Ik stond eeerlijk gezegd wel sprakeloos. Voor me stond iemand die eigenlijk ‘tijd van de baas neemt’ (steelt vind ik wat zwaar, want het management accepteert het). Zorgelijker vindt ik het nog dat hij niet nadenkt over en handelt met het oog op de toekomst. Organisaties en werk veranderen ook voor deze financiele controller.

Mijn kennis wil geen verantwoordlijkheid nemen in zijn werk voor een ‘maximale prestatie’, niet eens voor een optimale prestatie. Hij werkt blijkbaar in een zeer rustige omgeving, heeft niet te maken met tegenstrijdige eisen, hoeft niet na te denken over de balans tussen werk en prive. Vindt blijkbaar dat hij niet employabel hoeft te zijn en is volgens mij iemand die vroeg oud wordt in zijn werk. Hij is overigens pas 38 jaar….

De psychologen hebben in hun onderzoek 200 personen in een autosimulator laten reageren op het verkeer terwijl ze ondertussen opdrachten kregen via een oortje. Deze taken waren vrij simpel. Van de 200 proefpersonen lukte het slechts vijf personen om de taken goed uit te voeren zonder hun reactievermogen in het verkeer te verminderen.

Deze uitslag verbaast me niet in de psychologie worden dit soort onderzoeken vaker uitgevoerd, uit al die onderzoeken komt eigenlijk het zelfde resultaat: multitasken is voor bijna alle mensen erg moeilijk.

Eigenlijk is het simpel: je hebt maar een beperkte cognitieve capaciteit. Als je meerdere taken uitvoert dan moet je die capaciteit verdelen. Wanneer je niet al te moeilijke taken uitvoert is multitasken niet zo’n probleem, de beschikbare capaciteit kun je dan verdelen. Maar wanneer je moeilijkere taken tegelijkertijd moet uitvoeren dan lukt het multitasken bij de meeste mensen niet.  Haal je maar eens de situatie voor ogen waarin je een auto bestuurt (of een fiets of een scooter) en waarin plotseling er iets in het verkeer gebeurt,  het gesprek dat je aan het voeren bent stokt plotseling. Je hoort even niet wat er op de radio wordt gezegd en hebt geen aandacht voor de omgeving.  Wanneer de situatie weer onder controle is, kun je je aandacht weer op andere zaken richten.

Conclusie: we weten allemaal al erg lang dat multitasken niet werkt. Multitasken, tegelijketijd werken aan meerdere taken is dus geen vorm van slim organiseren.

Early rising

In een vorige post heb ik beschreven dat het voordelen kan hebben om vroeg op te staan. Maar hoe wordt je nu een ‘early riser’. Toen ik vorige week om 6:30 uur in de trein zat kon ik mezelf een antwoord geven: een belangrijke afspraak erg vroeg plannen. Je kunt dan niet anders dan de wekker op half

zes te zetten. Maar de ochtenden dat je geen belangrijke bespreking hebt dan?

De clue is om direct je bed uit te gaan nadat je de wekker hebt gehoord, niet nog even blijven liggen dommelen. Dommelen lijkt erg aantrekkelijk, maar dat kwartiertje extra slaap dat je daardoor krijgt is niet zo goed van kwaliteit. Het is meer een halfslaap. Wanneer je dat kwartiertje slaap nog nodig hebt heb je niet voldoende geslapen.

Daarmee kom ik op het volgende punt: vroeg opstaan betekent ook op tijd naar bed gaan. Op dit punt gaat het bij mij meestal mis. Maar wil je om bijvoorbeeld half zes opstaan dan moet je (afhankelijk van je slaapbehoefte) toch wel rond tien uur – half elf gaan slapen. Mij lukt dat zelden. Ik ga graag nog even lezen of wat internetten en voordat ik het weet is het twaalf uur geweest. Erg veel doe ik dan niet meer.

