People get out of balance

Bewijs jij je waarde doordat je snel je email beantwoord of door de kwaliteit van je werk?

Google’s research directeur Peter Norvig geeft in een interview aan dat kwaliteit van zijn werk belangrijker is dan snel reageren. Wanneer je veranderd in een automatische mailbeantwoorder, dan zou zijn werk nooit stoppen omdat de mail nooit stopt. Dit zou volgens Norvig ten koste gaan van zijn priveleven.

Ik denk dat Norvig daarmee de spijker op zijn kop slaat. Het is belangrijker om kwalitatief goed werk af te leveren, dan alleen maar snelle responses te geven op alles wat in je mailbox komt. Sommige vragen in mailtjes hebben beslissingstijd nodig. Als je je gedwongen voelt om direct antwoord te geven, kan dat consequenties hebben voor de kwaliteit van je antwoord.

Misschien is het wel slim om snel antwoord te geven op mailtjes waar snel antwoord wordt verwacht. Het antwoord kan natuurlijk ook zijn: “Ik moet er nog even over nadenken, binnen een week krijg je een antwoord van me”.  Snel gereageerd en voldoende tijd voor een kwalitatief goed antwoord.

Zoals ik in de vorige post al heb aangegeven heb ik pas geleden het boek ‘ Slaap je slim’ van Guus Pijpers gelezen. Zoals ik al heb geschreven vond ik het geen denderend boek. Maar een tip vond ik geweldig. Om te voorkomen dat je teveel informatie krijgt is het slim om te bepalen welke informatie je nodig hebt.

In zo’n informatieprofiel geef je aan hoe je met informatie omgaat (en om wilt gaan) en over welke topics je informatie wilt zoeken en hebben.

Guus Pijpers zegt hier zelf over: ‘Net zoals je een persoon kunt beschrijven als vriendelijk, extravert, of resultaatgericht, zo kun je ook iemands informatieprofiel weergeven. Zo’n profiel bestaat ook uit gewoontes die iemand gebruikt bij het omgaan met informatie’.  Pijpers gaat daarbij veel verder dan ik zelf ga: hij is van mening dat je ook het profiel moet kennen van de mensen in je directe (werk)omgeving.

Voor alsnog heb ik voldoende aan de inhoud van het door mij samengestelde informatieprofiel. In mijn informatieprofiel heb ik beschreven over welke onderwerpen ik informatie wil zoeken, lezen en verwerken. Verder staat erin welke sites ik wil bekijken en over welke informatie  ik boeken wil lezen. Nu is de kunst om me aan dat profiel te houden…..

Ben jij een van die Nederlanders die wel wil veranderen, maar  voorlopig nog niet van baan kan veranderen? Wat doe je dan om je werk interessant  te houden? Hieronder volgen 5 manieren om je werk interessant te houden:

1. Leer! In de meeste bedrijven zijn volop mogelijkheden om te leren in het werken. Door nieuwe projecten en taken uit te voeren kun je veel leren. Door van te voren na te denken over je volgende loopbaanstap en te bepalen welke kennis je nog mist en welke vaardigheden je nog wel kunt verbeteren en hier vervolgens aan te werken maak je je zelf interessanter voor de arbeidsmarkt.
2. Word mentor! Dit is niet voor iedereen weggelegd, maar een taak die zeker geschikt is voor mensen met ambities op leidinggevend gebied, is het begeleiden van collega’s. Door dit te gaan doen ontwikkel je je communicatieve vaardigheden sterker.
3. Word projectleider! Ook dit is niet voor iedereen geschikt, maar om te laten zien dat je verantwoordelijkheid kunt nemen en zaken tot een succesvol einde kunt brengen is het goed om een project te leiden. Begin met een gemiddeld moeilijk project, zodat je wel moeite moet doen,  maar zodat er in ieder geval ook een mogelijkheid is dat je succesvol wordt.  Probeer zelf die projecttaken uit te voeren die goed zijn  voor je eigen ontwikkeling. Ben je goed in de grote lijnen, kies dan ook eens voor de details.
4. Schrijf op ‘dode momenten’ je werk eens uit en probeer je werk te verbeteren. Denk na en systematiseer. Dit daagt je niet alleen uit, maar zorgt er ook voor dat je je werk bewuster doet. Dit levert meer voldoening op.
5. Ga trainingen geven. In veel bedrijven worden trainingen gegeven door eigen medewerkers. Als die mogelijkheid er is binnen de organisatie waar jij werkt, maak er dan zeker gebruik van. Je leert er ontzettend veel van.

