Mindmapping kan je niet alleen helpen om veel informatie te verwerken (zie ook deze post), met behulp van een mindmap kun je ook in een oogopslag zien of je je (persoonlijke) doelen realiseert.  Het visualiseren van de stand van zaken is binnen bedrijven zeer gebruikelijk: veel bedrijven proberen met gekleurde diagrammen medewerkers, zeker wanneer wordt gewerkt met de balanced scorecard of een variant daarop.  Wanneer er met diagrammen wordt gewerkt geeft dat medewerkers snel een goed beeld. Waarom zou je deze manier van werken niet voor jezelf gebruiken?

En waarom zou je hier dan een mindmapping tool voor gebruiken. Een mindmap als personal dashboard heeft dezelfde voordelen als elke andere mindmap: flexibiliteit en visualisatie. Mindmapping zorgt ervoor dat je denken gestimuleerd wordt: het stimuleert zowel het creatieve als het logische denken. Je kan een mindmap op detailniveau bekijken of meer op een hoger niveau. Door het gebruik van kleuren, vormen, lijnen, lettertypes en afbeeldingen is een mindmap zeer overzichtelijk te maken en zo groot als je zelf wilt. Je kunt je personal dahsboard linken aan andere mindmaps, zodat je alle nodige info bij elkaar hebt.

Zo’n mindmap vervangt geen agenda’s of to-do lijsten. Wat je wel hebt is een centraal document waar je belangrijkste info in staat die je dagelijks nodig hebt, in de vorm van een diagram.

Wat voor soort informatie kun je nu in zo’n personal dashboard kwijt?

• persoonlijke doelen;
• werkdoelen;
• persoonlijke taken;
• werktaken per dag, week, maand;
• taken logboek (wat gerealiseerd);
• leeslijst offline en online;
• notities (als volledige tekst, dit is wel afhankelijk van het programma dat je gebruikt);
• links naar veel gebruikte documenten.

Een voorbeeld van een personal dashboard vind je hier.

Weer een voorbeeld van slim-organiseren. Wellicht iets voor jou? Ik gebruik inmiddels een personal dashboard om eenvoudig te zien of ik mijn doelen realiseer. Ook heb ik links toegevoegd naar de info die ik dagelijks gebruik. In een volgende post laat ik zien hoe je zo’n persoonlijk doelen dashboard maakt.

Het hebben van duidelijk omschreven doelen kan dus helpen om je succesvoller te maken. maar waarom nu eigenlijk? Er zijn X redenen te noemen waarom het hebben van doelen helpt om succesvol te zijn.
1) Een doel is richtinggevend. Wanneer je een doel hebt kun je je activiteiten hierop richten. Wat je doet kan je dichter bij je doel brengen of er van af. Wanneer je je activiteiten richt op je doelen zul je (soms in veel kleine stappen) je doel gaan realiseren. Vergelijk het met een reis, je kunt de auto of het vliegtuig instappen en zo maar een kant op gaan. Je kunt ook gericht gaan reizen. Van te voren nadenken over je bestemming en er dan zo efficient en effectief mogelijk naar toe gaan. De eerste optie lijkt bij reizen misschien leuker en avontuurlijker, maar de vraag is of je dan de leukste ervaringen opdoet. Misschien strand je al in Amsterdam, terwijl het ook Australie had kunnen zijn.
2) Een doel helpt je om gefocused te werken en productiever te zijn. Mensen met doelen hebben regie over de dag, de dag niet over hen. Mensen met doelen weten welke resultaten ze willen bereiken en zijn minde geneigd om tijd te verdoen aan onbelangrijke zaken. Wanneer je de gewenste resultaten weet kun je afleiding vermijden. je weet waar je je tijd en energie aan moet besteden, maar ook waaraan je die tijd en energie juist niet aan moet besteden.
3) Het geeft een goed gevoel wanneer je ‘s avonds naar bed gaat met het idee dat je je tijd goed besteed hebt, aan de dingen die jij belangrijk vindt. Het geeft je rust in je hoofd wanneer je weet dat je bezig bent om je doelen ter realiseren en zo aan een beter leven aan het bouwen bent. Goal getters realiseren zich dat en zetten na het behalen van een doel een volgend doel.
4) Een doel helpt je om te groeien. Iedere keer dat je aan een nieuw doel begint dat buiten je comfort zone ligt ben je bezig met je persoonlijke groei. Om deze doelen te behalen moet je iedere keer een beetje groeien en leer je weer wat over jezelf en de wereld om je heen. Wat eerst moeilijk was, wordt makkelijker omdat je geleerd hebt..
5) Doelen helpen je op je levenskwaliteit te verhogen. Het simpele feit dat je doelen hebt die je wilt realiseren helpt je al om zoveel mogelijk uit je leven te willen halen, zoveel mogelijk van je doelen te realiseren. Het bliijkt dat mensen die doelen stellen gelukkiger zijn en meer voldaan en beter voor zichzelf zorgen (anders wordt het wel moeilijk om je doelen te realiseren. En dit zorgt er op zich al weer voor dat je succesvoller bent, je gaat dat uitstralen.
6) Je trekt mensen om je heen aan die ook positief en doelbewust in het leven staan. Wanneer je doelen hebt die je wilt realiseren, ben je aantrekkelijker voor mensen die die ook willen. Deze mensen kunnen jou weer stimuleren en verder helpen. Je wordt zoals de mensen waarmee je optrekt.