Steve Pavlina, bekend om zijn publicaties over zelfontwikkeling geeft aan dat vroeg opstaan makkelijk te leren is. Maar je moet wel de juiste strategie hanteren. Er zijn eigenlijk twee manieren om te bepalen wanneer en hoe lang je moet slapen. De eerste: op een vast tijdstip naar bed gaan en op een vast tijdstip opstaan. Dit model gaat ervan uit dat je behoefte aan slaap iedere dag gelijk is. En dat is niet zo, de ene dag ben je vermoeider dan een andere dag. Het tweede model gaat ervan uit dat je lichaam aangeeft wanneer je uitgerust bent en dat je dus opstaat wanneer je uit jezelf wakker wordt. Uit ervaringen blijkt dat je op deze manier 10 tot 15 uur per week meer slaapt, dan wanneer je de wekker zet. Je kunt je afvragen of je lichaam dan het optimale aantal uren slaap aangeeft, of het maximale aantal. Pavlina geeft aan dat er een derde strategie is die beter werkt: op een vast tijdstip opstaan (7 dagen per week op hetzelfde tijdstip) en naar bed gaan wanneer je slaap hebt. Dit laatste tijdstip kan dus erg variëren. Wanneer je de avond ervoor te laat naar bed bent gegaan en te weinig hebt geslapen dan compenseert zich dat de dag erna wel: je bent dan de dag daarna vermoeider en gaat automatisch eerder naar bed.

Ok, de tijden zijn nu duidelijk. Nu het lastigste deel, het opstaan zelf, De kunst is om niet na te denken, maar direct naast je bed te gaan staan. Op het moment dat je opgestaan bent is het grootste leed geleden. Wanneer je gaat nadenken ga je afwegen waarom het aantrekkelijker is om te blijven liggen, waarom het beter is om nog even te slapen. Het nadenken moet je uitschakelen. Het vergt zelfdiscipline. In een volgende post ga ik hier op verder.

Tijd om mijn ritme weer eens om te gooie. In het verleden heb ik wel vaker perioden vroeg opgestaan, maar je moet dan toch wel op tijd naar bed. In perioden dat ik druk ben is dat de bottleneck, Het lukt dan niet om voor 11 uur in bed te liggen en dat is eigenlijk wel een voorwaarde voor het vroege opstaan.

In Nederland is het  ‘early risen’ volgens mij niet zo’n cultus als in de Verenigde Staten. Er zijn wel mensen die het propaganderen, maar er echt trots op zijn, nee dat komt toch wat minder voor.  In de VS is het echt wel stoer om om 4:30 uur op te staan. Het wordt als basis voor succes gezien.

Maar wat zijn eigenlijk de voordelen van vroeg opstaan?

• Het zijn de meest rustige uren op de dag, weinig lawaai, weinig mensen die net zo gek zijn als jij. Dit betekent dat je rustig kunt werken, lezen en studeren. Deze uren zijn dan ook ideaal voor schrijf- en studietaken.
• Als je vroeg op staat heb je de mogelijkheid om goed te ontbijten. Wanneer je ‘s-ochtends 30 minuten hebt om je te douchen, aan te kleden en je spullen te pakken, dan bllijft er niet zoveel tijd over om te ontbijten. En je weet het ongetwijfeld wel: een gezond ontbijt zorgt ervoor dat je meer energie hebt, overdag minder snoept en dus minder snel dik wordt.
• Je kunt de tijd gebruiken om te sporten of te bewegen. Er zijn steeds meer sportscholen die al vroeg open zijn,  in veel zwembaden kun je ‘s ochtends vroeg al terecht, je kunt hardlopen of een  stuk wandelen. Zelf vind ik het lastig om ‘s ochtends vroeg hard te lopen, mijn  lijf is dan nog niet wakker genoeg, maar het kan wel. De keren dat ik het doe geeft het me een boost aan energie. En wat zeker een voordeel is wanneer je erg drukke dagen hebt die onvoorspelbaar  verlopen,  je hebt al gesport, je kunt het niet meer uitstellen of afstellen.  Voor de lezers die een hekele aan sport hebben, of niet kunnen sporten: het is ook erg lekker om ‘s-ochtends een stuk te wandelen. Tony Robbins noemt dit ‘the hour of power’.  Je kunt de wandeling gebruiken om te reflecteren en jezelf te motiveren.
• Je kunt vroeg opstaan om deze tijd te gebruiken om te reizen. ‘s-Ochtends vroeg is het veel rustiger en dit scheelt enorm in de files (en dus de tijd), bovendien levert het minder stress op. En als je vroeg op je werk komt  is het daar ook nog rustig, je kunt het eerste uur dan goed doorwerken. Voorwaarde is dan wel (in ieder geval voor mij) dat je ook op tijd naar huis kunt, anders maak je wel erg lange dagen.