Weet jij nog meer mogelijkheden om je werk interessant te houden?

Babauta’s  blog is zeer populair, hij (en een aantal gastauteurs) schrijven artikelen over simpelheid, gezondheid & fitness, geluk en motivatie & inspiratie.  Zenhabits gaat over het vinden van simpelheid in de chaos van ons dagelijks leven. Het versimpelen leidt tot een hogere productiviteit, een grotere gezondheid en meer geluk.

Het boek valt me tegen. Eigenlijk is het niet meer dan een verzameling berichten van zijn blog. Veel van het materiaal heeft ook nog een erg open deuren karakter.  In hoofdstuk 16 (‘Rustig aan’) is bijvoorbeeld een paragraaf opgenomen over langzaam rijden. Nu is het niet onverstandig om rustig te rijden (langzaam is misschien wat onveiliger), maar dat er dan bij de tips staat dat je dan rechts moet blijven rijden is wel overbodig.

De kern van het boek is eenvoudig: ruim alle rommel op, in alle facetten van je leven en hou het opgeruimd. Dit doe in feite door twee dingen: Stel vast wat essentieel is.  Vervolg elimineer je alles wat niet essentieel is.  Doet dit voor alle facetten. Babauta beschrijft inderdaad alle facetten waarin je rommel kunt creëren: je werk, je huis, je computer en je lichaam. Wanneer je weinig rommel hebt kun je gemakkelijk je focus houden, wanneer je je focus kunt vasthouden kun je de dingen realiseren, die je wilt realiseren.

Om die focus te krijgen moet je rekening houden met zes principes:

• Stel grenzen;
• Bepaal wat de essentie is;
• Vereenvoudig;
• Focus;
• Leer nieuw gewoonten aan;
• Begin klein.

Het boek bestaat voor uit opsommingen en tips. Deze hebben weinig diepgang. Voor de lezers van zijn blog is alles herkenbaar,

Als je boek wilt lezen waar wat meer diepgang in zit, dan moet je dit boek dus niet lezen. Wil je snel veel tips hebben over het versimpelen van je leven en het krijgen en houden van meer focus dan is dit boek een goede start. Maar deze informatie is ook gratis te krijgen via het blog.

Hier is een testje te vinden om uit te zoeken of je multi-tasker bent. Op dezelfde pagina kun je ook klikken op ‘test your focus’. Een simpel testje om te kijken of je je focus kunt blijven vasthouden.

De psychologen hebben in hun onderzoek 200 personen in een autosimulator laten reageren op het verkeer terwijl ze ondertussen opdrachten kregen via een oortje. Deze taken waren vrij simpel. Van de 200 proefpersonen lukte het slechts vijf personen om de taken goed uit te voeren zonder hun reactievermogen in het verkeer te verminderen.

Deze uitslag verbaast me niet in de psychologie worden dit soort onderzoeken vaker uitgevoerd, uit al die onderzoeken komt eigenlijk het zelfde resultaat: multitasken is voor bijna alle mensen erg moeilijk.

Eigenlijk is het simpel: je hebt maar een beperkte cognitieve capaciteit. Als je meerdere taken uitvoert dan moet je die capaciteit verdelen. Wanneer je niet al te moeilijke taken uitvoert is multitasken niet zo’n probleem, de beschikbare capaciteit kun je dan verdelen. Maar wanneer je moeilijkere taken tegelijkertijd moet uitvoeren dan lukt het multitasken bij de meeste mensen niet.  Haal je maar eens de situatie voor ogen waarin je een auto bestuurt (of een fiets of een scooter) en waarin plotseling er iets in het verkeer gebeurt,  het gesprek dat je aan het voeren bent stokt plotseling. Je hoort even niet wat er op de radio wordt gezegd en hebt geen aandacht voor de omgeving.  Wanneer de situatie weer onder controle is, kun je je aandacht weer op andere zaken richten.

