Voor iedereen met goede voornemens: begin klein! Een marathon lopen kan uitdagend zijn, maar een goede 10 km is net zo leuk. Wanneer je doelen realiseert geeft dat een kick. Ik denk dat het leuker is om dit jaar 30 keer een kick te krijgen dan 1 keer bij een groot doel. Wanneer je toch voor dat grote doel gaat: stel tussendoelen, hierdoor lukt het om gemotiveerd te blijven om dat grote doel te realiseren.

Dit jaar heb ik in ieder geval doel dat ik ga realiseren: het afmaken van mijn masterthesis… Afgelopen jaar heb ik erg weinig gesport: dit jaar wil ik daarom weer minimaal 5 uur per week sporten. Aan het einde van het jaar heb ik dan dus 260 uur gesport.

Na ongeveer twee zeken ziek te zijn geweest, ben ik weer begonnenmet werken: met een grote werkachterstand en een beperkte hoeveelheid energie. Ik heb na zitten denken hoe ik de achterstand zo snel mogelijk weg zou kunnen werken. Ik heb het als volgt aangepakt:

1) Ik heb eerst de meest belangrijke taken voorbereid die geen uitstel kunnen verdragen. In mijn geval waren dat een gastles en een les aan eerstejaarsstudenten. Dit zorgt ervoor dat de eerste druk weg is en je redelijk relaxt aan de afspraken in kunt gaan.

2) Mail wegwerken: tussendoor heb ik mijn mail een aantal keren controleren, de achterstand viel dus mee. Maar toch, genoeg te doen. Bij het wegwerken van de mail ben ik met de nieuwste mail begonnen. Als er dringende zaken zijn, die al wat ouder zijn is er een grote kans dat iemand een reminder heeft gestuurd. Niet dringende zaken waren blijkbaar twee weken geleden niet dringend en nu ook nog niet. Ik heb in batches gewerkt, dit werkt het snelste bij de afhandeling van de mail. Zaken die niet direct af te handelen zijn (bijvoorbeeld omdat het omvangrijke taken zijn) heb ik in een achterstandmap gedaan. De rest van de mail heb ik direct afgehandeld. Materiaal dat ik nodig heb voor een vergadering heb ik direct geprint en in mijn ticklerfile gedaan. Het verwerken van de achterstandsmap heb in mijn agenda gepland.

3) Op basis van de mail en de ingekomen snailmail heb ik mijn agenda zo goed mogelijk bijgewerkt. Dit zorgde voor overzicht. Ik heb ervoor gewaakt om mijn agenda direct vol te plannen, juist omdat ik nog niet fit ben, kan ik een al te drukke agenda niet gebruiken. Niet belangrijke afspraken heb ik gecanceled, zodat ik zoveel mogelijk tijd heb om de essentiele zaken goed af te handelen. Andere afspraken heb ik opnieuw ingepland en laten inplannen.

4) Op de rustige momenten heb ik aan mijn achterstanden gewerkt. Iedere dag heb ik ongeveer anderhalf uur aan de achterstanden gewerkt, ook in de weekenden. Dit zorgede ervoor dat ik 14 dagen na mijn ziekte periode weer bij was en wat wellicht nog belangrijker is, ik heb op een rustige, constructieve manier kunnen werken..

In dit proces zijn drie stadia te zien:

Op het eerste niveau van concentreren  is er nog geen sprake van concentratie. Het is de fase waarin je aan een taak begint, maar er eigenlijk nog niet klaar voor bent. Je weet dat je een klus moet klaren. Het is de fase van wat surfen op internet, je mail nog even lezen en informatie zoeken. Het gevaar is dat je in deze fase veel tijd verliest. Je bent gemakkelijk afgeleid, dus voordat je het in de gaten hebt zoek je niet een half uur naar informatie, maar ben je een paar uur verder.