Genoeg voordelen dus, maar  vroeg  opstaan is natuurlijk wel iets dat bij je moet passen, ben je nachtbraker en voel je je daar fantastisch bij, dan moet je dat vooral zo laten. Ben je niet tevreden over je slaap en waakpatroon, dan zou  je kunnen overwegen om vroeg op te gaan staan, want het heeft veel voordelen.  In de volgende post ga ik verder in op de vraag hoe je een ‘early riser’ kunt worden.

In Teuxdeux geeft aan wat je op een bepaalde dag wilt doen. Taken die nog niet af zijn schuiven automatisch door naar de volgende dag. Teuxdeux is niet flexibel. Het is niet mogelijk om andere lijsten aan te maken. Ook hier kun je geen labels en deadlines aan taken toevoegen. En ook wederkerende taken zijn niet op te nemen. Het is daarom ook niet te gebruiken als master takenlijst. Het is overigens de bedoeling van de makers om een sinpel en  intuïtief werkend programma te leveren en aan die doelstelling voldoen ze,

Een nadeel in de eerste versie van Teuxdeux was de onmogelijkheid om taken te verschuiven, nadat je ze hebt ingepland. De enige oplossing was aangeven dat je de taak hebt afgemaakt (‘doorstrepen’) en opnieuw inplannen. Dit is inmiddels opgelost. Taken zijn nu te verschuiven. Ook Teuxdeux is webbased en heeft hierdoor het grote nadeel dat het niet te gebruiken is wanneer je geen internetverbinding hebt. Maar misschien is dit voor jou geen nadeel, omdat je altijd internet hebt.

Teuxdeux heeft ook een aantal voordelen. Het grootste voordeel is wel dat taken die je niet afrond automatisch op je lijst van de volgende dag komen te staan. Deze taken hoef je dus niet te verplaatsen. Ook is het mogelijk om op datum te plannen. Een ander voordeel is de vormgeving. Teuxdeux ziet er mooi uit, bovendien ziet het er uit alsof je op papier werkt. Het heeft dezelfde look-and-feel als papier. Taken streep je door, er wordt gebruik gemaakt van een een zeer goed leesbaar lettertype. Waarom zou je dan geen papier gebruiken? Op papier wordt het vaak een kliederzootje met al die doorgestreepte en verschoven taken. In Teuxdeux blijft het netjes en overzichtelijk.

Erg goed van de makers van Teuxdeux is ook de snelheid waarmee er gereageerd is op verzoeken van gebruikers. De meeste kritiekpunten op de eerste versie zijn nu niet meer van toespassing. De makers geven wel aan niet aan alle verzoeken te willen voldoen: het programma moet simpel blijven.

Forcedo is gemaakt om je taken binnen een bepaalde tijd af te krijgen. In forcedo kun je je eigen lijsten samenstellen. Ik heb ervoor gekozen om met 8 lijsten te werken, maandag tot en met zondag en een lijst met ‘toekomst taken’. Forcedo is flexibel, je zou het ook kunnen gebruiken om te werken met GTD (Getting things done). Een nieuwe taak is eenvoudig aan een lijst toe te voegen. Iedere taak is ook eenvoudig te verplaatsen naar een andere lijst. Een taak voorzie je van de tijd die je denkt nodig te hebben om de taak af te maken. Als je de taak gaat uitvoeren start je de taak (of beter gezegd je start automatisch een timer). De bedoeling is om je taak binnen de gestelde tijd af te krijgen. Voor mij werkt dit plezierig, ik wil de taak dan ook binnen die tijd afkrijgen. Bovendien krijg ik hierdoor beter inzicht in de benodigde tijd: klopt die tijd die ik voor die taak plan eigenlijk wel?