7) Doelen helpen je zelfvertrouwen en je zelfbewustheid te vergroten. Elke keer dat je je commiteert aan een doel en tijd en energie investeert in het realiseren hiervan krijg je meer vertrouwen wanneer je naar je doel toewerkt. Te vaak falen is echter niet zo goed voor jezelf vertrouwen, het is daarom belangrijk om doelen te stellen die wel moeilijk zijn, maar ook haalbaar. Mensen die geen matig moeilijk doelen stellen, komen niet buiten hun comfortzone en bouwen niet aan hun zelfvertrouwen.

Ok, ik heb nu zeven redenen genoemd waarom goalsetting belangrijk is. De kans is zeer groot dat jij niet behoort tot die 2% van de mensen behoort die hun doelen op (digitaal) papier heeft uitgewerkt. Wat let je om dat nu te doen? Wat zou je over 10 jaar bereikt willen hebben, zowel op professioneel gebied, als op andere levensgebieden? En over 3 jaar? En wat moet je dit jaar gaan doen om deze doelen te halen?

Tijd om mijn ritme weer eens om te gooie. In het verleden heb ik wel vaker perioden vroeg opgestaan, maar je moet dan toch wel op tijd naar bed. In perioden dat ik druk ben is dat de bottleneck, Het lukt dan niet om voor 11 uur in bed te liggen en dat is eigenlijk wel een voorwaarde voor het vroege opstaan.

In Nederland is het  ‘early risen’ volgens mij niet zo’n cultus als in de Verenigde Staten. Er zijn wel mensen die het propaganderen, maar er echt trots op zijn, nee dat komt toch wat minder voor.  In de VS is het echt wel stoer om om 4:30 uur op te staan. Het wordt als basis voor succes gezien.

Maar wat zijn eigenlijk de voordelen van vroeg opstaan?

• Het zijn de meest rustige uren op de dag, weinig lawaai, weinig mensen die net zo gek zijn als jij. Dit betekent dat je rustig kunt werken, lezen en studeren. Deze uren zijn dan ook ideaal voor schrijf- en studietaken.
• Als je vroeg op staat heb je de mogelijkheid om goed te ontbijten. Wanneer je ‘s-ochtends 30 minuten hebt om je te douchen, aan te kleden en je spullen te pakken, dan bllijft er niet zoveel tijd over om te ontbijten. En je weet het ongetwijfeld wel: een gezond ontbijt zorgt ervoor dat je meer energie hebt, overdag minder snoept en dus minder snel dik wordt.
• Je kunt de tijd gebruiken om te sporten of te bewegen. Er zijn steeds meer sportscholen die al vroeg open zijn,  in veel zwembaden kun je ‘s ochtends vroeg al terecht, je kunt hardlopen of een  stuk wandelen. Zelf vind ik het lastig om ‘s ochtends vroeg hard te lopen, mijn  lijf is dan nog niet wakker genoeg, maar het kan wel. De keren dat ik het doe geeft het me een boost aan energie. En wat zeker een voordeel is wanneer je erg drukke dagen hebt die onvoorspelbaar  verlopen,  je hebt al gesport, je kunt het niet meer uitstellen of afstellen.  Voor de lezers die een hekele aan sport hebben, of niet kunnen sporten: het is ook erg lekker om ‘s-ochtends een stuk te wandelen. Tony Robbins noemt dit ‘the hour of power’.  Je kunt de wandeling gebruiken om te reflecteren en jezelf te motiveren.
• Je kunt vroeg opstaan om deze tijd te gebruiken om te reizen. ‘s-Ochtends vroeg is het veel rustiger en dit scheelt enorm in de files (en dus de tijd), bovendien levert het minder stress op. En als je vroeg op je werk komt  is het daar ook nog rustig, je kunt het eerste uur dan goed doorwerken. Voorwaarde is dan wel (in ieder geval voor mij) dat je ook op tijd naar huis kunt, anders maak je wel erg lange dagen.