Op het tweede niveau van concentratie lukt het al beter om je te concentreren. Je bent meer bezig met de taken die je moet uitvoeren en meer gericht op het doel dat je wil bereiken. Het lukt jezelf om je minder te laten afleiden, maar de concentratie is nog broos. Een opvallend geluid, een collega die haar gezicht laat zien en je kunt weer opnieuw beginnen je te concentreren. En de kans is dan aanwezig dat je weer lang in de eerste fase blijft zitten.

Het derde niveau van concentratie is het niveau waarop je in een flow bezig bent. Je zit zo in de taken die je uitvoert, dat je alles om je heen vergeet. Op dit niveau van concentratie heb je een schild om je heen. Dat schild beschermt je tegen alle verstoringen waar je mee te maken krijgt. Op dit niveau werk je het meest efficiënt en effectief.

Het is niet makkelijk om op dit niveau te komen. Zeker niet wanneer je start uit een drukke, hectische situatie. Hoe schakel je om, hoe raak je geconcentreerd? Belangrijk is het om uit die ethiek te komen en tot rust te komen. Wanneer je weet door welke zaken je afgeleid word, kun je hier rekening mee houden. En vaak weet jezelf wel door welke zaken je afgeleid wordt. Je kunt hier rekening meehouden en die zaken verwijderen of  voorkomen.

Over het algemeen is internet een grote concentratie verstoorder. Het uitschakelen hiervan gaat erg gemakkelijk, gewoon de verbinding verbreken, in Windows even rechtsonder met der rechtermuisknop klikken op het icoontje met de computer.

Ook kan het scherm je afleiden. Dit is op te lossen door een simpele tekstverwerker te gebruiken, waarbij je fullscreen een zeer simpele tekstverwerker hebt en verder niets op je scherm hebt. Voor alle besturingssystemen zijn er dit soort programma’s. Voor Windows bijvoorbeeld Darkroom, voor de Mac Writeroom en voor Linux Ubuntu Pyroom. Je kunt dan een concept typen in deze tekstverwerken (je volledig op de inhoud richten) en de verdere versies bewerken in Word of Open Office.

Verder gebruik ik trucjes als Forcedo, een van de vele online takenlijstjes. Maar dit programmaatje onderscheid zich door een ingebouwd klokje, Je plant de tijd die je nodig hebt voor de taak, activeert de taak en de klok gaat lopen. Iedere vijf minuten gaat er belletje, zodat je je bewust bent van de tijd. Aan het einde van de looptijd is het signaal langer. Mij stimuleert het om de taak af te hebben voor de eindtijd.

Heb je nog meer tips om je concentratie te verbeteren? Post ze bij de reacties!

Sinds een paar jaar is ‘innovatie’ het toverwoord in onze economie. Innoveren, het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, kent nu ook een tegenhanger: sociaal innoveren. Sociaal innoveren betekent eigenlijk niets anders dan slimmer organiseren en slimmer werken. Hoe kun je een organisatie nu zo in richten dat je goed en flexibel op (markt)veranderingen kunt inspelen. Het gaat dan om het goed laten verlopen van processen, het op een goede manier leidinggeven en het slim gebruik van systemen en technologie. Maar je kunt ook kijken naar het individuele niveau: zijn medewerkers slagvaardig? Kunnen ze op een goede manier gebruik maken van technologie?

Op www.hoeslimwerkjij.nl kun je een game spelen waarmee getest wordt of jij slim werkt. Leuk om eens te doen! De game is een initiatief van het NCSI (Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie), de site van het centrum is een goed startpunt wanneer je meer over sociale innovatie wil weten.

hulpmiddelen bij slimmer werken

Ok, dit weblog gaat dus over het verbeteren van je eigen productiviteit. En waarom zou die dan moeten verbeteren? Dat is vrij simpel: omdat je dan veel plezieriger werkt, je afspraken beter kunt nakomen, meer vrije tijd over houdt. Omdat je dan betere resultaten behaald, waarover je manager dan weer tevreden is, dat leidt dan weer tot…

Kortom redenen genoeg om eens over je eigen productiviteit na te denken. Ben je wel zo productief als je zelf denkt? Lever je de kwaliteit die je zou willen leveren? Heb je je werk op tijd af en kun je dan lekker naar huis gaan om de dingen te doen die je die dag nog wilt doen. Bij veel mensen is de persoonlijke productiviteit nog wel te verbeteren. In dit weblog wordt daar de komende tijd aandacht aan geschonken. We beginnen bij het begin, het hier en nu.