In de tijd dat ik dit programma heb gebruikt heb ik het echt gewaardeerd. Het is flexibel en ik hou ervan om te proberen de taak binnen de gestelde tijd af te maken. Het programma heeft ook een paar nadelen: allereerst is het webbased. Op het moment dat ik dit schrijf zit ik in een vakantiehuisje met een slechte internetverbinding, die continu uitvalt: ik kan het programma dus niet gebruiken. Het tweede nadeel vind ik dat het minder geschikt is om als master takenlijst te gebruiken. Binnen een aangemaakte lijst zijn geen labels toe te voegen, geen deadlines, geen wederkerende taken, etc. Je hebt dus een aparte takenlijst nodig. In ieder geval heb ik een aparte takenlijst nodig. Doordat ik veel verschillende rollen heb, heb ik ook veel (verschillende) taken. Hiervoor heb ik een verzamellijst nodig, waar over het algemeen meer dan 100 taken op staan. Het programma is dus zeer goed te gebruiken wanneer je je weekplanning maakt of wanneer je niet teveel taken hebt.

1. Je hebt niet altijd een goede  internetverbinding: hoewel mobiel internet steeds beter, sneller en goedkoper wordt, heeft niet iedereen op elk moment een snelle internet verbinding. Als je zonder internetverbinding zit kun je meestal niet bij je gegevens. De meeste sites hebben geen offline mogelijkheden. Ik reis regelmatig met de trein en heb onderweg nog wel eens last van het weg vallen van de verbinding.
2. Lang niet alle mobiele internet apparaten hebben prettige schermen, vaak te klein en niet altijd goed leesbaar. Overzicht krijgen over je takenlijst is niet gemakkelijk. Ook gaat snel bladeren in een papieren agenda sneller dan in een digitale agenda. En snel aantekeningen maken lukt nog minder goed.
3. Mensen kunnen al niet goed multitasken, mobiele telefoons kunnen dit nog minder goed. Moet je eerst iemand op de luidspreker zetten om in je agenda te kunnen zoeken (als je telefoon dit al tegelijkertijd kan doen). Heb je nog hulpmiddelen nodig om zaken op te schrijven of moet je later je agenda nog controleren.
4. Het werkt lekkerder op papier. Het doorstrepen van taken geeft een lekker gevoel, om de een of andere reden geeft het een fijner gevoel dan digitaal een klikje te geven. Het uitwerken van taken op papier helpt je beter te denken  en wat surfend op internet blijk ik daar niet de enige in te zijn.
5. Je kunt heel goed een eigen stijl hanteren in je hulpmiddelen. Wil je een dure stijlvolle vulpen? Het kan. Wil je een paarse leren map omdat die bij je bril kleurt, die zijn te  vinden.  Kies je voor een plastic mapje, het kan. Wil je laten zien hoe duurzaam je bent? Ook daar zijn mooie accessoires te vinden.
6. Papieren systemen kunnen altijd in het zicht liggen. Hoeveel schermen je ook open hebt, een blik opzij en je kunt weer in een oogopslag zien wat je moet doen en wanneer je dat kunt doen.
7. De belangrijkste aspecten van mijn werk zijn denken, lezen, schrijven en praten. Voor het denken en plannen wil ik liever geen PC gebruiken, werkend met een PC ben ik meestal veel sneller afgeleid. Ik gebruik mijn papieren systeem alleen om mijn werkvoorraad en notities bij te houden.  En mijn planning te maken, zowel de lange termijn planning (wat wil ik dit jaar en de volgende jaren), als de korte termijn planning (wat doe ik morgen en volgende week). Bij het uitwerken van deze zaken gebruik ik wel graag een pc, dat vergroot mijn productiviteit.
8. Top-of- mind-awareness:  mooie marketingterm voor het  in gedachten hebben van het product of dienst. Digitale systemen kun je makkelijk negeren, niet inloggen is niet in het zicht. Mijn agenda, takenlijst en notitieboek zie ik minimaal een aantal keren per dag. Al is het alleen maar wanneer ik mijn tas open en dicht doe. Negeren is een stuk lastiger.