Conclusie: we weten allemaal al erg lang dat multitasken niet werkt. Multitasken, tegelijketijd werken aan meerdere taken is dus geen vorm van slim organiseren.

Voor mij is mindmappen het voorbeeld van slim organiseren.  Het visualiseren van informatie maakt het mogelijk om sneller te werken. Tot voor kort gebruikte ik hiervoor Freemind, een open source programma, dat alle ‘basis dingen’ doet. Ja, er bestaan betere programma’s, zoals Imindmap van Tony Buzan, een van de grondleggers van de mindmapping techniek en Mindmanager van Mindjet. Vooral dit laatste pakket heeft allerlei toeters en bellen, maar daar betaal je dan ook ruim 300 euro voor. Je kunt met dit programma bijvoorbeeld je mindmap direct converteren in een projectplanning.

Vorige week wees iemand mij op het programma Freeplane. Freeplane is gebaseerd op Freemind en gemaakt door mensen die ook betrokken waren bij de ontwikkeling van Freemind, maar die ontevreden waren over de ontwikkelingssnelheid en technische ontwikkelingen.

Ik heb nu een tijdje met het programma gewerkt en ben er erg tevreden over. Het loopt veel soepeler. Daarnaast zijn er enkele functies toegevoegd (bijvoorbeeld instelbare functietoetsen) en veel functies sterk verbeterd (bijvoorbeeld filterfuncties).

Je kunt Freeplane hier downloaden.

En natuurlijk is er ook al een parodie op gemaakt:

Je kunt sturen hoe je gebruik maakt van je tijd. Die zelfsturing levert meer of minder productieve momenten op. Veel mensen worstelen met deze zelfsturing. En wisselen productieve momenten af met zeer inproductieve momenten. Diegenen die hier last van hebben proberen systemen te ontwikkelen waarmee het makkelijker wordt om jezelf te sturen. In november 2009 gaf ik een workshop Plannen en Organiseren aan 29 Studenten.  Op een paar studenten na (ik geloof dat het er drie waren), bleken alle studenten problemen te hebben met ZELF DISCIPLINE.  En zij zijn niet de enigen, ik heb er zelf ook regelmatig last van.

De afgelopen tijd heb ik een aantal nieuwe technieken gezien die je kunnen helpen om jezelf (en daarmee je tijdgebruik) te managen. De komende posts zal ik aandacht aan twee nieuwe technieken besteden.

De eerste techniek is de ‘pomodoro techniek’.  Deze techniek helpt je om gefocust te werken aan je taken. De pomodoro techniek dankt zijn naam aan de goedkope kookwekker, in de vorm van een tomaat. Dit is de meest belangrijke gadget die je gebruikt bij deze techniek. Het is een papieren methode, die je helpt in het hier en nu te werken. Uiteraard zijn er ook digitale hulpmiddelen bedacht om deze techniek te gebruiken.
Een tweede methode die ik ga behandelen is de ‘personal kanban methode’. Een methode die is afgeleid van de kanban technieken die veel in (productie) bedrijven wordt gebruikt. Ook dit is een offline methode, die zich met name richt op het goed handelen van je werkvoorraad, dus van alle taken die je moet uitvoeren.

De personal kanban methode wordt veel door software ontwikkelaars gebruikt, die op een simpele, heldere en overzichtelijke manier hun software willen ontwikkelen. Kenmerkend voor deze methode is dat ie zich richt op:

• de werkstroom (flow). Er wordt gewerkt met chunks, kleine brokken, waarvan er niet teveel tegelijkertijd onderhanden worden genomen. Geprobeerd wordt om het werk in een keer goed te doen, zodat je niet met herstelkosten (tijd) te maken hebt;
• zichtbaarheid. Het moet in een oogopslag duidelijk worden aan welke taken er wordt gewerkt en wat de status daarvan is.  Deze status blijft ook continu zichtbaar;
• de hoeveelheid taken waaraan je tegelijkertijd werkt (WIP= work in progress) wordt zoveel mogelijk beperkt. Dit maakt het werken minder gecompliceerd en zorgt ervoor dat je sneller kunt leveren.

Beide systemen zijn dus gericht op het  goed en snel uitvoeren van je taken. Wordt vervolgd….