Genoeg voordelen dus, maar  vroeg  opstaan is natuurlijk wel iets dat bij je moet passen, ben je nachtbraker en voel je je daar fantastisch bij, dan moet je dat vooral zo laten. Ben je niet tevreden over je slaap en waakpatroon, dan zou  je kunnen overwegen om vroeg op te gaan staan, want het heeft veel voordelen.  In de volgende post ga ik verder in op de vraag hoe je een ‘early riser’ kunt worden.

Wanneer ik een training geef over slimmer organiseren, dan stel ik vaak de volgende vraag: ‘Hoeveel van jullie te veel tijd en niet veel dingen om te doen’. Ik heb nog niet meegemaakt dat er mensen hun hand opstaken. Diegenen voor wie dit wel geldt, zitten ook niet in dit soort

Veel mensen starten hun dag, zonder te weten wat ze zullen gaan doen. Hoe we onze tijd besteden is een strategische beslissing. Het bepaald wat je gaat bereiken en wat niet. Het is daarom een goed idee om een to-do lijst en een to-do-not lijst te hanteren (waarop dingen staan die je niet gaat doen, omdat we vaak dingen doen die we beter niet kunnen doen).

Het is niet makkelijk om te focussen. Hoe mooi je to-do lijst ook is, het gaat om het uitvoeren van de taken. Hoe kun je je nu focussen, terwijl er zoveel afleidingsmogelijkheden zijn?  Hoe kun je je focussen op een paar belangrijke taken, terwijl er zoveel andere zaken zijn die ook belangrijk zijn en die eigenlijk ook een keer moeten worden gedaan.

We hebben een methode nodig die simpel is, makkelijk is aan te leren en die niet veel tijd kost. Hoe die methode heet? RITUEEL.  Het managen van onze tijd zou een ritueel moeten worden, geen lijst met vage bedoelingen, het moet een proces worden dat,  hoe dan ook, door gaat.

Dit is te doen met een simpele werkwijze, die bestaat uit drie stappen en die je niet meer dan 18 minuten per dag kost. En vergeet niet: iedere minuut planning scheelt je drie keer zoveel tijd in de uitvoering!

Stap 1 (5 minuten) Plan je dag: Voordat je computer aanzet (of liever nog de dag ervoor), ga je zitten om je dag te plannen. Of je dit nu doet met pen of papier, of digitaal (bijvoorbeeld met Forcedo.com) maakt niet zo veel uit. Bepaal wat je dag succesvol maakt. Wat is realistisch om vandaag te doen? Welke zaken helpen om je doelen te bereiken? Het bereiken van welke zaken geeft je een goed gevoel?  Noteer deze zaken.

Nu komt het meest belangrijke. Pak je agenda en plan de taken die je wil uitvoeren: plaats de taken op een tijd die uitkomt, het zijn afspraken met jezelf. Neem een afspraak met jezelf net zo serieus, als een afspraak met anderen. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat hoe concreter je de taken maakt, dus met precieze uitkomsten, tijden, etc, hoe groter de kans is dat je de afspraken met jezelf nakomt. En dus je taken afmaakt. Hou rekening met wat je op een dag kunt doen, overschat dit niet.

