Babauta’s  blog is zeer populair, hij (en een aantal gastauteurs) schrijven artikelen over simpelheid, gezondheid & fitness, geluk en motivatie & inspiratie.  Zenhabits gaat over het vinden van simpelheid in de chaos van ons dagelijks leven. Het versimpelen leidt tot een hogere productiviteit, een grotere gezondheid en meer geluk.

Het boek valt me tegen. Eigenlijk is het niet meer dan een verzameling berichten van zijn blog. Veel van het materiaal heeft ook nog een erg open deuren karakter.  In hoofdstuk 16 (‘Rustig aan’) is bijvoorbeeld een paragraaf opgenomen over langzaam rijden. Nu is het niet onverstandig om rustig te rijden (langzaam is misschien wat onveiliger), maar dat er dan bij de tips staat dat je dan rechts moet blijven rijden is wel overbodig.

De kern van het boek is eenvoudig: ruim alle rommel op, in alle facetten van je leven en hou het opgeruimd. Dit doe in feite door twee dingen: Stel vast wat essentieel is.  Vervolg elimineer je alles wat niet essentieel is.  Doet dit voor alle facetten. Babauta beschrijft inderdaad alle facetten waarin je rommel kunt creëren: je werk, je huis, je computer en je lichaam. Wanneer je weinig rommel hebt kun je gemakkelijk je focus houden, wanneer je je focus kunt vasthouden kun je de dingen realiseren, die je wilt realiseren.

Om die focus te krijgen moet je rekening houden met zes principes:

• Stel grenzen;
• Bepaal wat de essentie is;
• Vereenvoudig;
• Focus;
• Leer nieuw gewoonten aan;
• Begin klein.

Het boek bestaat voor uit opsommingen en tips. Deze hebben weinig diepgang. Voor de lezers van zijn blog is alles herkenbaar,

Als je boek wilt lezen waar wat meer diepgang in zit, dan moet je dit boek dus niet lezen. Wil je snel veel tips hebben over het versimpelen van je leven en het krijgen en houden van meer focus dan is dit boek een goede start. Maar deze informatie is ook gratis te krijgen via het blog.

Hier is een testje te vinden om uit te zoeken of je multi-tasker bent. Op dezelfde pagina kun je ook klikken op ‘test your focus’. Een simpel testje om te kijken of je je focus kunt blijven vasthouden.

De psychologen hebben in hun onderzoek 200 personen in een autosimulator laten reageren op het verkeer terwijl ze ondertussen opdrachten kregen via een oortje. Deze taken waren vrij simpel. Van de 200 proefpersonen lukte het slechts vijf personen om de taken goed uit te voeren zonder hun reactievermogen in het verkeer te verminderen.

Deze uitslag verbaast me niet in de psychologie worden dit soort onderzoeken vaker uitgevoerd, uit al die onderzoeken komt eigenlijk het zelfde resultaat: multitasken is voor bijna alle mensen erg moeilijk.

Eigenlijk is het simpel: je hebt maar een beperkte cognitieve capaciteit. Als je meerdere taken uitvoert dan moet je die capaciteit verdelen. Wanneer je niet al te moeilijke taken uitvoert is multitasken niet zo’n probleem, de beschikbare capaciteit kun je dan verdelen. Maar wanneer je moeilijkere taken tegelijkertijd moet uitvoeren dan lukt het multitasken bij de meeste mensen niet.  Haal je maar eens de situatie voor ogen waarin je een auto bestuurt (of een fiets of een scooter) en waarin plotseling er iets in het verkeer gebeurt,  het gesprek dat je aan het voeren bent stokt plotseling. Je hoort even niet wat er op de radio wordt gezegd en hebt geen aandacht voor de omgeving.  Wanneer de situatie weer onder controle is, kun je je aandacht weer op andere zaken richten.

Conclusie: we weten allemaal al erg lang dat multitasken niet werkt. Multitasken, tegelijketijd werken aan meerdere taken is dus geen vorm van slim organiseren.

Voor mij is mindmappen het voorbeeld van slim organiseren.  Het visualiseren van informatie maakt het mogelijk om sneller te werken. Tot voor kort gebruikte ik hiervoor Freemind, een open source programma, dat alle ‘basis dingen’ doet. Ja, er bestaan betere programma’s, zoals Imindmap van Tony Buzan, een van de grondleggers van de mindmapping techniek en Mindmanager van Mindjet. Vooral dit laatste pakket heeft allerlei toeters en bellen, maar daar betaal je dan ook ruim 300 euro voor. Je kunt met dit programma bijvoorbeeld je mindmap direct converteren in een projectplanning.

Vorige week wees iemand mij op het programma Freeplane. Freeplane is gebaseerd op Freemind en gemaakt door mensen die ook betrokken waren bij de ontwikkeling van Freemind, maar die ontevreden waren over de ontwikkelingssnelheid en technische ontwikkelingen.