De techniek helpt mij om mijn werk af te krijgen, dus veel werk te verzetten, maar de techniek helpt me ook om te pauzeren, dus minder hard te werken. En zorgt er voor dat ik niet te hard of te langzaam werk. Mijn energieniveau blijft hoger over de hele dag heen.

Heb ik dan niets te wensen? Jawel op dit moment lukt het me nog niet om voldoende tijd vrij te maken om elke dag in blokken te werken. Wanneer ik thuis werk gaat het prima, ik laat me dan niet afleiden, maar op mijn andere werkplek lukt het nog niet om me niet af te laten leiden, daar zijn ook veel meer verstoringen en heb ik veel afspraken, waar soms maar een beperkte ruimte tussen zit. Om me minder te laten afleiden werk ik steeds vaker met een koptelefoon op of zoek een lege ruimte.

Dit staat wel wat haaks op bereikbaarheid; ik probeer daar een midden in te vinden. Ook merk ik dat ik bij echt intensieve taken niet teveel blokken op een dag kan handelen,  vier blokken is het wel zo’n beetje en dan ook nog wat verspreid over de dag. Tussendoor ga ik dan wat sporten. Dat zijn dus 400 minuten waarin ik intensief werk, 6 uur en 40 minuten dus.

Wanneer je werk hebt waar veel solistisch schrijf, lees en denkwerk aan vastzit, is dit een ideale methode om structuur in je werken aan te brengen. Wanneer je veel afspraken en telefoontjes krijgt is de methode minder geschikt. Uiteraard wel voor die momenten waarop je met schrijf en leestaken bezig bent.

Heb ik een toverdrank gevonden? Zoiets als in Asterix en Obelix? Nee, het gaat hier om een simpele techniek.

De pomodoro tecniek is ontwikkelde door Francesco Cirillo, hij heeft deze methode ontwikkeld in zijn studietijd omdat hij niet erg productief was. Cirillo had vooral last van afleidingen en storingen en vond zichzelf weinig geconcentreerd en gemotiveerd. Hij maakte een weddenschap met zichzelf. Hij vroeg zich af of hij 10 minuten echt kon studeren. Om dit te controleren gebruikte hij een kookwekker in de vorm van een tomaat, een pomodoro. Het lukte hem in het begin niet om de 10 minuten vol te maken, maar na verloop van tijd lukte het wel. Cirillo merkte dat de kookwekker een sterk motiverend hulpmiddel was en is hier een systeem omheen gaan bouwen.

De pomodorotechiek is gebaseerd op het werken met deadlines. Iedereen kent het gevoel dat het moeten halen van een deadline (die je ook daadwerkelijk wil halen) je energie geeft en focus. Veel mensen stellen daarom zaken uit en moeten keihard werken om die deadline te halen. Een verstoring in deze fase kun je niet hebben. Als je dat gevoel nu eens zou kunnen overzetten naar reguliere dagelijkse taken. Wel de energie, maar niet de stress. Wel de focus, maar niet de angst voor een verstoring, waardoor je je deadline niet haalt.