Als je iets wil doen, besluit dan wanneer en waar je het gaat doen. Haal het anders van je lijst af. Het is vrij onzinnig om dingen die je toch nooit doet op je lijst te laten staan.

Stap 2 (1 minuut ieder uur) Opnieuw focussen: Zet een timer, stel je telefoon of je computer zo in dat je ieder uur een seintje krijgt. Wanneer het signaal gaat ontspan je dan wat. Kijk naar je to-do-lijst en vraag jezelf af hoe productief je het laatste uur bent geweest. Kijk naar je agenda en je takenlijst en besluit wat je het komende uur gaat doen. Stuur je dag, uur voor uur. Manage je tijd, laat de tijd jou niet managen.

Stap 3 (5 minuten Review): Sluit je computer af en review je dag. Wat werkte? Lukte het om de focussen? Waardoor liet je je afleiden? Wat heb je vandaag geleerd dat je helpt om morgen productiever te zijn?

De kracht van rituelen zit in de voorspelbaarheid. Je doet de zelfde dingen op dezelfde manier, iedere keer opnieuw. De uitkomsten van een ritueel zijn ook voorspelbaar. Wanneer je ervoor kiest om gefocust, slim en constant te werken en jezelf aan de taak te herinneren, dan blijf je ook gefocust. Zo simpel is dat.

Het simpele ritueel dat ik hierboven heb beschreven zal je niet helpen aan een wereldrecord op de marathon of er voor zorgen dat je volgend jaar €100.000 meer verdiend, maar het zorgt er wel voor dat je met kleine stapjes aan je doelen kunt werken. Het helpt je om ‘s-avonds met een goed gevoel je werkplek te verlaten, in de wetenschap dat je zaken gerealiseerd hebt. En dat is toch waarom het draait?

Op dit bord plak je alle zaken de je graag wil bereiken of hebben (zoals foto’s van de marathon finish, foto’s van het strand waar je graag wil zijn, foto’s van je partner en eventuele kinderen, het huis waar je wilt wonen, het bedrijf waar je voor wil werken, kortom alles waar je door gemotiveerd raak). Als je goed kunt tekenen kun je je eigen tekeningen toevoegen.

Het idee hier achter is dat je, wanneer je omringt bent door afbeeldingen van al deze zaken, je ze iedere dag bewust en onbewust waarneemt.

Het maken van zo’n board begint met het aanschaffen van een goede basis. Iedere plaat die je kunt beplakken voldoet, maar aan te bevelen zijn de ‘schilderspanelen’, goedkoop te krijgen bij het Kruidvat en wellicht ook bij andere discounters, Verder heb je tijdschriften, foto’s en lijm (pak lijn die niet ‘bobbelt’) nodig. De werkinstructie is erg simpel. Zoek afbeeldingen die je inspireren, plak deze op en voeg extra teksten toe.

Zet of hang het bord vervolgens op een plek waar je het vaak ziet. De bedoeling is dat het aanzet tot actie (gewoon wachten tot alles uitkomt zal voor bijna niemand werken, hoewel dat in The Secret anders wordt verteld )

Bijna drie weken geleden is ruim 40% van de Nederlanders gestart met het uitvoeren van goede voornemens. Deze voornemens liggen op het gebied van afvallen, meer sporten, minder drinken, stoppen met roken en gezonder eten. Maar dit jaar zijn er ook veel Nederlanders die een ander soort voornemen hebben: minder uitgeven en sparen. Verder zullen veel landgenoten dingen op hun lijstje hebben staan als: studie afmaken, nieuwe baan vinden en minder uitstellen.

Maar nu drie weken na de start van het jaar is er een groot deel van deze 40%  al weer gestopt met de uitvoering van hun goede voornemens. Hoe komt dat? Los van het feit dat het nu niet de goede tijd schijnt te zijn voor allerlei voornemens (het voorjaar schijnt een betere tijd te zijn), schijnen mensen te denken dat je in een nacht je gedrag kan veranderen. Dit kan dus niet. Gedragsverandering (en dat zijn goede voornemens) is een een wat langduriger proces, dat over het algemeen met vallen en opstaan gepaard gaat. Leo Babuata (www.zenhabits.net) heeft het over ‘een graduele verandering’; elke dag een klein beetje levert een grote verandering op.