Ik heb nu een tijdje met het programma gewerkt en ben er erg tevreden over. Het loopt veel soepeler. Daarnaast zijn er enkele functies toegevoegd (bijvoorbeeld instelbare functietoetsen) en veel functies sterk verbeterd (bijvoorbeeld filterfuncties).

Je kunt Freeplane hier downloaden.

En natuurlijk is er ook al een parodie op gemaakt:

Je kunt sturen hoe je gebruik maakt van je tijd. Die zelfsturing levert meer of minder productieve momenten op. Veel mensen worstelen met deze zelfsturing. En wisselen productieve momenten af met zeer inproductieve momenten. Diegenen die hier last van hebben proberen systemen te ontwikkelen waarmee het makkelijker wordt om jezelf te sturen. In november 2009 gaf ik een workshop Plannen en Organiseren aan 29 Studenten.  Op een paar studenten na (ik geloof dat het er drie waren), bleken alle studenten problemen te hebben met ZELF DISCIPLINE.  En zij zijn niet de enigen, ik heb er zelf ook regelmatig last van.

De afgelopen tijd heb ik een aantal nieuwe technieken gezien die je kunnen helpen om jezelf (en daarmee je tijdgebruik) te managen. De komende posts zal ik aandacht aan twee nieuwe technieken besteden.

De eerste techniek is de ‘pomodoro techniek’.  Deze techniek helpt je om gefocust te werken aan je taken. De pomodoro techniek dankt zijn naam aan de goedkope kookwekker, in de vorm van een tomaat. Dit is de meest belangrijke gadget die je gebruikt bij deze techniek. Het is een papieren methode, die je helpt in het hier en nu te werken. Uiteraard zijn er ook digitale hulpmiddelen bedacht om deze techniek te gebruiken.
Een tweede methode die ik ga behandelen is de ‘personal kanban methode’. Een methode die is afgeleid van de kanban technieken die veel in (productie) bedrijven wordt gebruikt. Ook dit is een offline methode, die zich met name richt op het goed handelen van je werkvoorraad, dus van alle taken die je moet uitvoeren.

De personal kanban methode wordt veel door software ontwikkelaars gebruikt, die op een simpele, heldere en overzichtelijke manier hun software willen ontwikkelen. Kenmerkend voor deze methode is dat ie zich richt op:

• de werkstroom (flow). Er wordt gewerkt met chunks, kleine brokken, waarvan er niet teveel tegelijkertijd onderhanden worden genomen. Geprobeerd wordt om het werk in een keer goed te doen, zodat je niet met herstelkosten (tijd) te maken hebt;
• zichtbaarheid. Het moet in een oogopslag duidelijk worden aan welke taken er wordt gewerkt en wat de status daarvan is.  Deze status blijft ook continu zichtbaar;
• de hoeveelheid taken waaraan je tegelijkertijd werkt (WIP= work in progress) wordt zoveel mogelijk beperkt. Dit maakt het werken minder gecompliceerd en zorgt ervoor dat je sneller kunt leveren.

Beide systemen zijn dus gericht op het  goed en snel uitvoeren van je taken. Wordt vervolgd….

Het is begin december de winkels liggen weer vol met agenda’s. Toch gek dat er nog steeds zoveel agenda’s te koop worden aangeboden, terwijl je je afspraken steeds makkelijker digitaal kunt bijhouden. Zou die markt, net als de markt voor briefpost, ook inzakken? Of willen veel mensen nog steeds liever een ‘boekje’?

Het digitaal bijhouden van je afspraken heeft een groot aantal voordelen: afspraken zijn makkelijk te verzetten, herhaalde afspraken zijn gemakkelijk in te plannen en je kunt gemakkelijk op bijvoorbeeld namen zoeken.  Ook kun je agenda’s delenen  je kunt gemakkelijk een gezamenlijke afspraak plannen. Nogal wat voordelen dus.

Even googlen levert op dat er veel mensen worstelen met het antwoord op de vraag ‘digitaal of analoog’ agendabeheer. De keuzes die gemaakt worden verschillen nogal: van compleet analoog (kijk bijvoorbeeld naar diy-planner.com, waar mensen hun eigen systeem ontwikkelen), via hybride systemen (dat betekent dus dubbel bijhouden) tot helemaal digitaal (alles bijvoorbeeld via de Balackberry, Iphone of Nokia). Volledig digitaal heeft dus veel voordelen.

Maar toch …

Ik mis het overzicht, het even makkelijk kunnen bladeren, het in een oogopslag kunnen zien waar een afspraak te plannen is.  ik mis het dimdammen met een aantal mensen: ‘Kun je dan, ja maar tot half drie.  Zullen we dan maandag om drie uur. ., etc.

Gisteren werd ik gebeld of ik op een bepaald moment bij een bespreking aanwezig kon zijn. Tja en dan moet je het antwoord even schuldig blijven.. want bellen en kijken gaat lastig samen.