De pomodoro techniek streeft nogal wat doelen na. Als deze allemaal gerealiseerd kunnen worden is het een ideale techniek om te realiseren wat je wil realiseren. Als doelen worden (hier wat vrij vertaald) genoemd:

• verbeteren van de focus en concentratie door het verminderen van interrupties;
• het beheersen van het gevoel dat de tijd je door de vingers glijdt.
• verhogen van je bewustzijn bij het nemen van beslissingen over je tijdsbesteding;
• het ondersteunt je in het realiseren van je doelen;
• versterken en constant houden van je motivatie;
• verbeteren van je werk- en studieprocessen;
• verbeteren van je zelfbeoordelingsproces (over je productiviteit), zowel voor de kwaliteit als de kwantiteit;
• het verbeteren van je vasthoudendheid in lastige en complexe situaties.

De techniek is gebaseerd op drie aannames:

1. Een andere beleving van tijd: niet langer gericht op worden (toekomst), maar op zijn (heden), dit verminderd je angst en vergroot je persoonlijke effectiviteit;
2. Beter gebruik van je hersenen zorgt ervoor dat je helderder kunt denken, een groter bewustzijn hebt en meer gefocust kunt zijn.
3. Makkelijk te gebruiken hulpmiddelen, die complexiteit reduceren, deze hulpmiddelen maken het mogelijk om de zaken te realiseren die je wilt realiseren. In de basis is het een ‘papieren systeem’.

In een volgende post zal ik toelichten hoe je het systeem kunt gebruiken.

Je kunt sturen hoe je gebruik maakt van je tijd. Die zelfsturing levert meer of minder productieve momenten op. Veel mensen worstelen met deze zelfsturing. En wisselen productieve momenten af met zeer inproductieve momenten. Diegenen die hier last van hebben proberen systemen te ontwikkelen waarmee het makkelijker wordt om jezelf te sturen. In november 2009 gaf ik een workshop Plannen en Organiseren aan 29 Studenten.  Op een paar studenten na (ik geloof dat het er drie waren), bleken alle studenten problemen te hebben met ZELF DISCIPLINE.  En zij zijn niet de enigen, ik heb er zelf ook regelmatig last van.

De afgelopen tijd heb ik een aantal nieuwe technieken gezien die je kunnen helpen om jezelf (en daarmee je tijdgebruik) te managen. De komende posts zal ik aandacht aan twee nieuwe technieken besteden.

De eerste techniek is de ‘pomodoro techniek’.  Deze techniek helpt je om gefocust te werken aan je taken. De pomodoro techniek dankt zijn naam aan de goedkope kookwekker, in de vorm van een tomaat. Dit is de meest belangrijke gadget die je gebruikt bij deze techniek. Het is een papieren methode, die je helpt in het hier en nu te werken. Uiteraard zijn er ook digitale hulpmiddelen bedacht om deze techniek te gebruiken.
Een tweede methode die ik ga behandelen is de ‘personal kanban methode’. Een methode die is afgeleid van de kanban technieken die veel in (productie) bedrijven wordt gebruikt. Ook dit is een offline methode, die zich met name richt op het goed handelen van je werkvoorraad, dus van alle taken die je moet uitvoeren.

De personal kanban methode wordt veel door software ontwikkelaars gebruikt, die op een simpele, heldere en overzichtelijke manier hun software willen ontwikkelen. Kenmerkend voor deze methode is dat ie zich richt op:

• de werkstroom (flow). Er wordt gewerkt met chunks, kleine brokken, waarvan er niet teveel tegelijkertijd onderhanden worden genomen. Geprobeerd wordt om het werk in een keer goed te doen, zodat je niet met herstelkosten (tijd) te maken hebt;
• zichtbaarheid. Het moet in een oogopslag duidelijk worden aan welke taken er wordt gewerkt en wat de status daarvan is.  Deze status blijft ook continu zichtbaar;
• de hoeveelheid taken waaraan je tegelijkertijd werkt (WIP= work in progress) wordt zoveel mogelijk beperkt. Dit maakt het werken minder gecompliceerd en zorgt ervoor dat je sneller kunt leveren.

Beide systemen zijn dus gericht op het  goed en snel uitvoeren van je taken. Wordt vervolgd….