Wanneer je gebruikt maakt van goalsetting technieken gaat het veranderen van je gedrag over het algemeen wat beter.Bij deze technieken zet je je doelen uit en bepaalt hoe je ze gaat bereiken. Deze doelen werk je zo ‘smart’ mogelijk uit, legt ze vast en maakt ze bekend. Smart staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijd gebonden. Stel dat je dit jaar wil afvallen.Wanneer ben je dan tevreden? Als je een ons afvalt dan heb je je doelstelling al gerealiseerd. Maar als je 15 kg te zwaar bent, is dat wel te weinig. Wannnee je wilt dat een doel je motiveert dan is het slim om het zo specifiek mogelijk te doen. Je wilt dus 15 kg afvallen. Bepaal vervolgens zo specifiek mogelijk hoe je dat gaat doen. Vraag je hierbij af: wie, waar, wat, wanneer, waarom en op welke manier.

Werk je doel ook voor de andere ‘letters’ uit. Je wil dat volgend jaar 31 december gerealiseerd hebben (tijdgebonden), het is te meten door op de weegschaal te gaan staan. Het doel is ook acceptabel. Het is nog net gezond om zoveel in een jaar af te vallen. Het is ook realistisch (als je tenminste gezonder eet en meer beweegt).  Andere doelen kun je op dezelfde manier uitwerken.

Door regelmatig, liefst iedere dag, maar in ieder geval een paar keer per week, te checken hoe het met de realisatie van je doelen staat, kun je zien hoe het met je vorderingen staat.

Oh ja, of Bluemonday echt bestaat? Ik geloof dat nog niet iedereen zijn dertiende maand (of eindejaarsuitkering) er doorheen heeft gejaagd. Bovendien wordt het iedere dag iets langer licht en heeft heel Nederland bovendien net twee weken geweldig genoten van natuurijs. Ik denk dus niet dat het morgen echt de meest deprimerende dag is.

1. Je hebt geen pro-actieve houding t.o.v. je loopbaan. Je bent zelf verantwoordelijk voor de invulling van je loopbaan en je leven. Op je stoel blijven zitten en je zitten te vervelen getuigt niet van het nemen van veel inititatief. Kijk eens naar het volgende filmpje: wie wil je zijn?
   /li>
2. Je hebt geen pro-actieve houding t.o.v. je eigen ontwikkeling. In de tijd waarin je niets te doen hebt kun je ook aan je eigen ontwikkeling gaan werken. Volg een (online)curus, lees je vakliteratuur,werk een project online uit, schrijf een bedrijfsplan voor nieuwe activiteiten, bouw aan je netwerk: kortom onderneem activiteiten waarmee jezelf vooruit komt. Beschouw de tijd waarin je geen werk hebt als persoonlijke ontwikkeltijd.
3. Je gedraagt je als een verwend kind: ‘de baas zorgt niet goed voor me’. Je bent hoog opgeleid, je kunt nu toch wel voor jezelf zorgen? Verwacht je nu van je werkgever dat deze de rol van je ouders gaat overnemen?
4. Een van de oorzaken van een boreout is angst voor onzekerheid, je blijft in je oude saaie baan hangen, de zekerheid (je weet waar je aan toe bent en je krijgt maandelijks een -goed- salaris) is belangrijker voor je dan de verveling.

Zomerrust

Veel mensen hebben in de zomerperiode wat meer tijd. Bijna iedereen heeft een of meerdere weken vakantie. En als jij niet weg bent, dan zijn je collega’s het wel. Ook op de weg is het wat rustiger. Dat betekent dat je wat meer tijd over hebt. Die tijd kun je op meerdere manieren besteden: lekker op het terras (of op het strand) of iets productiever. Soms kun je dit ook erg goed combineren, onder een boom kun je prima lezen! Maar hoe zorg je er nu voor dat de tijd niet gewoon door je vingers glipt? Hoe voorkom je dat je in september denkt: ”ik heb een aardige zomer gehad, maar ik had er wat meer uit kunnen halen”. Stel je zelf doelen!!! Je kunt denken aan de volgende zaken:

1. Lees een X aantal boeken.  Zelf kies ik deze zomer voor populaire managementliteratuur. Het kost niet te veel inspanning om dit soort literatuur te lezen, en je steekt er ook nog wat van op.  Mijn doel is om in de zomerperiode iedere week 1 boek te lezen op dit gebied en daarnaast een ander boek (een thriller of een roman).
2. Lees die stapel vaktijdschriften door. Haal er uit wat belangrijk is, verwerk dit onmiddelijk en gooi de rest weg.
3. Spreek eens af met de zakelijke contacten en kennissen die je weinig ziet. Deze blog gaat over het Slim-Organiseren en productiviteit, het ligt dus voor de hand dat ik je adviseer om met name aan je netwerk te werken. Maar vergeet je vrienden ook niet. En zeg nou zelf: lekker even lunchen is toch niet te versmaden.
4. Sporten! Deze periode is perfect om te sporten. Zowel buiten als binnen. Het is nog lang licht, dus je hebt alle tijd om te lopen, fietsen en skaten. In binnensport accomodaties is het vaak rustig, het is er meestal koel (airco) en veel sportscholen hebben aanbiedingen. Stel je een doel passend bij je sport. Bijvoorbeeld 40 kilometer of 250 km fietsen per week, gedurende een X aantal weken. Je hebt dan in september je condititie behoorlijk verbeterd.
5. Hier op aansluitend: probeer in de zomerperiode gezond te leven. Ook hier kun je doelen stellen. Bijvoorbeeld vijf keer per week verse groente, iedere nacht minimaal 7,5 uur slapen of iedere dag op de fiets naar je werk. In september start je dan met een geweldige boost.
6. Start een doe-het-zelf miniproject (en rond het ook af). Heb je een rommelkamer die een opknapbeurt kan gebruiken? Doe het! Is de tuin al maanden een zootje: onkruid verwijderen en nieuwe plantjes halen. Moet je je huis schilderen en wil je het zelf doen?  Deel het huis op, conform het aantal weken dat je beschikbaar hebt. Begin iedere maandag met een nieuw deel. Als je een regendag hebt, krijg je het toch af. En is het mooi weer: dan heb je een vrij weekend.
7. Je kunt ook denken aan andere miniprojecten: eindelijk eens je boeken en cd’s opruimen en in een database zetten, je foto’s inplakken, scannen of op een andere manier verwerken. Wellicht kan je computer ook een opschoonbeurt gebruiken. Of misschien wil je je verdiepen in klassieke muziek, wijn of de Franse taal. Hier zijn allemaal miniprojecten van te maken. Stel een doel, beslis welke activiteiten je wil uitvoeren en ga aan de slag. In een week of zes kun je een behoorlijke slag maken.
8. Leer een nieuwe vaardigheid: het maakt niet uit of het figuurzagen, koken, programmeren of iets anders is. Je kunt er in ieder geval het hele jaar profijt van hebben.
9. Denk na over je toekomst. Wat wil je bereiken en wanneer? Wanneer je insider wordt op http://personalmba.com/ krijg je een aardig Engelstalig artikel over het stellen van doelen. Ik weet niet of ze veel mail versturen, maar maak voor dit soort zaken een mail adres aan (bijvoorbeeld een gmail adres).
10. Ga opruimen. Neem iedere week een andere ruimte. Ruim echt op, gooi weg wat je niet meer nodig hebt, leg alles op de juiste plaats (koop manden, dozen, schappen en haken om dit te realiseren) en maak daarna schoon. Echt schoon! Op het net zijn tal van sites te vinden met deze onderwerpen. De traditionele schoonmaak wordt in het voorjaar gehouden en dan zijn we meestal knetterdruk. Dus misschien komt de zomer je beter uit.

Oh ja, wellicht wil je ook nog gewoon weg, nieuwe omgevingen ontdekken en afstand te nemen van alles wat je het afgelopen jaar. En dat is dan tip 11: gewoon doen! De gemiddelde zomerrust in organisaties is zo’n 7 weken. Als je drie weken weg gaat heb je nog 4 weken over om iets anders te doen. Ook al gaat het over een wat minder langere periode, check iedere week of je inderdaad je doelen realiseert. Je kunt dan nog bijsturen. Prettige vakantie!