Ik heb mijn Moleskine agenda maar weer te voorschijn gehaald. Het afgelopen half jaar heb ik geprobeerd om volledig digitaal mijn agenda te beheren. Ik kies nu voor een hybride systeem en heb een nieuwe rode Ciak besteld. Ik kan mijn Google calendar dus weer gaan overschrijven.

]]> http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/systeem/agendas/feed/ 0 http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/quickwins/bewezen-een-kleine-beloning-werkt/ http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/quickwins/bewezen-een-kleine-beloning-werkt/#comments Thu, 12 Nov 2009 21:01:15 +0000 Petra http://www.slim-organiseren.nl/wordpress/?p=130 In veel populaire literatuur wordt aangegeven dat het goed is om jezelf een beloning in het vooruitzicht te stellen bij het behalen van je doelen en het uitvoeren van je taken. Hierdoor zou je beter gaan werken en je doelen gaan realiseren.  Bewijs dat dit werkt was er eigenlijk niet. En een antwoord op ‘waarom werkt het dan’, was al helemaal niet te vinden. Uit een promotieonderzoek blijkt nu dat het belonen bij het realiseren van een doel inderdaad werkt.

Medisch bioloog Esther Aarts is in september 2009 gepromoveerd op een onderzoek naar de werking van de ACC. Uit dit onderzoek blijkt dat er een gebiedje (de anterieure cingulate cotex: ACC) in onze hersens actief is dat anticipeert op toekomstige situaties en gestelde doelen; die zowel positief als negatief kunnen zijn. Dit gebiedje is ook actief als je jezelf beloofd dat je bij het behalen van je taak een beloning krijgt. Deze beloning kan klein zijn, zoals een ijsje, tv kijken of een uurtje sporten.

De ACC maakt de hele dag kosten/baten analyses met informatie uit de primitievere hersengebieden en de prefrontale cortex, het hersengebied dat ….de uitkomst van deze kosten/baten analyse is bepalend voor je gedrag: werk je aan die taak of niet? Dopamine is hierbij een cruciale stof. Wanneer je jezelf een beloning beloofd, neemt de dopamineproductie toe en zul je de taak ook beter uitvoeren. Andersom werkt het helaas niet: eerst de beloning en dan pas de taak.

Tegenwoordig krijg je van iedere productivteitsgoeroe te horen dat multitasken niet goed voor je is. Het zou niet mogelijk zijn om je aandacht te verdelen over verschillende zaken, om goed te werken, zou het noodzakelijk zijn om je te focussen, je aandacht te richten. Multitasken zou me minder productief en minder gelukkig maken.

Toch denkt niet iedereen er zo over.  David Pierce roept in een recente blogpost uit dat multitasken een van de meest useful tool is, die die is gaan gebruiken.. Hij krijgt er meer werk door gedaan, werkt sneller en werkt prettiger met de tv aan. Working is a lot more fun, when the TV. is on!

Hij geeft aan dat de meesten van ons veel dingen doen die niet erg veel concentratie en focus nodig hebben. Taken zoals data uploaden, gegevens verplaatsen, formulieren invullen, planten water geven, telefoonnummers opzoeken, etc. Waarom zou je je hele concentratie hieraan verspillen? Als iets echt aandacht nodig heeft, dan vraagt die activiteit daar wel om. Waarom zou je dan niet zoveel mogelijk tegelijk doen.

Pierce onderschrijft wel dat het niet voor iedereen even makkelijk is om te multitasken; het switchen tussen verschillende taken zorgt ervoor dat een aantal mensen langer over taken doet, dan wanneer ze single-focused zouden. Als redenen hiervoor noemt Pierce (begin 20) het niet opgroeien met multitasken en Web 2.0 Voor anderen die hier geen moeite mee hebben, waarom geen multitasken?

Op deze blogpost kwam vrij veel commentaar, varierend van: ‘onzin’ tot ‘ja, bij simpele taken kan dat inderdaad’. men name bij licht huishoudelijk werk, zien de meesten wel een voordeel van het multi-tasken. Diegenen die multitasken niet zien zitten, geven ook (terecht aan) dat het switchen tussen taken (de meesten doen dat eigenlijk bij het multitasken; je rocht heel snel je aandacht op het volgende onderwerp), tijd kost; tijd die je nodig hebt om je aandacht opnieuw te focussen..

De meeste reagereerders zijn wel van mening dat multi-tasken alleen bij simpele taken kan, taken die meer van je vragen, daar kun je slecht bij multi-tasken. En dat blijkt ook uit onderzoek. David Crenshaw onderscheidt in zijn boek ‘The myth of multitasking’ twee soorten multitasken:

• het snel wisselen tussen verschillende taken. Dit is eigenlijk niet echt multitasken. Hoewel je vaak en snel wisselt ben je maar met een taak tegelijk bezig;
• background tasking: het echte multitasken, dit lukt alleen maar bij taken met een geringe geestelijke inspanning. En dat is ook niet zo gek, lees hiervoor de literatuur op het gebied van de biologische psychologie maar, bij moeilijkere taken is het ‘technisch’ gewoon moeilijk.