Kernwoord bij het hier en nu is ‘focus’.   Blijf gefocust op wat je aan het doen bent, doe geen 26 dingen tegelijk maar werk aan wat je aan het doen bent. Mulitasken is geen productieve manier van werken. Leef en werk in het hier en nu. In een interview met Mens Health gaf Google topman Douglas Merrill het volgende aan “The whole point of organization for me is to clear my head in order to be in the moment,” he explains. “The less stuff that’s rattling around in my brain, the more I can focus on whatever I’m doing.” Merrill is vergeetachtig, deels doof en dyslectisch. Traditionele hulpmiddelen als notitieboeken en archivering van materiaal gebruikt hij beperkt. Toch is hij zeer georganiseerd.Hoe doet hij dat?

Hij gebruikt een aantal regels: 1.Leeg je hoofd: uit onderzoek blijkt dat je maar een beperkt aantal items kunt onthouden (vaak wordt hierbij zeven items genoemd). 2. Gebruik geen archiefkasten om alles op te bergen en gebruik geen standaard systemen, opruimen binnen deze systemen lukt vaak maar tijdelijk en het wordt snel weer een troep. Organiseren betekent niet voor iedereen hetzelfde, gebruik je eigen persoon lijke tools. Merrill noemt deze tools “scaffolds” .

Het gaat er om, om die tools te kiezen die bij je passen, bij je werksituatie en bij het werk dat je moet verrichten. Merill gebruikt uiteraard Google tools, zoals calendar, Notebook, reader, documents/spreadsheets en gmail. Deze tools zijn allemaal gratis en redelijk gebruiksvriendelijk. Een voorwaarde is wel dat je over goede online faciliteiten moet beschikken. En dat je je documenten ook online mag zetten. Voor anderen is het systemen waar ze bij zweren een simpel notitieboek. Het maakt niet zoveel uit wat je gebruik. Kies een systeem dat bij je past (en gebruik het consequent).

Het gebruik van online systemen is overigens nog zo gek nog niet. Laptops kunnen gestolen worden en usb-sticks kun je makkelijk kwijtraken, de online informatie, zoals bij Google wordt gebackupt en daar kun je dus altijd over beschikken, Diefstal of niet je kunt zo weer verder. Ik kan me voorstellen dat sommige mensen huiverig zijn om hun info zo aan ‘derden’ te geven. Google heeft fatsoenlijke privacy regels. 3. Herdefinieer organiseren als zoeken. Merill gebruikt de ‘tag cloud’. Maak je eigen persoonlijke database (of beter geen database, maar een groot bestand), waarin je met tags kunt zoeken. Je haalt de info dan aan de hand van de tags terug, wanneer je de info nodig hebt. Je maakt dan (nieuwe) zoekstructuren voor (nieuwe) vragen. “Hoeveel makkelijker is het om je zelf te organiseren, wanneer je niet aan de wereld denkt in termen van een ladekast, maar in de wereld van zoekstructuren’.

Merill dumpt alles wat hij tegenkomt in zijn ‘tag clouds’ . Hij maakt zich niet druk of ik het wel of niet gebruik. Het maakt niet uit hoe je het organiseert, als je je zelf vragen stelt vind je het gezochte makkelijk terug. 4 Maak gebruik van andere mensen en hun ideeën. zorg dat je de goede mensen om je heen hebt, kies goede mensen in je team of project, die in allerlei vormen aanvullend zijn. Mensen die andere vaardigheden hebben dan die jij hebt. Merill heeft natuurlijk makkelijk te spreken als manager in een grote organisatie, maar ook op kleine schaal kan het zinvol zijn om hier over na te denken. Kies de goede mensen in projecten, let er op bij de keuze van een nieuwe collega, etc.