet uitvoeren en meer gericht op het doel dat je wil bereiken. Het lukt jezelf om je minder te laten afleiden, maar de concentratie is nog broos. Een opvallend geluid, een collega die haar gezicht laat zien en je kunt weer opnieuw beginnen je te concentreren. En de kans is dan aanwezig dat je weer lang in de eerste fase blijft zitten.

Het derde niveau van concentratie is het niveau waarop je in een flow bezig bent. Je zit zo in de taken die je uitvoert, dat je alles om je heen vergeet. Op dit niveau van concentratie heb je een schild om je heen. Dat schild beschermt je tegen alle verstoringen waar je mee te maken krijgt. Op dit niveau werk je het meest efficiënt en effectief.

Het is niet makkelijk om op dit niveau te komen. Zeker niet wanneer je start uit een drukke, hectische situatie. Hoe schakel je om, hoe raak je geconcentreerd? Belangrijk is het om uit die ethiek te komen en tot rust te komen. Wanneer je weet door welke zaken je afgeleid word, kun je hier rekening mee houden. En vaak weet jezelf wel door welke zaken je afgeleid wordt. Je kunt hier rekening meehouden en die zaken verwijderen of  voorkomen.

Over het algemeen is internet een grote concentratie verstoorder. Het uitschakelen hiervan gaat erg gemakkelijk, gewoon de verbinding verbreken, in Windows even rechtsonder met der rechtermuisknop klikken op het icoontje met de computer.

Ook kan het scherm je afleiden. Dit is op te lossen door een simpele tekstverwerker te gebruiken, waarbij je fullscreen een zeer simpele tekstverwerker hebt en verder niets op je scherm hebt. Voor alle besturingssystemen zijn er dit soort programma’s. Voor Windows bijvoorbeeld Darkroom, voor de Mac Writeroom en voor Linux Ubuntu Pyroom. Je kunt dan een concept typen in deze tekstverwerken (je volledig op de inhoud richten) en de verdere versies bewerken in Word of Open Office.

Verder gebruik ik trucjes als Forcedo, een van de vele online takenlijstjes. Maar dit programmaatje onderscheid zich door een ingebouwd klokje, Je plant de tijd die je nodig hebt voor de taak, activeert de taak en de klok gaat lopen. Iedere vijf minuten gaat er belletje, zodat je je bewust bent van de tijd. Aan het einde van de looptijd is het signaal langer. Mij stimuleert het om de taak af te hebben voor de eindtijd.

Heb je nog meer tips om je concentratie te verbeteren? Post ze bij de reacties!